加強(qiáng)林業(yè)資源檔案管理初探

文/吉林省蛟河市林業(yè)局 馬麗濤

林業(yè)檔案則是相關(guān)的個(gè)人、社會(huì)組織等等一些機(jī)構(gòu)在從事林業(yè)活動(dòng)之后所形成的對(duì)社會(huì)具有保存意義和價(jià)值的各種形式的記錄。因此，林業(yè)資源的檔案管理工作對(duì)促進(jìn)國家森林事業(yè)的建設(shè)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)有著不可替代的作用。

一、我國傳統(tǒng)的林業(yè)資源檔案管理方法

林業(yè)資源檔案之所以對(duì)促進(jìn)國家森林事業(yè)的建設(shè)以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)有著不可替代的作用主要是因?yàn)槠渚哂兴膫€(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、多樣性、時(shí)效性、實(shí)用性。以其“時(shí)效性”而言，林業(yè)檔案并不像一些專業(yè)檔案具有期限，林業(yè)工作無論在多久之后，其資源檔案仍舊對(duì)林業(yè)工作起著指導(dǎo)性作用，為林業(yè)工作提供各種專業(yè)依據(jù)。

（一）在過去時(shí)期里，由于很多基層林業(yè)單位的硬件設(shè)施不夠完善

例如在一些林業(yè)單位里，由于保存檔案的庫房年久失修，致使檔案常受到一些蟲蟻的咬噬，或是在潮濕天氣里容易受潮等等。這些原因都直接地導(dǎo)致了檔案的些許損失。

（二）我國胡錦濤同志曾指出：“檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，它真實(shí)記錄了人類的活動(dòng)”

但是由于檔案工作并不能直接現(xiàn)時(shí)發(fā)揮其所具有的作用以為單位產(chǎn)生及時(shí)的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致很多機(jī)構(gòu)的工作人員并沒有以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)林業(yè)資源進(jìn)行收集、整理和保存，從而導(dǎo)致檔案的整理工作沒有落實(shí)到位。

（三）檔案管理工作并沒有跟上時(shí)代的腳步

由于退耕還林的材料檔案很多且復(fù)雜例如分丘塊登記表、造林通知書等等。但許多單位并沒有認(rèn)真將其進(jìn)行專門的分類整理。從而致使一些使用率較高的林業(yè)資源檔案由于保存不當(dāng)導(dǎo)致丟失，無法為后續(xù)的工作提供工作技術(shù)依據(jù)。最重要的是由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)林業(yè)檔案認(rèn)識(shí)不夠，并沒有給檔案工作室提供專門的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等等設(shè)備。因此大多檔案使用手抄或是原稿，其文字、數(shù)據(jù)、圖像等會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)時(shí)間過久而消失①。

二、加強(qiáng)林業(yè)資源檔案管理的必要性

檔案尤其是退耕還林的檔案的管理作用的發(fā)揮對(duì)于全面發(fā)展國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供強(qiáng)大的動(dòng)力。為何要加強(qiáng)林業(yè)資源檔案管理呢？筆者認(rèn)為有以下原因：

1.當(dāng)人們在退耕的土地上出現(xiàn)糾紛，過去的檔案能夠提供必要、可靠的科學(xué)資料和依據(jù)。

2.退耕還林本身存在的巨大工作量，加強(qiáng)林業(yè)資源檔案的管理等夠在今后更好地維護(hù)農(nóng)戶們的基本經(jīng)濟(jì)權(quán)益。

3.將系統(tǒng)的林業(yè)資源檔案進(jìn)行加工整理，創(chuàng)造新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

檔案內(nèi)所保存的信息是社會(huì)信息的組成部分，它完整、真實(shí)地記錄了人們生活在不斷進(jìn)步的狀況。而林業(yè)資源檔案亦是如此，它記錄了人們在進(jìn)行林業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一切狀況，對(duì)我國的林業(yè)建設(shè)起著巨大的作用。

三、如何進(jìn)一步加強(qiáng)林業(yè)資源檔案管理

在現(xiàn)今的激烈的發(fā)展環(huán)境下，任何科學(xué)決策的分析和制定都離不開歷史所留下的資料。因?yàn)槊恳豁?xiàng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展決策，都是在歷史經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行新的探討。因此，加強(qiáng)退耕還林資源檔案的管理工作時(shí)不可待。

（一）對(duì)原始檔案歸納和整理

這是進(jìn)行檔案資源管理的基礎(chǔ)。進(jìn)入信息化時(shí)代，必須利用高效率、具有超強(qiáng)邏輯推理和判斷的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描器等現(xiàn)代管理軟件對(duì)原始檔案進(jìn)行更好地收集、歸納、整理和保存。退耕還林的檔案最重要的就是圖片和文字信息，保證能夠使其以文件的形式進(jìn)行保存。對(duì)各項(xiàng)林業(yè)資源檔案進(jìn)行分門別類的整理，保證庫房的干凈，以保證檔案的完整性得到保存。

（二）建立完善相應(yīng)的管理體系，以規(guī)范退耕還林檔案管理體制

根據(jù)本地實(shí)況建立相應(yīng)管理體系，完善獎(jiǎng)懲制度，對(duì)退耕還林檔案管理的每一環(huán)節(jié)都做出嚴(yán)格的管理規(guī)章②。例如對(duì)每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)都成立一個(gè)退耕還林檔案登記簿，每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)完成登記后統(tǒng)一交收市政府保管。

（三）將檔案管理的相關(guān)工作人員落實(shí)到位，樹立正確的服務(wù)理念

對(duì)于林業(yè)資源檔案的管理人員應(yīng)該由對(duì)相關(guān)林業(yè)的法律法規(guī)和管理技術(shù)熟知，熱愛檔案的管理工作的高素質(zhì)人才擔(dān)任。成立退耕還林小組，保證能夠使其以文件的形式進(jìn)行保存。

（四）以嚴(yán)格的制度保證林業(yè)資源檔案的安全性

例如必須時(shí)常對(duì)退耕還林的檔案及合同進(jìn)行抽查以保證內(nèi)容的完整。若發(fā)現(xiàn)存在所在地區(qū)、無公章、甚至是地界不清的都應(yīng)當(dāng)要求當(dāng)事人及時(shí)完善③。

加強(qiáng)林業(yè)資源的檔案管理，使工作人員以最飽滿的熱情和最專業(yè)的態(tài)度投入到檔案的管理工作中，努力使檔案的作用在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮至最大。

注釋：

①王冠男.加強(qiáng)林業(yè)檔案管理工作初探[J].黑龍江科技信息,2013,(01),126.

②陳兩枝.淺析信息技術(shù)在林業(yè)資源及檔案管理中的應(yīng)用[J].吉林農(nóng)業(yè),2013，(06),198.

③代玉才.加強(qiáng)林業(yè)檔案管理工作初探[J].今日科苑,2011,(09),176.