淺談如何做好文書檔案工作

文/孫妮

文書檔案是一個單位發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平的重要憑據(jù)，具有很高的保存或參考價值，它能很好地反映一個單位在各個歷史時期的工作和活動情況，在單位工作中起著承前啟后的重要作用。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

目前我國企事業(yè)單位中的文書檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的復(fù)合型專業(yè)人才十分匱乏。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)不明確。目前文書檔案工作在單位中的地位還沒有達(dá)到應(yīng)有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)計中，不少檔案管理機(jī)構(gòu)的地位被削弱，甚至被裁掉，其職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化。

（三）檔案管理不夠規(guī)范。在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索仍占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了 “多”而“不精”的現(xiàn)象，被誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

（五）在檔案室設(shè)置和信息開發(fā)編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級應(yīng)付檢查，隨便選幾個選題來編研，其編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差實用性不大，利用價值更小。有的選題好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對策

針對目前文書檔案管理工作狀況，提高文書檔案管理水平，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、健康化發(fā)展，筆者認(rèn)為需從如下幾個方面做起。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提。文書檔案是展示一個單位發(fā)展軌跡和建設(shè)成果的重要載體。目前，很多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作不夠重視，要真正做好文書檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)必須立足于單位事業(yè)發(fā)展的全局，把檔案管理工作納入單位事業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃中，讓職工充分認(rèn)識檔案工作的重要地位和作用，形成人人重視檔案工作的良好風(fēng)氣。

（二）制度健全是做好文書檔案工作的保障。完善的檔案管理工作制度，是做好文書檔案工作的有力措施和可靠保障。針對日前檔案管理機(jī)構(gòu)的地位和職責(zé)功能嚴(yán)重被弱化的現(xiàn)象，各企事業(yè)單位要專門設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，成立以單位主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一定數(shù)量的專兼職檔案管理人員。制訂制度，促使職工都來重視檔案工作，并認(rèn)真研究落實本部門的文書檔案工作任務(wù)，使文書檔案工作保質(zhì)保量限期完成。此外還應(yīng)該建立健全檔案工作競爭激勵機(jī)制，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)是做好文書檔案的關(guān)鍵。文書檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，就要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力。一是可通過各種形式宣傳 《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)。二是要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有檔案專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)技能的人才充實文書檔案隊伍。同時，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，積極組織文書檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高其管理水平，使文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

（四）牢記服務(wù)是做好文書檔案工作的根本。文書檔案工作的根本目的在于服務(wù)利用，在于通過認(rèn)真收集保存好第一手資料，為單位做好翔實的歷史記錄，積極開發(fā)利用檔案資源，為單位各項工作提供更加便捷的服務(wù)。這就要求我們強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。使得文書檔案工作更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為單位事業(yè)服務(wù)，為各類咨詢查證服務(wù)。其次，要提高管理素質(zhì)，拓寬服務(wù)渠道。要轉(zhuǎn)變思想觀念，與時俱進(jìn)，充分認(rèn)識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)服務(wù)功能。