2003～2013年日本機構(gòu)知識庫的發(fā)展與服務(wù)*

王洪華

（廣東石油化工學院圖書館 廣東茂名 525000）

1 引言

2013年12月“斯坦福大學圖書館全球研究型圖書館創(chuàng)新獎（SPIRL）”啟動第二季評選，用于鼓勵那些有效和持續(xù)性創(chuàng)新的工程或課題項目。經(jīng)評選，獲得表彰獎之一的是日本國立情報學研究所的JAIRO Cloud項目（2012年4月始運營），該項目是在日本機構(gòu)知識庫在線（Japanese Institutional Repositories Online，IAIRO，2008年10月試運行，2009年4月投入使用）基礎(chǔ)上發(fā)展起來的新項目，獲獎引起了眾人的關(guān)注。在我國，教育部高等學校圖書情報工作指導委員會在2014年舉辦了首屆全國高校圖書館服務(wù)創(chuàng)新案例大賽，說明我國圖書館界鼓勵形成新的服務(wù)創(chuàng)新案例，而日本的JAIRO Cloud項目之所以能夠在全球范圍內(nèi)獲獎，其中也蘊含著諸多發(fā)展過程中的創(chuàng)新案例，值得我們借鑒。此外，雖然國內(nèi)的中文期刊里有少量文章介紹過日本機構(gòu)知識庫的典型案例或發(fā)展概況，但介紹還顯得不夠深入或存在誤解，例如，認為“日本的機構(gòu)知識庫的數(shù)量及其內(nèi)容一直處于增長勢頭，這在很大程度上得益于日本政府的支持”，認為對我國的啟示是，“國家更應(yīng)該從宏觀政策方面進行引導，提供支持”。又如，有的啟示認為“如果政府管理部門能給予更大的扶持，幫助高校建立機構(gòu)庫，增加考核機制和激勵措施，相信會有更多的高校投入到開放存取運動中”，還有的認為我國落后的原因是，“從國家層面看，還缺乏對開放獲取的了解，缺乏相關(guān)的國家政策來推動開放獲取”。這些認識誤區(qū)的存在，必然會影響到真實的了解與借鑒。因此本文譯介自2003年以來日本機構(gòu)知識庫的發(fā)展特點、歷程及典型服務(wù)案例。

2 日本機構(gòu)知識庫的發(fā)展缺乏政府的支持

日本開放獲?。∣A）運動的一個主要特征就是一直以來都是政府很少參與這項運動，也很少發(fā)生關(guān)于促進綠色OA及金色OA的爭論，這也是有別于歐洲及北美國家的特點。因此，到2013年4月前，日本沒有出現(xiàn)要求個人存檔資料到OA平臺上的行政要求或授權(quán)，相反，卻是圖書館員在機構(gòu)知識庫（IR）里擔任管理者角色，并為IR庫的發(fā)展做出了貢獻。日本OA運動所獲得的財政支持，主要是來自于日本國立情報學研究所的科學網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施計劃項目（the Cyber Science Infrastructure（CSI）Programme，CST）去支持發(fā)展。這種自底向上的“草根”活動方式，基本上可讓利益相關(guān)者自由的發(fā)出自己的聲音，而且是具有參與意識的投入，因此可引導利益相關(guān)者真正理解IR庫及OA運動的意義。不過，離開了行政力量的支持，完全憑借圖書館行業(yè)去宣傳、發(fā)展OA運動，這意味著要很頑強的、不屈不撓的、一步一步的投入到這項工作中去。這種不放棄的精神，也是日本開展IR庫活動所特有的一個特點。此外，日本有的大學及研究機構(gòu)組建了數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟（Digital Repository Federation DRF），因此，我們可一并了解該聯(lián)盟是如何支持IR庫發(fā)展并開展哪些行動方案的。為了了解日本的IR庫發(fā)展歷程，我們先引用日本的IR庫統(tǒng)計數(shù)據(jù)，見表1。

