淺談辦公室如何打造工作“升級(jí)版”

文/江濤 田金利 陳梅芳

新形勢(shì)下，辦公室如何更好地發(fā)揮職能作用？如何服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好機(jī)關(guān)、服務(wù)好基層？需要辦公室在實(shí)現(xiàn)“服務(wù)、管理、素質(zhì)”全面升級(jí)上下功夫，創(chuàng)新方法，提升政務(wù)，做精事務(wù)，做優(yōu)服務(wù)，努力把辦公室建設(shè)成為一個(gè)服務(wù)優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、作風(fēng)過(guò)硬的機(jī)關(guān)“窗口部門”。

一、發(fā)揮“三個(gè)作用”，實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級(jí)

抓好“三服務(wù)”（為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層）是衡量辦公室工作水平和能力的標(biāo)尺。要實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級(jí)，辦公室必須充分發(fā)揮好“三個(gè)作用”。

充分發(fā)揮參謀助手作用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。參政設(shè)謀是辦公室最重要的職能，也是最能體現(xiàn)水平、體現(xiàn)成效的工作。充分發(fā)揮參謀助手作用，必須突出重點(diǎn)，講究方法。一是輔助決策要力求設(shè)謀全局。要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問(wèn)題，努力與企業(yè)中心工作合拍共振。要注重調(diào)查研究，摸清實(shí)情，找準(zhǔn)與本單位、本部門工作實(shí)際的“結(jié)合點(diǎn)”，提高參謀輔政質(zhì)量。二是文稿起草要力求精益求精。文稿起草貴在勤學(xué)、善思、求新、精審。要樹立精品意識(shí)，盡可能地用最明確的形式反映最真實(shí)的情況，用最簡(jiǎn)短的篇幅容納最豐富的內(nèi)容，用最樸實(shí)的語(yǔ)言表達(dá)最深刻的道理。要善于從全局和領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問(wèn)題，增強(qiáng)文稿的指導(dǎo)性、針對(duì)性和操作性。文稿起草要突出時(shí)代特征，避免老生常談、舊話連篇，充分體現(xiàn)新思想、新語(yǔ)言、新風(fēng)格。三是信息服務(wù)要力求提高質(zhì)量。信息工作的著力點(diǎn)是讓領(lǐng)導(dǎo)掌握真實(shí)情況，為決策打基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼”。必須把著力點(diǎn)放在信息報(bào)送的“快速、準(zhǔn)確、有用”上，切實(shí)提升信息質(zhì)量。要注重時(shí)效性，快速收集和傳遞信息，做到不拖延、不遲報(bào)、不漏報(bào)，重要事故事件更不能瞞報(bào)。要在“快”字上下功夫，做到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題快、采編撰寫快、送閱審批快、反饋落實(shí)快。信息的價(jià)值最終體現(xiàn)在指導(dǎo)和推動(dòng)工作、解決實(shí)際問(wèn)題上，要緊緊抓住實(shí)際工作中的亮點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)和盲點(diǎn)，挖掘信息的價(jià)值，使信息充分發(fā)揮服務(wù)決策的作用。

充分發(fā)揮督查督辦作用，更好地促進(jìn)重大決策部署快速落實(shí)。督促檢查是推動(dòng)決策落實(shí)的重要手段。督查督辦工作必須與企業(yè)決策和領(lǐng)導(dǎo)的工作思路合拍，在狠抓落實(shí)上取得實(shí)效。一要圍繞中心、緊跟重點(diǎn)。緊密圍繞中心和不同時(shí)期的重大決策、重要部署、重大問(wèn)題以及職工群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題，采取“圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策重點(diǎn)查，把握關(guān)注點(diǎn)主動(dòng)查，抓住熱難點(diǎn)集中查，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批辦件專項(xiàng)查”等方法，加大督查力度，精細(xì)督辦管控，確保決策落實(shí)和政令暢通。二要落實(shí)責(zé)任、細(xì)化考核。圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作和重點(diǎn)項(xiàng)目，認(rèn)真做好任務(wù)分解，逐一明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任單位，定期考核通報(bào)。對(duì)特殊、緊急項(xiàng)目，要倒排督查進(jìn)度，實(shí)行時(shí)時(shí)督查，全程督辦，促使各項(xiàng)工作快速落實(shí)和完成。三要完善機(jī)制、創(chuàng)新方法。健全督查工作網(wǎng)絡(luò)，形成上下聯(lián)動(dòng)、齊抓共管的大督查格局；完善一周一督查、一季一通報(bào)、半年一評(píng)比的跟蹤督查機(jī)制；建立督查項(xiàng)目臺(tái)賬，針對(duì)進(jìn)度較慢的項(xiàng)目，及時(shí)進(jìn)行跟蹤督辦；不斷創(chuàng)新督查形式，把督促檢查與調(diào)查研究結(jié)合起來(lái)，在方法上求“活”，在工作上求“真”，在作風(fēng)上求“實(shí)”，在成效上求“深”，全面提升推動(dòng)工作的執(zhí)行力。

