如何做好國(guó)企總經(jīng)理秘書(shū)工作

文/王海镕

近年來(lái)，我國(guó)的國(guó)有企業(yè)秘書(shū)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道，在協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好發(fā)展決策、市場(chǎng)運(yùn)作、經(jīng)營(yíng)管理與辦公室日常工作等方面起到了重要作用。與地方黨政機(jī)關(guān)的秘書(shū)工作一樣，國(guó)有企業(yè)的秘書(shū)工作也是從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作并為其服務(wù)的。在當(dāng)前新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，快速適應(yīng)新環(huán)境并做好服務(wù)和參謀工作是企業(yè)秘書(shū)的重中之重。習(xí)近平總書(shū)記在《秘書(shū)工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》一文中談到：“秘書(shū)的特殊性工作，光有埋頭苦干的精神是不夠的。就我個(gè)人體會(huì)，秘書(shū)在加強(qiáng)自身修養(yǎng)中，還要特別注意培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，注意生活小節(jié)，即要努力做到“五不”：不自恃、不自負(fù)、不自詡、不自卑、不自以為是?！边@對(duì)于當(dāng)前的秘書(shū)工作者來(lái)說(shuō)不僅有極強(qiáng)的學(xué)習(xí)價(jià)值，而且對(duì)廣大領(lǐng)導(dǎo)干部有著深刻的教育意義。

一、國(guó)企總經(jīng)理秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)與能力

秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)身邊的綜合輔助工作人員，以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能。很多人說(shuō)秘書(shū)工作最突出的特征是當(dāng)配角，因?yàn)槊貢?shū)確實(shí)干的是幕后性、鋪墊性工作，沒(méi)有臺(tái)詞，也沒(méi)有亮相的機(jī)會(huì)，從來(lái)就是在領(lǐng)導(dǎo)背后默默無(wú)私奉獻(xiàn)的人。然而，作為一名國(guó)有企業(yè)總經(jīng)理的秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備怎樣的素質(zhì)和能力呢？

首先，應(yīng)當(dāng)具備過(guò)硬的職業(yè)道德?！靶杏行幸?guī)”，國(guó)有企業(yè)的秘書(shū)工作是一項(xiàng)政治性和政策性極強(qiáng)的工作。日常工作中不可避免會(huì)接觸到公司的一些內(nèi)部文件和領(lǐng)導(dǎo)的重要信息。這就要求秘書(shū)工作者必須時(shí)刻保持較高的思想覺(jué)悟和職業(yè)道德，加強(qiáng)保密觀念和養(yǎng)成保密習(xí)慣就顯得格外關(guān)鍵。

其次，必須具備扎實(shí)的語(yǔ)言文字功底。語(yǔ)言文字功底是秘書(shū)工作者的“看家菜”，撰寫(xiě)各種文書(shū)材料是秘書(shū)的基本職責(zé)。對(duì)許多普通人來(lái)說(shuō)，寫(xiě)作并不是一件十分容易的事情，寫(xiě)好也就變得更難。一篇能夠征服領(lǐng)導(dǎo)或觀眾的文章必須做到“三心”，即留心、潛心和用心。

最后，必須具備過(guò)硬的現(xiàn)代技術(shù)水平。當(dāng)前，現(xiàn)代化辦公的普及程度越來(lái)越高，國(guó)有企業(yè)的秘書(shū)工作者更應(yīng)當(dāng)身先士卒，起到帶頭作用。加強(qiáng)吸收新知識(shí)，積極將現(xiàn)代辦公設(shè)備及技術(shù)等運(yùn)用于日常工作中，高效便捷地做好本職工作，做一名新時(shí)代的秘書(shū)人員。

二、國(guó)企總經(jīng)理秘書(shū)工作的特點(diǎn)

作為國(guó)有企業(yè)的總經(jīng)理秘書(shū)，其工作特點(diǎn)體現(xiàn)在：

一是責(zé)任重大?！墩撜Z(yǔ)》中有云“士不可不弘毅,任重而道遠(yuǎn)”，作為國(guó)有企業(yè)的總經(jīng)理秘書(shū)，在工作中往往起著決策參謀和智囊的作用。而總經(jīng)理作為企業(yè)的最高執(zhí)行人，需要處理很多緊張必須的要事，這就需要我們?cè)谌粘Ｉ钪袠?shù)立起強(qiáng)烈的責(zé)任感，為提高總經(jīng)理的工作效率，妥當(dāng)?shù)匕才藕霉ぷ魅粘?。美?guó)管理學(xué)家科維提出“時(shí)間管理四象限”，即按照既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要來(lái)安排各項(xiàng)事宜，以此提升總經(jīng)理的辦事效率。