表1 2007年～2014年日本的IR庫統(tǒng)計情況［2］

2003年，日本國立千葉大學（Chiba University）建立了第一個機構(gòu)知識庫。之后，由表1可見，至2014年，有超過400所大學和研究機構(gòu)相繼建立了所在單位（區(qū)域）的IR庫，這些IR庫累積的全文文獻數(shù)量已經(jīng)超過了100萬條記錄。這些全文內(nèi)容，都可以在日本國立情報學研究所負責管理運作的JAIRO里可見。表1中，“單位”列里的數(shù)目大于“IR庫”數(shù)量，是因有的單位是共同擁有某一個區(qū)域的IR庫。例如，JAIRO Cloud項目中，由于IR硬件及軟件系統(tǒng)是由幾個機構(gòu)共享的，因此，能減輕每個機構(gòu)的單獨負擔。對于一些中小型的機構(gòu)而言，集團聯(lián)盟的IR庫就扮演著重要角色，因為這些中小型機構(gòu)若要獨自建立IR庫，在遇到重大困難時，將很無助。目前，大概一半的私人和地方公立大學，也包括一些大專院校，國家級技術(shù)院校，已經(jīng)使用聯(lián)盟的IR庫系統(tǒng)來建立他們的IR庫。在日本，高等教育機構(gòu)的總數(shù)已經(jīng)超過了1200多所，其中有447所機構(gòu)已經(jīng)擁有了他們自己的IR庫。表1所缺的關(guān)于2007年之前的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可參考孫頡，陳昌林等人的譯介。表1中，“全文量”是指目前可提供查看全文內(nèi)容的記錄數(shù)，“所有內(nèi)容量”列里的數(shù)目大于“全文量”是因有的記錄還因各種原因未能上傳全文共享。IR庫的內(nèi)容，他們一般分類為：期刊論文、學位論文、院系部門簡報、會議論文、演示報告、圖書、技術(shù)報告、文章、預(yù)印本、學習材料、數(shù)據(jù)、軟件、其他等等類別，這些分類的百分比，可從網(wǎng)站上免費查看相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

3 日本機構(gòu)知識庫的人才隊伍不穩(wěn)定

日本專門從事IR庫管理的職位，他們用“Repository Managers”來對外翻譯宣傳，因此本文則譯為IR庫管理者。正如上面提到的，尤其是表1數(shù)據(jù)，很直觀的可看到，IR庫的數(shù)量，以及內(nèi)容數(shù)量，一直在穩(wěn)步增加。這就很需要一批專門的IR庫管理者來從事這項工作。而且，如同大多數(shù)國家一樣，日本的主流意見也認為具有館員學術(shù)職務(wù)的圖書館員（Academic Librarian）比較適合充當IR庫管理者的角色。因此，通常由這些館員去接近研究者，并開展互動交流?？梢哉f，任何一個IR庫的發(fā)展背后，都存在館員幕后的交流活動去推動IR庫發(fā)展。例如，為了增加開放獲取的內(nèi)容數(shù)量，很重要的環(huán)節(jié)就是要鼓勵研究人員理解當前的學術(shù)交流形式，并且了解開放獲取的真正意義。根據(jù)日本的經(jīng)驗，他們認為面對面的交流特別有效，可以說是最有效的方法。

然而，值得注意的是，在日本，如同其他的行政人員一般，館員經(jīng)常要定期的轉(zhuǎn)換崗位（轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)角色）。這種周期性轉(zhuǎn)換崗位、角色的做法，是旨在確保圖書館員在圖書館里，可以體驗各種服務(wù)方式、內(nèi)容。這種定期轉(zhuǎn)變，平均每三年會發(fā)生一次。換崗位時，圖書館員需要被轉(zhuǎn)換到所在館里的不同部門，或者到其它大學圖書館里，或者到其他地方任職。而每個機構(gòu)里的IR庫管理者數(shù)量，大概就是平均設(shè)有一個全職人員，在大多數(shù)情況下，IR庫管理者同時還要負責其它的服務(wù)內(nèi)容。當輪轉(zhuǎn)崗位的周期發(fā)生時，每年將平均有大概60-70位的新IR庫管理者更替過來。導致的結(jié)果是，維持和發(fā)展每個IR管理者既有的經(jīng)驗、知識比較困難，而通過辛苦耕耘之后建立起來的跟教職工的良好合作關(guān)系也較難維持。