充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，更好地實(shí)現(xiàn)日常工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。綜合協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)基本功。搞好綜合協(xié)調(diào)要注重加大內(nèi)外溝通力度，在“早”字上爭(zhēng)主動(dòng)，在“細(xì)”字上下功夫，在“儉”字上動(dòng)真格，妥善處理和解決好各種復(fù)雜事項(xiàng)，保證各項(xiàng)工作有序推進(jìn)和高效落實(shí)。一是做好領(lǐng)導(dǎo)和部門之間的工作協(xié)調(diào)。準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)，增強(qiáng)主動(dòng)性、前瞻性，提前介入，做好預(yù)案，周密安排，精心組織，明確責(zé)任，狠抓落實(shí)。對(duì)涉及部門較多、容易出現(xiàn)推諉扯皮的問(wèn)題，主動(dòng)協(xié)調(diào)，注重細(xì)節(jié)，做到急事求“快”、快而不亂，緩事求“穩(wěn)”、穩(wěn)而不拖。二是搞好對(duì)上、對(duì)下的聯(lián)系。對(duì)上，要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)上級(jí)部門的重大戰(zhàn)略決策、重要工作部署，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供前瞻性的服務(wù)；對(duì)下，要注意了解掌握基層工作動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)。三是充分發(fā)揮牽頭作用。辦公室既要當(dāng)好“總調(diào)度員”，又要當(dāng)好“總服務(wù)員”。對(duì)一些急事、難事、瑣事，其他部門不便協(xié)調(diào)的事，既要敢于牽頭，當(dāng)好主角，又要善于協(xié)作，當(dāng)好配角，注意兼顧好方方面面的關(guān)系，善于調(diào)動(dòng)各方面的積極性。

實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級(jí)要做到“四個(gè)更加”。一是服務(wù)精力更加集中。匯聚各方智慧，調(diào)配全員力量，專心致志辦大事、辦要事、辦成事。二是運(yùn)行機(jī)制更加規(guī)范。進(jìn)一步修訂完善各項(xiàng)制度、規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)高效。三是過(guò)程管理更加精細(xì)。無(wú)論是政務(wù)還是事務(wù)，都要從細(xì)節(jié)入手，想細(xì)、做細(xì)、督細(xì)，以細(xì)節(jié)成就事業(yè)。四是服務(wù)方式更加務(wù)實(shí)。服務(wù)工作要做到雷厲風(fēng)行，干練利落，說(shuō)干就干，干就干好，確保領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作不延誤、辦理的文件不積壓、處理的事情不出錯(cuò)、前來(lái)辦事的人員不受冷落。

二、推行“三化管理”，實(shí)現(xiàn)管理升級(jí)

沒(méi)有創(chuàng)新，辦公室工作就缺少活力。辦公室要大力推進(jìn)模板化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，做到工作有模板、業(yè)務(wù)有程序、執(zhí)行有標(biāo)準(zhǔn)。

大力推行辦文“三化”。進(jìn)一步規(guī)范公文管理，無(wú)論是發(fā)文過(guò)程的擬稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā)、用印、分發(fā)、存檔7個(gè)環(huán)節(jié)的處理，還是來(lái)文過(guò)程中的簽收、登記、批辦、傳閱、承辦、研辦、催辦、處置辦畢公文8項(xiàng)程序的落實(shí)，都要進(jìn)一步細(xì)化，制定標(biāo)準(zhǔn)和精細(xì)的工作模板示例，確保各項(xiàng)規(guī)定、流程的科學(xué)化、具體化，實(shí)現(xiàn)文件辦理規(guī)范、順暢、安全。建立公文質(zhì)量控制體系，進(jìn)一步完善公文質(zhì)量測(cè)評(píng)辦法，嚴(yán)把政策關(guān)、文字關(guān)和程序關(guān)，建立公文從“入口”到“出口”的全程質(zhì)量控制精細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。

