從檔案整理實(shí)踐看檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用

王武超

吉林省梨樹縣運(yùn)輸管理所

從檔案整理實(shí)踐看檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用

王武超

吉林省梨樹縣運(yùn)輸管理所

社會(huì)發(fā)展中離不開檔案管理工作，檔案信息內(nèi)容的價(jià)值和重要性對(duì)檔案管理工作起到重要的作用。在實(shí)際的工作中，對(duì)信息開發(fā)和利用工作加強(qiáng)重視是每一位檔案管理工作人員的職責(zé)所在。因此，需要從相關(guān)的理論和實(shí)踐中來(lái)積累經(jīng)驗(yàn)，不斷對(duì)檔案工作方式進(jìn)行完善。尤其是現(xiàn)如今，各種先進(jìn)的技術(shù)和手段不斷完善，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理地利用，成為現(xiàn)如今檔案管理工作的重點(diǎn)。

檔案整理時(shí)間；檔案內(nèi)容信息；虛擬整理；元數(shù)據(jù)

從檔案信息內(nèi)容的開發(fā)和利用工作上可以看出，檔案管理工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了多個(gè)不同的階段，主要是由于社會(huì)發(fā)展的時(shí)期不同，社會(huì)現(xiàn)狀也存在著明顯的差異。檔案管理工作的內(nèi)涵不同，所以，檔案管理的理論和實(shí)踐就有所不同。可見，對(duì)檔案信息以及檔案管理工作進(jìn)行研究，需要追根溯源，從不同的角度來(lái)對(duì)其進(jìn)行了解，這樣才能保證檔案信息工作的科學(xué)性和合理性。

一、我國(guó)檔案整理實(shí)踐與理論的演變過(guò)程

縱觀我國(guó)檔案管理工作的歷史，主要可以分成三個(gè)重要的階段，首先是中華人民共和國(guó)成立到1980年左右為第一個(gè)階段，這一階段的檔案管理工作主要是以手工整理為主，檔案管理工作還屬于按部就班，具有一定的保存載體，工作人員的工作內(nèi)容就是對(duì)這些檔案信息進(jìn)行保管。檔案信息的公開程度不是很發(fā)達(dá)，導(dǎo)致公眾對(duì)于檔案信息的了解程度甚少。但是這一階段的檔案管理工作卻做到了對(duì)檔案信息實(shí)體加強(qiáng)保護(hù)力度，一些檔案信息還保存完整，很少遭到破壞。經(jīng)過(guò)多年的改進(jìn)和研究，檔案信息的管理工作也在逐漸完善，檔案信息管理工作也朝著更加先進(jìn)更加開放的方向發(fā)展。但是從整體來(lái)看，這一階段的檔案管理工作主要是以信息的開發(fā)和管理為工作的重點(diǎn)。其次，從20世紀(jì)80年代到90年代中期為檔案管理的第二階段。這一階段的檔案工作和第一階段相比較存在著明顯的區(qū)別，進(jìn)步程度較大。其中最為明顯的特點(diǎn)就是采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)的手段來(lái)進(jìn)行管理，出現(xiàn)了電子檔案。因此，檔案的保存類型也呈現(xiàn)出一定的多樣性，其中包括內(nèi)容信息，信息結(jié)構(gòu)以及檔案的載體信息等都有所改變。為了便于管理，信息載體除了紙張之外，還包括照片、光盤等等?？梢?，檔案信息的多樣性和現(xiàn)代化得到了實(shí)現(xiàn)。在這一階段出現(xiàn)了檔案實(shí)體整理和檔案信息整理并存的階段，所以，這一階段的檔案管理工作給檔案管理工作人員提出了更大的難題。所以，檔案管理工作的重點(diǎn)應(yīng)該是保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這樣才能提升檔案信息的利用率，增強(qiáng)其服務(wù)水平。第三，從20世紀(jì)90年代到現(xiàn)如今，檔案管理工作由具體的實(shí)體保存和信息的開發(fā)逐漸轉(zhuǎn)入了檔案信息虛擬整理和保存的時(shí)代。檔案信息的這一特點(diǎn)主要是和現(xiàn)如今的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的形成和發(fā)展有著直接的關(guān)系，電子文件的數(shù)量逐漸增加，檔案管理的理論和實(shí)踐都出現(xiàn)了明顯的變化。計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等逐漸成為檔案管理工作的重要工具，這一階段的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。

二、“虛擬整理”技術(shù)的產(chǎn)生促進(jìn)了檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用的發(fā)展