因為存在換崗的過渡問題，因此，為了避免承接不良問題，逐漸形成了一種新的共識，每位入職為IR管理者的館員都必須掌握一些基本知識和技術(shù)，而且在工作過程中，要跟他們所在圖書館或機構(gòu)里的其他同事分享、交換業(yè)務(wù)信息、經(jīng)驗。2006年11月成立數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟后，IR庫管理者才有機會進一步促進不同圖書館（機構(gòu)）之間的IR庫管理者同行交流。數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟是一個全國性的組織機構(gòu)，有155所（截止2014年6月）高?；蜓芯繖C構(gòu)已加入，它的工作重點是發(fā)展信息共享，以及持續(xù)專業(yè)發(fā)展，以保障IR庫可以持續(xù)及有效的管理。因此，總的來看，經(jīng)過多年的發(fā)展，IR庫的人才隊伍既可以保持新鮮血液的注入，又不造成銜接的紊亂。

4 日本國立情報學研究所支持的項目內(nèi)容

為了促進高校等研究機構(gòu)的IR庫發(fā)展，日本國立情報學研究所支持了一些項目的開展。

4.1 日本的學會版權(quán)政策 （Society Copyright Policies in Japan，SCPJ）

日本大概有2600多個學術(shù)社團（2013年4月前有2500多個，截至2014年6月在SCPJ網(wǎng)站上登記的則有2609個），每個社團都用日語出版一份或多份期刊。雖然，日本研究者書寫他們的主要專業(yè)論文時采用英語語言，但是，他們也寫一些日文論文用于國內(nèi)出版，而且，有很多領(lǐng)域，例如國內(nèi)法、區(qū)域研究，以及日本文學、日文論文也很重要。由于每個學術(shù)社團的版權(quán)政策都不同，因此，筑波大學（University of Tsukuba）和其它合作者參照英國諾丁漢大學建立的SHERPA/RoMEO數(shù)據(jù)庫，來建立SCPJ數(shù)據(jù)庫，用于日本期刊雜志的版權(quán)政策查詢。大多數(shù)的日本學術(shù)社團是很小型的，僅僅出版一種或者至多幾種期刊，而且許多社團并沒設(shè)置一個長久性的秘書處，因此，在大多數(shù)情況下，還沒理清楚自我典藏（selfarchiving）的規(guī)定。目前，大概有超過50%的期刊被歸類為“灰色（Gray）”等級，見表2。

4.2 IR評估工具 （Repository Outcomes Assessment Tool，ROAT）

ROAT項目（2006-2013）由千葉大學圖書館主辦，旨在發(fā)展一種標準方法，用于捕捉、精煉和報告真實的訪問IR庫內(nèi)容的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，兼顧觀察通過IR庫傳播知識的社會影響力。這個項目出版了一個關(guān)于用戶訪問日志數(shù)據(jù)的分析指南，也發(fā)展了一個可以消除多余數(shù)據(jù)的統(tǒng)計系統(tǒng)，例如，消除機器訪問數(shù)據(jù)（robot accesses）。與COUNTER指南一樣，可用來報告文章級別的真實訪問數(shù)據(jù)。ROAT使用的統(tǒng)計概念，有開放獲取文章可參考。

