現(xiàn)代檔案管理中電子檔案的作用分析

文/廣東省河源市疾病預(yù)防控制中心 李滋強(qiáng)

現(xiàn)代檔案管理中電子檔案的作用分析

文/廣東省河源市疾病預(yù)防控制中心 李滋強(qiáng)

在日程生活中，電子檔案的應(yīng)用數(shù)量正在逐年的增長，使其成為檔案管理中相當(dāng)重要的成分。如何加強(qiáng)電子檔案的管理工作，促使其更準(zhǔn)確、更完善、更方便地被人類所利用，是現(xiàn)代檔案管理中相當(dāng)重要的工作。文章通過對電子檔案管理存在的問題以及其在現(xiàn)代檔案管理中的作用進(jìn)行分析，提出了一些提高電子檔案管理的措施。

現(xiàn)代檔案管理；電子檔案；作用

一、現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案元件的真實(shí)性難以保證

由于電子檔案的特殊性，導(dǎo)致其很容易的就被用戶刪除，并且經(jīng)過一定的處理后，一點(diǎn)痕跡也不會留下來。使用計算機(jī)生成檔案的時候，發(fā)稿人是沒有留下自己的痕跡，檔案保存單位也沒有完善的體系對檔案的形成原件進(jìn)行統(tǒng)計，為以后檔案的真實(shí)性與權(quán)威性埋下了深遠(yuǎn)的隱患。

（二）電子檔案內(nèi)容的安全性難以保證

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是一個完全開放的平臺，所以在任何地方的用戶都能夠通過網(wǎng)絡(luò)對計算機(jī)上的電子檔案進(jìn)行獲取，此外，一個終端的電子檔案也可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送給其他的網(wǎng)絡(luò)終端，也就說網(wǎng)絡(luò)上的所有用戶都可以任意的利用電子檔案，這就給一些不法分子提供了一定的便利，給電子檔案的安全性與保密性造成了巨大的威脅。

（三）電子檔案保存的不確定性

隨著計算機(jī)網(wǎng)路技術(shù)的不斷應(yīng)用，只要簡單的操作一下鍵盤就能完成所有信息的處理，這就造成了許多的企事業(yè)單位辦公實(shí)現(xiàn)了無紙化，單位所有的決策與信息都存儲在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中。由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還存在著許多不安全的因素，黑客的侵入很容易導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)的癱瘓或者被摧毀，這樣會導(dǎo)致電子檔案可能瞬間消失，并且消失后由于沒有保存原件，導(dǎo)致電子檔案的丟失將是永久性的，造成難以彌補(bǔ)的損失。

二、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

（一）電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力

與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進(jìn)行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費(fèi)，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當(dāng)面提供了相當(dāng)?shù)谋憷Ｒ簿驼f說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。

（二）強(qiáng)化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量

檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務(wù)。電子檔案的特點(diǎn)就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數(shù)字化的信息形式儲存在計算機(jī)中，并且經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，方便世界各地網(wǎng)絡(luò)在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強(qiáng)化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術(shù)，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發(fā)展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不能滿足人類的需求。電子檔案因?yàn)槠渥陨淼奶厥庑?，能夠?yàn)槿藗兲峁└娴男畔⒎?wù)，隨著檔案需求的多樣性與社會科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因?yàn)槠鋭討B(tài)、全面的服務(wù)特點(diǎn)，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的方法

（一）利用風(fēng)險管理方法，提升電子檔案管理的水平

電子檔案管理由于利用的計算計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風(fēng)險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進(jìn)行分別、估計、防護(hù)并且采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對，通過這些手段的應(yīng)用，將電子檔案的管理風(fēng)險降低到用戶可接受的范圍內(nèi)，進(jìn)一步的達(dá)到電子檔案管理的安全系數(shù)。

（二）規(guī)范電子檔案管理的操作流程

傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續(xù)性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的虛擬信息，通過網(wǎng)絡(luò)這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進(jìn)行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應(yīng)該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進(jìn)行控制，將電子檔案的操作流程系統(tǒng)而安全的管理起來。

（三）強(qiáng)化工作人員的管理，建立完善的管理體制

電子檔案作為一種新興的事物，其發(fā)展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當(dāng)重要的。在建立完善的管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內(nèi)容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應(yīng)該投入一定的資金，在硬件設(shè)備上提供一定的支持，保證管理機(jī)制高速、有效的運(yùn)行。

四、結(jié)語

現(xiàn)代社會已經(jīng)逐步的邁向信息時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍也越來越廣泛，因此也會產(chǎn)生更多的電子檔案。因此電子檔案的管理工作在存檔、保管以及利用等方面都需要建立完善的體系，電子檔案的管理和利用應(yīng)該立足于實(shí)際，著眼于高處，順應(yīng)發(fā)展規(guī)律，強(qiáng)化科學(xué)管理，使其在現(xiàn)代檔案的管理中發(fā)揮更大的作用。

[1]白厚偉.淺談加強(qiáng)電子檔案的管理,左海電子檔案的利用[J].科學(xué)導(dǎo)報,2013(13).

[2]劉汝震.現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理研究[J].科技創(chuàng)業(yè)家,2013(18).