事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

吳曉偉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟文化水平的逐漸提升，事業(yè)單位中檔案的數(shù)量逐漸的增多，事業(yè)單位工作人員的工作難度也相對增加。如今在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的時代，我國的檔案管理工作可以和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，開展檔案管理的信息化管理。在事業(yè)單位檔案管理工作中，做好信息化建設(shè)工作能夠增強檔案信息的應(yīng)用效果。但在開展檔案管理實際工作中，會存在一些不足，基于此，本文從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題展開論述，詳細(xì)闡述了事業(yè)單位可以采取優(yōu)化設(shè)備配置、完善配套制度、提升工作者專業(yè)水平、引進高新信息安全技術(shù)、保持建設(shè)理念的先進性這幾項措施來緩解信息化建設(shè)問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息建設(shè);事業(yè)單位

引言

在以往的事業(yè)單位檔案管理中，由于信息技術(shù)水平有限，導(dǎo)致了檔案信息的管理工作效率低下，如今出現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)，利用信息化管理手段，極大方便了檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是指用計算機等智能化工具代替人工操作，提高檔案實體管理效果和檔案利用服務(wù)質(zhì)量的一系列活動，開發(fā)事業(yè)單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設(shè)效果，工作者需要深入分析建設(shè)中存在的問題，并采取有效措施，推進科學(xué)、合理的檔案管理信息化建設(shè)方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強事業(yè)單位檔案信息的效用，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作順利進行。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.配套設(shè)備不完善

配套設(shè)備是信息化建設(shè)的主要硬件支持，其完善程度直接影響著檔案管理信息化建設(shè)的落實效果。但現(xiàn)階段，政府部門對信息化建設(shè)的投入有限，導(dǎo)致各項硬件設(shè)施尚未配置到位，阻礙了檔案管理信息技術(shù)的正常應(yīng)用。同時，在設(shè)備使用過程中，管理部門往往會忽略設(shè)備的檢修工作，造成設(shè)備長期處于不良的工作狀態(tài)，而且會縮短設(shè)備的使用壽命，使一部分硬件設(shè)備出現(xiàn)了閑置、損壞等問題，無法正常使用，這些問題如果不能得到及時的解決，就會產(chǎn)生應(yīng)用設(shè)備配置不完善的問題，為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)增添難度。此外，配套設(shè)備的不完善還會直接影響信息化系統(tǒng)軟件的穩(wěn)定性，降低工作者的信息技術(shù)使用效果，制約了檔案管理的發(fā)展。

2.配套制度不健全

信息化建設(shè)中各項工作的落實離不開配套制度的支持。然而，當(dāng)前事業(yè)單位的信息化建設(shè)方案缺乏詳細(xì)的規(guī)劃和設(shè)計，導(dǎo)致配套制度存在模糊不清、覆蓋面小等問題，降低了制度的號召力和約束力，不利于檔案管理信息化的推進。在此過程中，由于缺乏配套制度的約束，使工作者對建設(shè)工作缺乏自覺性和積極性，同時，管理者在履行自身責(zé)任和義務(wù)的過程中也難以找到相應(yīng)的依據(jù)，降低了信息化建設(shè)策略的可執(zhí)行性。此外，缺少配套制度的監(jiān)督也會造成人為的失誤操作和違規(guī)操作很難得到控制，弱化信息化建設(shè)決策和落實的準(zhǔn)確性。

3.工作者專業(yè)水平有限

在事業(yè)單位的信息化建設(shè)中，工作者的專業(yè)水平在很大程度上影響著信息技術(shù)的應(yīng)用效果。就目前來看，部分工作者對于檔案管理工作的認(rèn)識不足，僅將其看成程序化的邊緣性工作，未了解到檔案在事業(yè)單位決策中的重要性，因此，在信息技術(shù)上缺少自我提升意識，使得各項高新信息技術(shù)難以在檔案管理工作中推行。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)者早已適應(yīng)了以往的工作狀態(tài)，沒有意識到信息化建設(shè)為工作帶來的益處，因此，對培訓(xùn)工作并不重視，使工作人員獲取信息化檔案管理知識的渠道匱乏，難以及時接觸到先進的信息化管理技術(shù)，降低了檔案管理團隊的專業(yè)水平，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

