淺析檔案的基本定義

◎林春陶

淺析檔案的基本定義

◎林春陶

檔案是記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位過去的文字材料，對此，本文介紹了檔案的基本定義，對檔案的形成者，檔案的形成原因，檔案的基本形態(tài)，檔案的本質(zhì)特征以及檔案的“屬”等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析，以便于能夠使檔案工作者對其有個(gè)基本的了解。

檔案起源 檔案沿革 檔案定義 檔案

對于檔案的概念而言，有許多種不同的表達(dá)方式，而所謂的概念就是對事物的理性認(rèn)識(shí)。給概念下個(gè)定義，無非就是揭示事物的本質(zhì)屬性，明確這一事物同其他事物之間的區(qū)別。給概念下定義的要求，應(yīng)該是確切、簡明、符合邏輯，下定義的公式一般是被定義項(xiàng)＝種差+鄰近的屬。基于此，對于檔案的定義有以下幾種。

一、檔案的基本定義介紹

早在1985年我們國家檔案標(biāo)準(zhǔn)局就發(fā)布過《檔案著錄規(guī)則》將檔案定義為：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”而在此之前，1960年的《檔案工作》雜志上則對檔案的定義是：“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保存價(jià)值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料（也包括技術(shù)文件、影片、照片以及錄音帶等等）”。在1962年中國人民大學(xué)歷史檔案系《檔案管理學(xué)》講義給檔案下的定義是：“檔案是機(jī)關(guān)（包括企業(yè)和事業(yè)單位）在工作和生產(chǎn)中形成的、具有查考和利用價(jià)值的、按照一定歸檔制度的集中保存起來的文件材料（包括技術(shù)圖紙、影片、照片和錄音帶等）?！?985年中國人民大學(xué)檔案學(xué)院陳兆祦、和榮寶主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》對檔案定義表述為：“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件?！被蚝啽惚硎鰹椋骸皺n案是人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的保存起來以備查考的文件?！?986年中國人民大學(xué)檔案學(xué)院吳寶康教授所著的《檔案學(xué)理論與歷史初探》對檔案的定義是：“檔案是歷史上各種政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)組織和個(gè)人在公私事務(wù)或技術(shù)、科學(xué)工作中自然轉(zhuǎn)化而形成的真實(shí)歷史憑證和原始記錄，并收藏起來的一定原料制作的文字形聲材料”。

二、檔案的基本要素

根據(jù)上述這些對于檔案的定義，反映了不同的觀察角度，是檔案工作的科學(xué)研究和實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶，在實(shí)際工作中都發(fā)揮了重要的作用。據(jù)此，我們根據(jù)檔案管理工作的實(shí)踐，對檔案定義的表述如下：檔案是人們社會(huì)活動(dòng)形成的文、形、聲歷史真跡材料，根據(jù)這一定義，應(yīng)當(dāng)包括以下五個(gè)方面的要素。

1.檔案的形成者。“人們”是檔案的形成者。人們既可以是個(gè)人，也可以是群體。群體包括國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、家族和家庭等等。

2.檔案的形成原因?！吧鐣?huì)活動(dòng)”是形成檔案的原因，檔案是社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物。它包括任何一項(xiàng)活動(dòng)，如政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)等等。在這些活動(dòng)中直接產(chǎn)生的文件、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶等，在完成了現(xiàn)行使命之后，都應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案。但是由于檔案有作用大小的區(qū)別，保存價(jià)值也就不同，有的可以不進(jìn)入機(jī)關(guān)檔案室，有的可以不進(jìn)入檔案館，還有的可以銷毀。然而，它們都是檔案，不保存它或不繼續(xù)保存它，不是因?yàn)樗皇菣n案，而是由于它失去了保存價(jià)值。

3.檔案的基本形態(tài)?！拔摹⑿?、聲”是檔案的基本形態(tài)。檔案信息的記錄方式也是各種各樣。檔案的形式豐富多彩，有文件、簿冊、圖紙、照片、錄音帶和錄像帶等等。社會(huì)管理活動(dòng)形成的檔案，主要是文件轉(zhuǎn)化而來的。檔案與文件是有區(qū)別的，文件是現(xiàn)行的、有行政約束力的管理社會(huì)的手段，是它的作者行使權(quán)力、表達(dá)意志、交流思想、對外聯(lián)系所使用的一種工具。它是機(jī)關(guān)正在處理和承辦的文書材料，或者傳遞承辦者之間，或保存于文書部門和業(yè)務(wù)部門。檔案是完成了文書處理程序和現(xiàn)行使命，由機(jī)關(guān)檔案部門保存的材料。兩者是同一物體的不同發(fā)展階段，是行使不同的使命、是有區(qū)別的兩種事物和兩個(gè)概念。文書是文書工作的工作對象和文書學(xué)的研究對象，檔案是檔案工作對象和檔案學(xué)的研究對象。

4.檔案的本質(zhì)特征?！皻v史真跡”是檔案的本質(zhì)特征，它與第一手材料，歷史的原始記錄是基本上相同的。歷史真跡就是記錄歷史的真實(shí)蹤跡，它不是事后編寫和隨意收集起來的，后人不能用自己的觀點(diǎn)去修改它和補(bǔ)充它，否則，它就失去了真實(shí)性，而不稱其為檔案了。檔案的這一特征，是檔案區(qū)別于其它事物的本質(zhì)屬性。從縱的方面來看，它區(qū)別于現(xiàn)行的材料，如文件是現(xiàn)行的材料，檔案則是歷史的材料；而從橫的方面來看，它區(qū)別于相鄰的事物，比如圖書、資料等，一般都不具有歷史真跡的屬性。

5.檔案的“屬”?！安牧稀笔菣n案的屬概念?！安牧稀边@一概念的外延、內(nèi)涵都比較廣，它能夠完全概括檔案的各種形式，又能充當(dāng)與檔案相鄰事物的屬概念，比如圖書、資料，無論是用于研究，還是學(xué)習(xí)、參考，一般也都稱其為“材料”，它又是社會(huì)上與檔案專業(yè)可以共同使用的一個(gè)通用概念。檔案就是某種材料，容易理解，不會(huì)與制成材料、書寫材料相混淆。本來資料這個(gè)概念，也可以作為檔案的屬概念，而且從社會(huì)的角度來看，更容易被理解。但是，在檔案管理專業(yè)中，資料經(jīng)常是指與檔案相區(qū)別的其它事物，如報(bào)刊、雜志等等，與社會(huì)上所使用的廣義上的資料不相同，兩者容易混淆。而材料這個(gè)概念，在社會(huì)上也有其它含義，如可以直接造成成品的東西——建筑用的磚瓦、紡織用的棉紗等等，而把它用于檔案的定義，則不會(huì)被理解為建筑材料和紡織材料，否則，建筑和紡織行業(yè)也就無法使用材料這個(gè)概念了。

（作者單位：吉林省大安市醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心）

（責(zé)任編輯 張雅楠）