表2 日本學術(shù)社團的OA政策分類及現(xiàn)狀統(tǒng)計

4.3 IRcuresILL項目及存儲庫聯(lián)絡(luò)項目（Repository Liaison Project）

IRcuresILL項目（2008-2010）是由日本小樽商科大學（Otaru University of Commerce）負責建立、執(zhí)行。正如前文所述，在日本，IR庫的管理者也是圖書館員，因此建立這個項目的最初想法是，IR庫和館際互借（文獻傳遞）是等同形式的服務(wù)，都需要提供文獻給那些需求用戶。一旦某個文獻通過館際互借（文獻傳遞）執(zhí)行處理后，再轉(zhuǎn)為存放在IR庫里提供開放獲取，那么在館際互借（文獻傳遞）中，對這篇文獻的需求也就消失了。在館際互借（文獻傳遞）的日志分析里，可看到所有日本的大學圖書館里，重復的文獻需求，每年僅發(fā)生118次。

構(gòu)建這個項目的另外一個設(shè)想是，當大學機構(gòu)雇傭的教職工通過在館際互借（文獻傳遞）服務(wù)尋找文獻時，就應(yīng)該同時讓這些機構(gòu)去尋求說服他們的教職工存放他們的作品到他們機構(gòu)的IR庫里。而且該項目組認為，通過OA渠道獲取文獻比使用館際互借（文獻傳遞）更為方便、實用，可作為一種文獻提供的補充服務(wù)方式。

存儲庫聯(lián)絡(luò)項目（2011-）是繼IRcuresILL項目之后的延續(xù)性項目，由日本小樽商科大學為首的幾所大學主辦開展。這個項目致力于發(fā)展機構(gòu)的開放獲取倡議宣傳工作和政策保障工作，包括下文會提到的各種活動項目以及圖書館員個體的發(fā)展計劃。旨在分享信息和促進學術(shù)交流討論，不僅僅關(guān)注建立IR庫內(nèi)容，也包括加強與全體教職工的聯(lián)系。

4.4 篩查鑒定項目（MaiIdentity）

當某用戶想查看某個研究人員的完整研究成果時，就需要篩查出那些具有相同名字，但卻不是同一個人的系列作者。然而，基于作者名字的字符串，很難去識別不同的作者。于是，MaiIdentity項目（2010～2012）作為消除歧義的方法則誕生了，它一直致力于提高作者途徑的篩查檢索效率。金澤大學（Kanazawa University）在這項工作中發(fā)揮了關(guān)鍵作用，之后，該大學與國立情報學研究所合作，繼續(xù)發(fā)展這項工作。

5 圖書館員的創(chuàng)新服務(wù)案例

2013年4月財團法人日本科學技術(shù)振興機構(gòu)（JST）發(fā)布了開放獲取政策，要求受到JST資助的日本科研論文在刊物上發(fā)表后，一年內(nèi)必須免費公開其原文內(nèi)容。由于JST是日本科學技術(shù)信息流通的中央管理機關(guān)，以及日本全國科技研究經(jīng)費的主要資助機構(gòu)，因此該項政策可視為一項日本國家政策。在此之前，日本IR庫通常是由IR庫管理者開展草根式的基層活動去推廣、促進。例如，在高校（或研究機構(gòu)）里，IR庫管理者會參與一些教職工的會議，來模擬演示他們的IR庫，同時，也向教職工派發(fā)宣傳資料（海報、講義、傳單等）。從發(fā)展過程來看，已經(jīng)有越來越多的IR庫管理者感覺到，個體宣傳是最有效的促進開放獲取方法。總之，在不能依靠行政授權(quán)要求研究成果開放獲取前，IR庫很需要每一位IR庫管理者共同努力穩(wěn)步宣傳。