(一)適應(yīng)了電子檔案整理的需求

電子文件的出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)讓檔案人員一下子完全喪失了對(duì)電子文件進(jìn)行實(shí)體排序的可能和權(quán)力。具體地講，電子文件實(shí)體在硬盤存儲(chǔ)上的物理排列方式是由計(jì)算機(jī)及其技術(shù)自己控制的，究竟將一份電子文件存放到硬盤的哪一物理位置，是由計(jì)算機(jī)自己決定的，計(jì)算機(jī)對(duì)此總是遵循它自己的固定邏輯和算法。在電子文件整理過(guò)程中，雖然我們不能隨便改變電子文件所在的地址，但能根據(jù)文件之間所存在的客觀歷史聯(lián)系，通過(guò)對(duì)文件的排序，反映檔案之間的歷史聯(lián)系。這種虛擬整理方法，它是以文件的歷史聯(lián)系為依據(jù)，對(duì)文件進(jìn)行的非實(shí)體排列，僅用一套符號(hào)及語(yǔ)法邏輯來(lái)記錄和解釋檔案歷史聯(lián)系的技術(shù)。的技術(shù)。具體地說(shuō)，電子文件的立卷實(shí)際操作對(duì)象并不是電子文件實(shí)體，而是電子文件信息。它并不是組成案卷實(shí)體，而是虛擬立卷，并且采用統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)來(lái)揭示具有有機(jī)聯(lián)系的一組電子文件。具體做法：由業(yè)務(wù)承辦人對(duì)社會(huì)實(shí)踐中形成的電子文件的主要內(nèi)容進(jìn)行分析，并以此事的主題為名在電子系統(tǒng)中創(chuàng)建一個(gè)“文件夾”；給“文件夾”一個(gè)惟一的流水號(hào)，以便“文件夾”之間可以根據(jù)建立時(shí)間的先后依次排列；文件形成或收到時(shí)，通過(guò)標(biāo)引其歸屬的某個(gè)“文件夾”的流水號(hào)，就可以將處理同一具體事務(wù)過(guò)程中形成的所有文件統(tǒng)統(tǒng)歸入同一個(gè)“文件夾”中。至此，電子文件的虛擬案卷便形成了，這叫虛擬立卷。但是計(jì)算機(jī)畢竟只是一種設(shè)備，它只能從字面上來(lái)判定文件間的關(guān)系，這是未必準(zhǔn)確的。

(二)對(duì)紙質(zhì)檔案也能進(jìn)行輔助整理

在檔案的傳統(tǒng)整理中，由于文件實(shí)體的限制，只能保留檔案間的一維歷史聯(lián)系?！疤摂M整理”技術(shù)的提出，使得紙質(zhì)檔案在計(jì)算機(jī)及其技術(shù)的輔助下，也能實(shí)現(xiàn)多維的整理。計(jì)算機(jī)輔助整理是在不破壞實(shí)體排序的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)文件材料歷史特征進(jìn)行著錄，按照不同的原則對(duì)紙質(zhì)檔案的歷史特征進(jìn)行多維的排序，形成檔案歷史聯(lián)系的多維信息系統(tǒng)，以達(dá)到更全面地記錄紙質(zhì)檔案間歷史聯(lián)系的目的。

這個(gè)系統(tǒng)的核心任務(wù)就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、運(yùn)用歷史性原則中的來(lái)源原則、事由原則以及時(shí)間原則對(duì)案卷、全宗的歷史特征進(jìn)行整理，使在傳統(tǒng)手工整理中不能體現(xiàn)的歷史聯(lián)系得到完整的記錄。

(三)使元數(shù)據(jù)技術(shù)得到相應(yīng)利用

元數(shù)據(jù)不僅能有效地反映文件的真實(shí)性、完整性和有效性，而且能有效地組織信息資源并方便對(duì)電子文件的查詢和利用，在達(dá)到信息整序的同時(shí)建立檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能控制，保持電子文件的有機(jī)聯(lián)系?？梢?，在電子文件管理中利用元數(shù)據(jù)全面記錄文件的背景信息和結(jié)構(gòu)以及形成管理的全過(guò)程就顯得非常重要。

三、抓住時(shí)機(jī),做好檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用

我國(guó)的檔案管理活動(dòng)經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的發(fā)展、演變，終于成長(zhǎng)為一種擔(dān)負(fù)著較大的社會(huì)使命、有一定的社會(huì)影響力的職業(yè)。但是，職業(yè)的發(fā)展也不是一帆風(fēng)順的，更是面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要通過(guò)增強(qiáng)檔案職業(yè)的社會(huì)使命感，加強(qiáng)檔案職業(yè)的教育和培訓(xùn)，全面提高檔案從業(yè)人員的職業(yè)能力等方面來(lái)對(duì)檔案職業(yè)進(jìn)行重新定位?，F(xiàn)在我們已經(jīng)跨入一個(gè)嶄新的電子時(shí)代，無(wú)疑需要檔案人員與時(shí)俱進(jìn)，面對(duì)電子文件的挑戰(zhàn)，如果我們?cè)诶碚撋夏茏龀隹茖W(xué)可行的回應(yīng)，那么我們就可能抓住了這個(gè)絕妙的時(shí)機(jī)，來(lái)提高我們的地位。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案信息內(nèi)容的開發(fā)和利用逐漸成為現(xiàn)如今檔案管理工作進(jìn)行的重點(diǎn)。檔案管理工作在發(fā)展的過(guò)程中，呈現(xiàn)出不同的階段和特點(diǎn)，但是每一個(gè)時(shí)期都是以檔案時(shí)間和理論的基本內(nèi)容作為前提，檔案內(nèi)容信息的開發(fā)和利用工作也應(yīng)該符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)還應(yīng)該根據(jù)社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)進(jìn)行探討和分析。只有這樣才能從根本上促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。

[1]韓云云.從檔案信息處理視角看檔案整理實(shí)踐的演變[J].浙江檔案,2007(04)

[2]崔杰.現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)——從實(shí)體向虛擬整理的偏