二是相當(dāng)繁瑣。國(guó)有企業(yè)總經(jīng)理的秘書(shū)工作可大可小，大至企業(yè)的重要決策，小至總經(jīng)理辦公室的室內(nèi)衛(wèi)生。上至接待各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下至聯(lián)系相關(guān)部門(mén)，每天都會(huì)面臨大量的繁雜工作，猶如“山陰道上，虛接不暇”。鄧穎超同志曾說(shuō)：“秘書(shū)的高尚可貴之處，恰恰在他的獻(xiàn)身精神、埋頭苦干精神、熱愛(ài)事業(yè)的精神、不計(jì)較報(bào)酬待遇的精神?！?/p>

三、如何做好國(guó)企總經(jīng)理秘書(shū)工作

（一）緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作，及時(shí)做好“對(duì)接”語(yǔ)言。顧名思義，總經(jīng)理秘書(shū)是專(zhuān)職為總經(jīng)理服務(wù)的，所以在開(kāi)展秘書(shū)工作時(shí)要以滿足領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需要為前提。始終堅(jiān)持以領(lǐng)導(dǎo)為中心，一切工作服從領(lǐng)導(dǎo)的指示，這個(gè)“指示等同于語(yǔ)言”，它要求秘書(shū)能準(zhǔn)確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽(tīng)懂”的問(wèn)題。對(duì)于不明白的事情，要做好記錄，正所謂好記性不如爛筆頭。

（二）總經(jīng)理秘書(shū)要樹(shù)立起“兩高”意識(shí)。這里的“兩高”是指高度的自省糾錯(cuò)和高效率地開(kāi)展工作。秘書(shū)工作者必須培養(yǎng)和樹(shù)立起高度的自省糾錯(cuò)意識(shí)，曾子說(shuō)“吾日三省吾身,為人謀而不忠乎”，意思是說(shuō)“每天三次反省自己，替人謀事,有沒(méi)有盡心”。任何人都難免會(huì)犯錯(cuò)誤，但一旦在工作中出現(xiàn)紕漏或錯(cuò)誤，就感到后悔、自卑，甚至唯恐領(lǐng)導(dǎo)責(zé)備而去推卸責(zé)任。事實(shí)上，犯錯(cuò)誤本身并不要緊，要緊的是要盡早與領(lǐng)導(dǎo)溝通，以期得到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、指正和幫助。沒(méi)有良好的自省意識(shí)，很難正確認(rèn)識(shí)自己從而得到提高。另外，秘書(shū)工作者應(yīng)當(dāng)力求高效率地開(kāi)展日常工作，這就要求秘書(shū)“審大小而圖之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內(nèi)外而施之”，有條不紊地應(yīng)對(duì)各種大事小事，要學(xué)會(huì)顧全大局，分清主次。努力在提高工作效率上下功夫，切實(shí)為總經(jīng)理做好服務(wù)工作。

（三）總經(jīng)理秘書(shū)要加強(qiáng)自身素質(zhì)修養(yǎng)。宋代的著名詩(shī)人、詞人、道學(xué)家認(rèn)為，做官和做秘書(shū)都應(yīng)當(dāng)滿足三個(gè)最起碼的要求，那便是“清、慎、勤”，即公正廉潔，兩袖清風(fēng)；周密考慮，謹(jǐn)言慎行；勤奮好學(xué)，刻苦上進(jìn)。 因此，作為秘書(shū)工作者，必須時(shí)刻提醒自己加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平。只有這樣才能在面對(duì)新的形勢(shì)、機(jī)遇和挑戰(zhàn)時(shí)更加從容不迫，做一個(gè)稱職的秘書(shū)。

總之，國(guó)有企業(yè)總經(jīng)理秘書(shū)工作者要想真正做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，就必須做到緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)開(kāi)展服務(wù)工作、樹(shù)立起“兩高”意識(shí)并不斷加強(qiáng)自身素質(zhì)的修養(yǎng)，這樣才能更好地為總經(jīng)理服務(wù)，為企業(yè)服務(wù)。