醫(yī)院檔案管理工作的方向與重點(diǎn)

文/江蘇省興化市人民醫(yī)院 孫樂

醫(yī)院的檔案，其實(shí)就是對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)期以來的發(fā)展歷程的有效的記錄，它將患者病歷、財(cái)務(wù)、科研以及設(shè)備等多個(gè)內(nèi)容包含在內(nèi)，具有明顯的專業(yè)性與權(quán)威性，屬于醫(yī)院的一種無形資產(chǎn)，因此，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理意識(shí)，采用新型的檔案管理手段，將有利于醫(yī)院檔案真正作用的發(fā)揮，并對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)也起著重大的作用。

一、醫(yī)院檔案的綜合管理

興化市人民醫(yī)院，綜合檔案室在2007年通過了省一級(jí)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，2011年又通過了復(fù)查，目前我院檔案管理已達(dá)到省三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。我院綜合檔案室充分的包含了病歷檔案、文書檔案以及財(cái)務(wù)檔案等信息資源，共開辟了108平方米的院史陳列室以及113平方米的綜合檔案室與600平方米的病案室，規(guī)模全面。同時(shí)，病案的在架病歷達(dá)到了35萬份左右，每年為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等提供了大量的病歷檔案，充分的發(fā)揮出了檔案資源的服務(wù)性。近幾年來，醫(yī)院對(duì)其檔案的管理軟件實(shí)現(xiàn)了升級(jí)，HIS系統(tǒng)和OA系統(tǒng)廣泛應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中。醫(yī)院目前的綜合檔案室在原有的“量子”軟件中又增加了“永樂”檔案管理一體化軟件。室藏文書檔案13476件、設(shè)備檔案352卷、基建檔案112卷、財(cái)務(wù)檔案8431卷、實(shí)物檔案。

從上面我們可以看出我院有效運(yùn)用了檔案的綜合管理手段，對(duì)醫(yī)院的檔案資源實(shí)現(xiàn)了全面、科學(xué)的管理，并在醫(yī)院的建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用。所謂“醫(yī)院檔案的綜合管理”，指的就是醫(yī)院的檔案管理人員按照統(tǒng)一集中管理的原則，將醫(yī)院在日常工作中形成的各種文書、病歷、人事、基建、設(shè)備、實(shí)物等檔案進(jìn)行有效的收集、整體、鑒定、保存以及開發(fā)和利用，并對(duì)上述各項(xiàng)工作實(shí)行綜合的管理。醫(yī)院檔案的綜合管理，與醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，具有比較明確的內(nèi)涵，能夠?qū)︶t(yī)院內(nèi)各種的檔案資源實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理、利用與開發(fā)，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

二、醫(yī)院檔案綜合管理在醫(yī)院建設(shè)中的重要性

首先，一個(gè)醫(yī)院的綜合檔案室是該醫(yī)院的檔案綜合管理的一個(gè)職能部門，在整個(gè)醫(yī)院的體系中占據(jù)著重要的作用，直接的反映了醫(yī)院現(xiàn)存的管理水平與管理的質(zhì)量，是醫(yī)院在管理上高層次的表現(xiàn)，也是對(duì)醫(yī)院進(jìn)行等級(jí)評(píng)價(jià)重要標(biāo)志，因此，醫(yī)院檔案的綜合管理在對(duì)醫(yī)院的等級(jí)評(píng)價(jià)中有著舉足輕重的作用，為醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展提供了保障。

其次，檔案的綜合管理，可使醫(yī)院在日常的工作中形成的各項(xiàng)文件材料得到有序化的管理，是整個(gè)醫(yī)院管理的綜合性體現(xiàn)。由于醫(yī)院在日常的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作中，，形成的文件資料比較多，且形式多樣，內(nèi)容豐富，若是對(duì)其進(jìn)行綜合、統(tǒng)一的管理，將能大大的提供其管理的效率，從而促使醫(yī)院的管理工作能夠有序的進(jìn)行。

最后，檔案的綜合管理水平在一定程度上反映了該醫(yī)院在醫(yī)療方面的質(zhì)量與技術(shù)水平。在實(shí)際的醫(yī)學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中，將會(huì)形成大量的臨床實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與相關(guān)科研方面的資料，而這些都是廣大的醫(yī)務(wù)人員長(zhǎng)期的勞動(dòng)成果，在一定程度上反映了醫(yī)院在每個(gè)階段其相關(guān)的醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r。因此，這些材料若是能夠及時(shí)的歸入綜合檔案室，并對(duì)其實(shí)行統(tǒng)一的管理，將能直接的反映出該醫(yī)院的技術(shù)水平以及在醫(yī)療方面的質(zhì)量，為醫(yī)院的長(zhǎng)期建設(shè)提供了有力的保障。

三、醫(yī)院檔案綜合管理的方向與重點(diǎn)