大力推行辦會(huì)“三化”。進(jìn)一步完善《會(huì)務(wù)工作細(xì)則》，根據(jù)會(huì)議類型、規(guī)模和規(guī)格，分門別類制定工作流程，細(xì)化會(huì)務(wù)涉及事項(xiàng)和要素，依時(shí)間順序或工作關(guān)系排列成詳細(xì)程序，對(duì)應(yīng)每道程序設(shè)置工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)限和責(zé)任人，形成不同類型會(huì)議的《工作方案模板》和《操作流程圖》，真正做到會(huì)務(wù)工作周密、周到、周全。尤其注重在會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)上強(qiáng)調(diào)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議材料的版式設(shè)計(jì)、印刷用紙、印刷質(zhì)量，會(huì)標(biāo)的字體選擇、長(zhǎng)寬高度、使用材料，會(huì)議座牌的圖案色彩、擺放位置等都要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。精細(xì)會(huì)務(wù)服務(wù)，推行標(biāo)準(zhǔn)計(jì)時(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)前30分鐘做好準(zhǔn)備、會(huì)中定時(shí)服務(wù)、會(huì)后及時(shí)清理。同時(shí)，建立會(huì)議滿意度測(cè)評(píng)機(jī)制，通過(guò)強(qiáng)化外部約束，提高辦會(huì)質(zhì)量和水平。

大力推行辦事“三化”。不斷強(qiáng)化辦公室“統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督促各方”的職能，對(duì)各種政務(wù)接待、參觀考察等重要活動(dòng)及領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)的辦理等，進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化，制定成流程圖，實(shí)行模板化、標(biāo)準(zhǔn)化操作，簡(jiǎn)化程序，提高效率，確保工作不斷檔、不脫節(jié)，無(wú)死角、無(wú)紕漏。同時(shí)，要推行個(gè)性化、特色化服務(wù)，具體問(wèn)題具體分析，不斷改進(jìn)服務(wù)方式，在固化服務(wù)中突出創(chuàng)新，在創(chuàng)新服務(wù)中完善標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)提升辦事效率和服務(wù)水平。

實(shí)現(xiàn)管理升級(jí)要做到“四個(gè)強(qiáng)化”。一是強(qiáng)化協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)。樹立“一盤棋”思想，對(duì)全局性工作、中心工作，實(shí)行辦公室聯(lián)動(dòng)、協(xié)同作戰(zhàn)，密切配合，相互補(bǔ)臺(tái)，確保重點(diǎn)工作、重要任務(wù)圓滿完成，不出差錯(cuò)。推行片區(qū)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，制定基層各片區(qū)辦公室定期會(huì)晤制度，提高工作協(xié)作性和聯(lián)動(dòng)性。二是強(qiáng)化考核評(píng)估。對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作分門別類地對(duì)照“三化”管理要求，進(jìn)行定期和不定期檢查，對(duì)辦文、辦會(huì)、辦事質(zhì)量進(jìn)行評(píng)審和通報(bào)。建立完善以崗位職責(zé)、服務(wù)承諾為基礎(chǔ)，以目標(biāo)考核為抓手的考核評(píng)估體系，改進(jìn)目標(biāo)分值劃分、考核內(nèi)容、考核方式等，不斷完善季度考核、年度考核機(jī)制，切實(shí)發(fā)揮目標(biāo)考核的導(dǎo)向和督促作用。三是強(qiáng)化信息化建設(shè)。圍繞打造“信息化辦公室”，大力推廣應(yīng)用移動(dòng)通信技術(shù)和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成應(yīng)用統(tǒng)一方便的電子政務(wù)系統(tǒng)。四是強(qiáng)化創(chuàng)新提質(zhì)。打破思維定式，更加大膽地推動(dòng)管理創(chuàng)新，在主動(dòng)服務(wù)、創(chuàng)新服務(wù)、特色服務(wù)、品位服務(wù)上多謀、善思，精心打造讓人耳目一新、使人眼前一亮、獨(dú)具企業(yè)特色的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)辦公室工作全面提質(zhì)。

三、開展“素質(zhì)提升”活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)素質(zhì)升級(jí)

大力開展“素質(zhì)提升”活動(dòng)，在改進(jìn)“三種作風(fēng)”上下功夫，突出“四個(gè)結(jié)合”，處理好“四個(gè)關(guān)系”，全面提升辦公室工作人員綜合素質(zhì)。