4.信息安全難以保障

由于信息技術(shù)發(fā)展的速度快，并且缺乏規(guī)范的管理制度束縛，即使檔案管理技術(shù)不斷更新也難以彌補，系統(tǒng)仍然存在著很大的漏洞，在事業(yè)單位內(nèi)部所留存的檔案中涉及到許多私密的個人信息、單位保密情況等內(nèi)容，如果信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)了安全問題，就很容易引起大量重要信息失竊，引發(fā)嚴(yán)重的信息安全事故。但是，很多事業(yè)單位在信息化建設(shè)中對系統(tǒng)程序設(shè)計的審核不嚴(yán)格，不能及時地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中潛在的信息安全風(fēng)險，降低了系統(tǒng)的信息安全性。

此外，事業(yè)單位對職工的信息技術(shù)操作管理比較粗放，一些涉密計算機經(jīng)常被隨意使用，很多內(nèi)部工作人員對信息技術(shù)的了解不夠深入，信息安全意識十分淡薄，使內(nèi)部重要信息很有可能由于職工的錯誤操作而被泄露出去，不法分子對這些暴露在外的信息非法利用，達到不可告人的秘密，使事業(yè)單位的利益遭到威脅，降低事業(yè)單位檔案信息化管理的效果。

5.信息化建設(shè)理念落后

在事業(yè)單位信息化建設(shè)中，正確、先進的建設(shè)理念，是保證信息化建設(shè)工作準(zhǔn)確性的重要因素。但部分單位領(lǐng)導(dǎo)者對信息化的認(rèn)識不夠，并且忽略了檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，因此，在信息化建設(shè)中持有被動意識，無法跟上先進的信息技術(shù)建設(shè)理念，降低了檔案管理工作的發(fā)展水平。此外，有些部門干部職工習(xí)慣于以往的工作方式，對紙質(zhì)文件具有較強的依賴性，工作理念比較傳統(tǒng)，不具備足夠的學(xué)習(xí)意識，難以順利接受當(dāng)前的信息化建設(shè)理念，在信息化方面的積極性較低，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。

6.沒有合理開發(fā)檔案信息資源

事業(yè)單位檔案管理工作有極大的應(yīng)用價值，但目前，我國事業(yè)單位難以將所有的檔案資源加以利用和開發(fā)，很多事業(yè)單位檔案管理人員觀念比較保守，認(rèn)為檔案信息比較過時，利用價值并不高，所以沒有對這些資源進行有效的管理，更多的檔案信息資源沒有被采集，出現(xiàn)了信息不斷地被重復(fù)加工的情況。因此，一些事業(yè)單位雖然實現(xiàn)了技術(shù)上的信息化建設(shè)，但是在信息技術(shù)應(yīng)用和資源開發(fā)程度上還遠遠不夠，如今很多事業(yè)單位檔案信息的質(zhì)量不高。

其次，我國對于檔案信息的管理嚴(yán)格，很多的檔案信息不對外開放，如今很多事業(yè)單位建立了信息化數(shù)據(jù)庫，信息化數(shù)據(jù)庫也未能得到合理的管理和開發(fā)，由于大多數(shù)事業(yè)單位信息化建設(shè)不完善，事業(yè)單位之間無法實現(xiàn)通暢的信息交流和共享。對于現(xiàn)代信息技術(shù)來說，其最大的意義在于利用信息技術(shù)的優(yōu)勢處理好數(shù)據(jù)信息，但是，現(xiàn)階段還沒有充分地發(fā)揮出檔案管理信息化技術(shù)建設(shè)的價值。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的解決措施

1.優(yōu)化設(shè)備配置

為了緩解設(shè)備配置問題，奠定扎實的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，政府部門需要加大在硬件上的投入，并完善配套的檢修維護措施，確保各項先進信息技術(shù)能夠順利應(yīng)用到檔案管理中。在設(shè)備配置上，政府部門要規(guī)劃好信息技術(shù)引進計劃，并根據(jù)信息技術(shù)的作用規(guī)律，來為各個事業(yè)單位合理配置硬件設(shè)備，同時，在安排采購工作時，選擇口碑好、規(guī)模大、資質(zhì)齊全的設(shè)備供應(yīng)商，從源頭保障設(shè)備的質(zhì)量。