在上述敘述中，醫(yī)院檔案的綜合管理在整個(gè)醫(yī)院的建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，因此，對(duì)于醫(yī)院檔案的綜合管理，我們必須對(duì)其綜合管理的方向與重點(diǎn)有個(gè)明確的了解，從而采取行之有效的措施加強(qiáng)醫(yī)院的的檔案管理工作。

第一，對(duì)于醫(yī)院檔案的綜合管理，其工作的方向主要集中在對(duì)醫(yī)院在日常的實(shí)踐經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類資料的收集、整理以及鑒定和保管，從而促使醫(yī)院的檔案管理工作能夠有序的進(jìn)行。首先，積極做好檔案的收集工作。檔案的收集在整個(gè)檔案管理工作中起著最基礎(chǔ)性的作用，管理人員必須將分散在醫(yī)院各個(gè)部門的檔案資料有效的集中到醫(yī)院的綜合檔案室，從而有利于對(duì)各類檔案的統(tǒng)一管理，它是整個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)中的基礎(chǔ)，直接影響到醫(yī)院檔案管理工作的管理水平。只有及時(shí)的將檔案收集到綜合檔案室，才能有效的保證各類檔案的完整性，從而為檔案的信息資源創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件；其次，檔案的歸檔與整理。對(duì)于收集來的各類檔案，綜合檔案室的管理人員需要根據(jù)每份檔案的特點(diǎn)進(jìn)行有效的分類，從而使檔案能夠充分的反映醫(yī)院在每個(gè)階段中各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的原有風(fēng)貌，最終使檔案信息資源能夠得到完整的利用；最后，檔案的鑒定與保管。醫(yī)院綜合檔案室的相關(guān)管理人員需要按照一定的原則與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案室內(nèi)的所有檔案的價(jià)值進(jìn)行有效的鑒定，對(duì)于那些已經(jīng)失去的了保管價(jià)值的檔案，管理人員可以將其統(tǒng)一銷毀，從而有效的提供各類檔案利用的有效性。而對(duì)于具有一定價(jià)值的相關(guān)檔案，管理人員需要對(duì)其科學(xué)、合理的保管，從而有效的提高醫(yī)院在檔案的綜合管理方面的工作效率與管理的水平。

第二，為了有效的加強(qiáng)醫(yī)院檔案的綜合管理工作，提升醫(yī)院的管理水平，需要重點(diǎn)采取以下幾個(gè)措施：首先，提高相關(guān)的檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與水平。檔案管理的工作，在本質(zhì)上屬于一項(xiàng)服務(wù)性的工作類別，其相關(guān)管理人員的服務(wù)意識(shí)與水平直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與水平。因此，在實(shí)際的工作中，醫(yī)院的檔案管理人員要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，并逐漸形成無私奉獻(xiàn)的精神，充分發(fā)揮其良好的職業(yè)道德，將檔案的管理工作與整個(gè)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)的效益有機(jī)的結(jié)合在一起，從而全面的提高醫(yī)院在檔案的綜合管理方面的效率與水平；其次，加快對(duì)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到了社會(huì)生活的各個(gè)方面，因此，對(duì)于醫(yī)院檔案的綜合管理，其管理人員也需要將相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分的運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中。如在實(shí)際的工作中，醫(yī)院可以建立一套完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將醫(yī)院內(nèi)的各類檔案資料全部納入進(jìn)去，并構(gòu)建出該醫(yī)院的信息中心，從而充分的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)的傳輸，有效的提升醫(yī)院檔案管理工作的信息化的水平，最終為醫(yī)院的各部門提供更加便捷的服務(wù)。

四、結(jié)束語

隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的不斷改革與發(fā)展，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案的管理已經(jīng)成為了醫(yī)院在改革進(jìn)程中不可或缺的一部分，直接的反映了醫(yī)院管理工作的質(zhì)量與水平。與此同時(shí)，檔案的管理工作也是一項(xiàng)條理性很強(qiáng)，且需要嚴(yán)肅對(duì)待的工作，因此，在實(shí)際的工作中，醫(yī)院的檔案管理人員需要樹立服務(wù)的意識(shí)，并不斷地提高自身的綜合素質(zhì)，在充分利用現(xiàn)代化的信息科技手段的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的綜合管理，從而為醫(yī)院的長(zhǎng)期建設(shè)發(fā)揮出其應(yīng)有的功能。

[1]任麗靜.淺談醫(yī)院檔案的綜合管理[J].蘭臺(tái)世界,2011(12):78.

[2]張連啟.試論檔案信息資源管理對(duì)醫(yī)院決策科學(xué)化的重要性[J].華章,2013(3):307.

[3]王春蘭.對(duì)醫(yī)院檔案綜合管理的認(rèn)識(shí)[J].中國(guó)檔案,2009(6):29.

[4]呂同琴.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].現(xiàn)代養(yǎng)生,2013(6):79-80.