改進(jìn)“三種作風(fēng)”。一是改“學(xué)”風(fēng)，提素養(yǎng)。學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力是提升服務(wù)水平的前提。辦公室人員要勤于學(xué)習(xí)，創(chuàng)造性搞好服務(wù)工作。要樹立終身學(xué)習(xí)思想，坐得下來(lái)、靜得下心，擠出時(shí)間，鉆進(jìn)去，向書本學(xué)理論，向?qū)嵺`學(xué)經(jīng)驗(yàn)，向同事學(xué)專業(yè)，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)思路。堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，帶著問(wèn)題學(xué)，提高分析、解決問(wèn)題的能力。二是改“坐”風(fēng)，接“地”氣。辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)的重要部門，堅(jiān)守崗位，坐在辦公室里辦理公務(wù)、起草文稿、處理文件、整理資料是工作需要。然而，要提高服務(wù)的主動(dòng)性，就必須走出辦公室，多到基層去，到群眾中去，多調(diào)查研究、常走訪一線現(xiàn)場(chǎng)、細(xì)了解基層實(shí)情，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最為準(zhǔn)確的第一手資料，為機(jī)關(guān)提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為基層解決最實(shí)際的問(wèn)題。三是改“行”風(fēng)，重實(shí)干。樹立真心服務(wù)的理念，傳達(dá)真實(shí)意圖，反饋真實(shí)情況，用真心促實(shí)干。樹立精細(xì)服務(wù)的理念，注重服務(wù)細(xì)節(jié)，突出服務(wù)效率，事事細(xì)致、處處細(xì)密，將難事辦妥、急事辦穩(wěn)、雜事理清、繁事化簡(jiǎn)，把各項(xiàng)工作做得細(xì)之又細(xì)、慎之又慎、精益求精。樹立超前服務(wù)的理念，凡事超前準(zhǔn)備、超前安排、超前謀劃，做到情況提前掌握，工作提前部署，要事提前介入。樹立廉潔服務(wù)的理念，在工作和生活中嚴(yán)于律己，抵得住誘惑，經(jīng)得起考驗(yàn)，耐得住寂寞，做到“自重”“自知”“自律”。

突出“四個(gè)結(jié)合”。一是綜合培訓(xùn)與單項(xiàng)培訓(xùn)相結(jié)合。在集中組織綜合培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，辦公室要采取一對(duì)一、上門式的培訓(xùn)方式，針對(duì)辦公室服務(wù)需求開展特色化培訓(xùn)，找準(zhǔn)短板補(bǔ)短板，切實(shí)提升單項(xiàng)具體工作能力。二是內(nèi)培與外培相結(jié)合。在內(nèi)培的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持走出去，多參加上級(jí)部門、兄弟單位、業(yè)務(wù)部門組織的外部培訓(xùn)，開拓視野，擴(kuò)充知識(shí)面。三是現(xiàn)場(chǎng)交流與觀摩學(xué)習(xí)相結(jié)合。組織基層各辦公室之間，跨區(qū)域辦公室之間在業(yè)務(wù)上進(jìn)行交流、觀摩，相互學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。四是崗位實(shí)習(xí)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合。組織有崗位業(yè)務(wù)提升需求的辦公室工作人員到上級(jí)部門進(jìn)行崗位實(shí)習(xí)交流，以輪訓(xùn)的方式，使辦公室工作人員在業(yè)務(wù)上得到專項(xiàng)指導(dǎo)和快速提升。

處理好“四個(gè)關(guān)系”。一是處理好職責(zé)與職權(quán)的關(guān)系，做到到位不越位。明確工作定位，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的事，要積極主動(dòng)、敢于決斷。特別是在重大會(huì)議組織、重大活動(dòng)安排和重大事件處置上要果敢行事，積極履職。但又不能超越自己的職權(quán)，不能越位辦事。二是處理好主動(dòng)服務(wù)與輔助決策的關(guān)系，做到獻(xiàn)策不決策。干辦公室工作必須在被動(dòng)中求主動(dòng)，想問(wèn)題、辦事情盡可能早半拍、快半拍。既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，又謀領(lǐng)導(dǎo)所未謀。必須準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，依據(jù)掌握的情況，積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)出主意、提建議，努力做到參到關(guān)鍵處、謀到點(diǎn)子上。但切不可替領(lǐng)導(dǎo)決策，在重大事項(xiàng)上貿(mào)然行事，搶先行動(dòng)。三是處理好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門與服務(wù)基層群眾的關(guān)系，做到總攬不包攬。辦公室要充分發(fā)揮“橋梁紐帶”作用，在服務(wù)全局、協(xié)調(diào)各方上，做到總攬不包攬、協(xié)調(diào)不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝結(jié)群力、發(fā)揮群智，在和諧融洽的氣氛中推動(dòng)各項(xiàng)工作。四是處理好實(shí)干與名利的關(guān)系，做到出力不出名。辦公室人員要時(shí)刻保持任勞任怨的心態(tài)，遇工作就爭(zhēng)、遇困難就上、遇榮譽(yù)就讓、遇責(zé)任就抗，不爭(zhēng)位次、不搶鏡頭，多干實(shí)事、少做表現(xiàn)，甘當(dāng)無(wú)名英雄、幕后英雄，不貪名、不圖利，更不戀權(quán)。要甘于承擔(dān)責(zé)任，謙讓功勞，做到謀事不謀利、奉獻(xiàn)不索取、建功不攬功。