構(gòu)建統(tǒng)一樣式的文檔

史浩

摘要：文檔編寫工作對于許多人而言是一項(xiàng)日常性的工作。為了提高文檔編寫效率，如何設(shè)計(jì)一些統(tǒng)一樣式的文檔成為一個(gè)有意義的問題。該文提出了可以將文檔分為扁平型和層次型兩類，并具體詳細(xì)描述了層次型文檔的創(chuàng)建步驟及其題注應(yīng)用。層次型文檔可以被用來構(gòu)建出一個(gè)高效率的、自動(dòng)化維護(hù)結(jié)構(gòu)的、統(tǒng)一格式的文檔模板。該類型的文檔模板可以在工作小組中方便地共享和整合。

關(guān)鍵詞： 多級列表； 層次結(jié)構(gòu)； 樣式； Word2007； 排版；創(chuàng)建模板

中圖分類號：TP317.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）31-7328-04

Abstract：Document creation work is the routine task for lots of people. For clarity purpose， document could be divided into two types： Flat type and Hierarchical structure type. The paper gives a detailed description about the steps of how to create the Hierarchical structure type document by using MS Word2007. And also talks about maintaining captions automatically for the picture and table of the structured document. The Hierarchical structure type document could be used to build efficient， auto-maintained， format unified document template. Based on the template， the document is easily shared and integrated cross the whole working team.

Key words：multilevel list； hierarchical structure； styles； word2007； document formatting； document template creation

在實(shí)際工作中，白領(lǐng)辦公一族、學(xué)生教師文員最常見的任務(wù)就是撰寫文檔。在日常生活中，能夠又快又好地編排格式美觀實(shí)用的文檔也會(huì)給自己帶來相當(dāng)?shù)姆奖?。完成文檔的編制，大眾最常用到的軟件工具其實(shí)就是微軟的Word。

在快節(jié)奏的工作生活模式中，為了快速學(xué)習(xí)掌握這個(gè)工具，參考了一些資料，發(fā)現(xiàn)在教學(xué)和解說上還不夠淺顯易懂，使得這個(gè)貌似最簡單最常用的工具，反而用的好的人不多。該文以Word 2007為例，將嘗試用最易懂的講解來快速為讀者建立起排版的概念，同時(shí)借助創(chuàng)立一個(gè)模板的具體操作步驟來加深對排版的理解。相信該文將會(huì)對畢業(yè)設(shè)計(jì)的學(xué)生、撰寫論文的教師有一定的幫助。

1 文檔分類

用文字處理工具來寫一篇文章，該工作任務(wù)基本上可以分為兩種類型。一種是扁平型的，即寫一些相對簡短的文字就達(dá)到了要求，并沒有其他特別的需求。比如不要求為這么短小的文章配上大量的插圖，也不會(huì)要求為一篇小文章配上詳細(xì)的目錄清單等等。更加不會(huì)在多人的團(tuán)隊(duì)之內(nèi)，共同以一致的格式來完成這篇小文章。所以我們稱之為扁平型的或者簡單型的文檔。該文檔的特點(diǎn)是：可以在文字處理工具中，比如Word，直接輸入文字。然后手動(dòng)調(diào)整一些格式，比如字體、段落等。之所以稱之為扁平型的，是與層次型的文檔相對應(yīng)。

第二類文檔就是層次型的，即需要編寫非常規(guī)范而且大型的文檔，例如畢業(yè)論文、科研論文、商務(wù)合同、產(chǎn)品說明書乃至小說、劇本等。這類文檔與扁平型文檔相比有個(gè)最大的特點(diǎn)，就是文檔是分層次，分級別的。那么文檔為什么要由扁平發(fā)展為有層次的呢？因?yàn)槲臋n只有具備了一定的結(jié)構(gòu)層次，才能方便地對其中各元素進(jìn)行定位。

2.3 題注和交叉引用

有了多級列表就可以對圖標(biāo)進(jìn)行自動(dòng)題注了，這樣做的好處是即使文檔中增刪圖表，圖表都會(huì)自動(dòng)調(diào)整其編號。另外，如果需要在文檔中引用圖表，例如希望能自動(dòng)插入“如圖1-1所示”，而且會(huì)隨圖表編號變化而自動(dòng)變化，則可以采用交叉引用的方法。即選擇Word2007“引用”標(biāo)簽，“題注”中有“交叉引用”可供選用，如圖8所示。

除了交叉引用，題注功能還可以用來插入圖表的目錄，無論是檢查或索引文檔都是非常實(shí)用和方便的。

3 結(jié)論

本文標(biāo)題所指的統(tǒng)一樣式的文檔，是指為了一個(gè)共同的工作任務(wù)而提供的一個(gè)格式統(tǒng)一的通用模板，工作團(tuán)隊(duì)中的各成員可以直接采用該空白模板（但是其層次和樣式都已經(jīng)定義完整）進(jìn)行編寫，協(xié)同工作，最后整合為一個(gè)統(tǒng)一風(fēng)格的文檔。例如，該層次化的文檔可以被用作書稿模板。

本文將文檔劃分為扁平型和層次型兩類。在領(lǐng)會(huì)其分類意義的前提下，針對如何編制層次型的文檔，可以采用文中所敘述的方法和步驟，逐步創(chuàng)建多級列表和樣式，條理清晰地編制出可供團(tuán)隊(duì)操作的格式一致的文檔模板，除了可以應(yīng)用該方法到書稿模板的創(chuàng)建中，還可將該理念和方法應(yīng)用到畢業(yè)設(shè)計(jì)論文、商業(yè)文案等其他的排版工作任務(wù)中去。

參考文獻(xiàn)：

[1] Microsoft.Style basics in Word[EB/OL].https：//support.office.com/en-US/Home/.

[2] Microsoft.Use captions[EB/OL].https：//support.office.com/en-US/Home/.