此外，領(lǐng)導(dǎo)者還要結(jié)合硬件設(shè)備的運行規(guī)律以及檔案管理工作安排，科學(xué)規(guī)劃檢修維護方案，而且要針對設(shè)備運行中容易發(fā)生的故障，提前做出應(yīng)對策略，縮短故障維修的時間，保障信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。對于老舊設(shè)備，事業(yè)單位要及時進行淘汰和更新，并及時提取老舊設(shè)備的剩余價值，避免出現(xiàn)浪費，進而深入優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果。

2.完善配套制度

配套制度作為各級職工干部共同落實事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支持，單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出一套完善的配套制度，使各級職工干部在履行自身責(zé)任和義務(wù)過程中能夠?qū)崿F(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動檔案管理的信息化進程。在配套制度建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)者需要先結(jié)合當(dāng)前的實際情況，制定出合理的信息化建設(shè)目標(biāo)，并圍繞該目標(biāo)規(guī)劃出科學(xué)、詳細(xì)的建設(shè)方案，然后針對各項工作的具體落實，制定詳盡的操作規(guī)范和細(xì)則，再在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一系列的配套操作管理，提高各級職工干部對建設(shè)任務(wù)的自覺性。

此外，針對建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)者還要建立合理的獎懲機制，并將其細(xì)化到具體的操作上，增強各級職工干部對建設(shè)工作的積極性。同時，完善檢查監(jiān)督管理制度，落實定期檢查、不定期抽查等工作，使單位能夠全面掌握建設(shè)任務(wù)的完成情況，之后再將檢查評估結(jié)果計入到個人績效中，減少干部職工的失誤操作和違規(guī)操作，保障信息化建設(shè)工作的準(zhǔn)確落實。

3.提升工作者專業(yè)水平

2019年9月8日在甘肅省舉行的脫貧攻堅檔案資料規(guī)范化管理培訓(xùn)會，此次培訓(xùn)有13個省的工作者參與，并在培訓(xùn)會上進行了交流發(fā)言。培訓(xùn)圍繞信息化、“六個精準(zhǔn)”要求等內(nèi)容展開，優(yōu)化了檔案管理工作者的信息技術(shù)水平。為了保障工作者的專業(yè)水平得以滿足信息化建設(shè)的要求，事業(yè)單位要認(rèn)識到當(dāng)前人力資源市場內(nèi)優(yōu)質(zhì)人才緊缺的現(xiàn)狀，并適當(dāng)提高招聘標(biāo)準(zhǔn)和待遇水平，吸引更多的高素質(zhì)、高技術(shù)的信息化人才參與到檔案管理工作中，同時，根據(jù)當(dāng)前信息化建設(shè)的需求，將信息技術(shù)內(nèi)容融入到考核中，確保被錄用人才具有扎實的信息技術(shù)基礎(chǔ)，實現(xiàn)從源頭優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)水平，弱化信息建設(shè)中的阻礙。

此外，領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)積極組織培訓(xùn)活動，定期組織相應(yīng)的考核，加深其對信息化建設(shè)、檔案管理的認(rèn)識，使檔案管理工作人員逐步意識到兩者的重要性，調(diào)動他們的自我提升意識，使其能夠不斷提高計算機操作能力，掌握良好的網(wǎng)絡(luò)信息化基礎(chǔ)知識，豐富計算機管理經(jīng)驗，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用及其操作能力，樹立起終身學(xué)習(xí)的意識，使其能夠不斷滿足檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展對管理人員素質(zhì)的客觀要求，更好的服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理事業(yè)。事業(yè)單位檔案管理部分為非盈利單位，調(diào)動不起積極性可以建立激勵性競爭機制。

4.積極引進高新信息安全技術(shù)

為了保護事業(yè)單位的信息安全，優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果，首先，預(yù)警工作是極其重要的因素。事業(yè)單位對于可能預(yù)見的危險性隱患防患于未然，起到預(yù)見的作用。在事業(yè)單位計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，保證每個成員能夠相互協(xié)作、相互配合，降低網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險發(fā)生的幾率，通過防御不法分子通過惡意手段入侵，提高事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全性。其次，事業(yè)單位應(yīng)積極引進高新信息安全技術(shù)，并加以有效的推廣和落實，強化各級干部職工的信息安全意識，排除威脅檔案管理技術(shù)應(yīng)用安全的因子，使檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)得以順利落實。例如，利用防火墻技術(shù)，實現(xiàn)信息的互聯(lián)互動，還可以通過反擊使網(wǎng)絡(luò)入侵者無法實施入侵，破壞檢測系統(tǒng)難以得逞。

在信息安全技術(shù)方面，領(lǐng)導(dǎo)者要注意規(guī)范工作者的日常操作，嚴(yán)禁隨意使用涉密計算機，在主觀上落實信息安全技術(shù)。同時，領(lǐng)導(dǎo)者要及時將高新安全技術(shù)引入到事業(yè)單位的信息化檔案管理中，深入優(yōu)化檔案管理工作的安全性，為檔案信息技術(shù)提供可靠保障。例如，在甘肅省檔案管理中推行的文字材料雙層PDF、設(shè)備工程圖紙DWF或矢量化，使檔案的交接、存儲、調(diào)取等環(huán)節(jié)實現(xiàn)了規(guī)范化和信息化，全面提升了檔案的抗風(fēng)險能力，深化了檔案管理信息化的落實。總之，事業(yè)單位檔案管理工作必須做到嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)守規(guī)定，將機密文件和管理資料的安全性工作落實。

5.保持建設(shè)理念的先進性

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)保持在理念上的先進性，深刻意識到檔案資料對于事業(yè)單位運作、決策等方面的重要作用，并了解到檔案管理工作所具備的服務(wù)功能和性質(zhì)，從主觀上積極適應(yīng)當(dāng)前的無紙化辦公模式，牢固樹立全局意識，配合事業(yè)單位完成信息化建設(shè)任務(wù)，使檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，各級領(lǐng)導(dǎo)干部還要具有足夠的學(xué)習(xí)意識，時刻關(guān)注當(dāng)前時代的發(fā)展，貫徹自我提升思想，構(gòu)建新的思維模式，使信息化建設(shè)工作能夠適應(yīng)當(dāng)前各方面形勢的變化，并及時抓住信息化改革契機，將先進的管理模式、技術(shù)引入到檔案管理中，放大信息化建設(shè)的價值。

6.對檔案信息資源進行合理開發(fā)

如今，在事業(yè)單位檔案管理工作中還沒有對檔案信息資源進行充分的開發(fā)和利用，檔案資源的共享還沒有實現(xiàn)，想要實現(xiàn)檔案信息的有效共享可以從以下兩個方面來進行：

首先，由于部分檔案管理信息較為保密，沒有被開發(fā)利用，還有一些檔案管理信息由于技術(shù)水平的限制也沒有被開發(fā)，不易進行共享，為了解決這個問題，可以通過網(wǎng)絡(luò)云計算工程進行，因為云計算中有龐大的數(shù)據(jù)，并且有專業(yè)水平極高的技術(shù)人員進行數(shù)據(jù)的管理，他們利用尖端的科學(xué)技術(shù)進行數(shù)據(jù)的分析和處理，能夠?qū)崿F(xiàn)和時代的同步發(fā)展，因此，可以通過云計算實現(xiàn)不同計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的資源共享。

其次，要加強對開放事業(yè)單位檔案信息的宣傳工作，做好檔案信息的報道和交流，例如，通過微信公眾平臺推出檔案館的工作性質(zhì)，檔案信息的含義、意義和現(xiàn)狀，引導(dǎo)人們正確的認(rèn)識檔案館，科學(xué)合理的利用檔案資源。

三、結(jié)論

綜上所述，有效緩解事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題，能夠提升單位檔案管理水平。作為事業(yè)單位相關(guān)管理工作人員，要充分重視檔案信息化管理建設(shè)，并不斷提高信息化管理水平，解決在檔案管理實際工作中存在的問題，要提高對信息化管理的重視程度，提升管理人員的信息技術(shù)水平，通過采取各種解決措施，可以優(yōu)化硬件設(shè)備配置、規(guī)范化各級領(lǐng)導(dǎo)職工的操作、增強工作者業(yè)務(wù)能力、保護事業(yè)單位信息安全、放大信息化建設(shè)的價值，從而推動檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，構(gòu)建一個公正、權(quán)威的事業(yè)單位檔案管理體系，為我國檔案信息化的建設(shè)和管理奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]郭秀卒.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望，2020

[2]李 欣.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2019

[3]王 麗.檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].中外企業(yè)家，2019

（作者單位：甘肅省民勤縣檔案館）