基本上，每一個機構(gòu)里的IR庫管理者都會開展各種活動，旨在吸引研究者來促進開放獲取內(nèi)容的發(fā)展。此外，他們在數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟的虛擬社區(qū)里，也會分享一些早期的用戶報告。這些報告都涵括了他們的工作經(jīng)驗，例如，確定一些比較好的實踐方式，提供一些學習班的講義，提供一些聯(lián)系人的郵件列表。所有這些用戶服務(wù)報告，都可讓IR庫管理者積極參與到這個虛擬社區(qū)，互相勉勵改進服務(wù)方式，并投入到這個開放獲取共享事業(yè)中去。下文將尋找他們曾經(jīng)為了普及OA活動的足跡，以及發(fā)現(xiàn)他們發(fā)展IR庫的特有想法及特別行動項目。

5.1 開展特定循環(huán)數(shù)值的采訪會談

網(wǎng)民一般很熟悉蓋樓貼，這是形象的比喻所發(fā)帖子不斷積累層級，形如蓋樓。商業(yè)公司常采用這種方式去吸引客戶參與蓋樓貼式的營銷活動，例如，對某個特定樓層數(shù)的帖子給予獎勵。日本的IR庫管理者也常采用這類方式進行推廣活動，例如，當某個論文作者提交存檔論文時，其提交的記錄序數(shù)，剛好是一個具有里程碑式影響意義的存檔記錄數(shù)時，就對這個論文作者進行采訪會談。一般會關(guān)注諸如第100個、第1000個存入到IR庫的記錄。2006年北海道大學（Hokkaido University）曾對第10000個存檔的作者進行會談。

在訪談會議上，交流的內(nèi)容主要包括作者所關(guān)注的內(nèi)容、研究的主題，以及作者對開放獲取所持的觀點。關(guān)于自我典藏的優(yōu)點、開放獲取的積極影響，往往就是讓全體教職工看到，他們的研究者有機會在同一個機構(gòu)里，跟其他同事進行交流。此外，除了舉辦會談訪問外，在互聯(lián)網(wǎng)上出版訪談內(nèi)容，也可以讓研究者們的高質(zhì)量研究內(nèi)容獲得更好的展示。

對于面談會與參觀訪問實驗室的機會，并不局限于要獲得里程碑式的存檔紀錄數(shù)字。例如，小樽商科大學自2008年以來，每間隔100次的紙質(zhì)論文提交存檔作者，都有機會獲得一次采訪面談會。此外，對于那些文章獲得典型下載數(shù)量的作者，以及新入職的教職工，都會給予開展有紀念意義的采訪會談。截至2012年12月，小樽商科大學開展的采訪總次數(shù)達到55次。北海道大學則采用“好友推薦（Iitomo operation）”方式來操作，在這個模式下，他們允許那些已經(jīng)接受過采訪的研究者，介紹數(shù)位其他研究者來獲得下次被采訪的機會。

5.2 注重有效的自我典藏鼓勵方法

很明顯，要想得到高效率的論文索取，就不能對研究人員簡單、籠統(tǒng)的提出“請?zhí)峤荒愕恼撐摹币?，而是要對每位研究人員提出“請?zhí)峤荒切┨囟ㄕ撐摹?。因此，IR庫管理者，首先要使用Web of Science、Scopus或者CRIS（Current Research Information System）等索引工具檢查每位研究人員最近出版的論文列表，同時，還要了解每個出版社關(guān)于自我典藏的版權(quán)政策（如前文的SCPJ項目）。搜集整理好論文清單列表后（見表3），他們才開始去走訪實驗室，或參加一些說明會。或者，將這些清單列表放在眾目睽睽之下的圖書館柜臺上。這樣，當研究人員有一些差事要來圖書館時，他們可隨手撿起這些清單列表，然后意外發(fā)現(xiàn)有針對讓他們?nèi)ゴ鎯φ撐牡綑C構(gòu)庫的邀請。這樣的細節(jié)處理，一方面可讓IR庫管理者事先摸清要獲取那些資料，同時，也可讓研究人員感受到被重點關(guān)注了，油然而生配合的意愿。

5.3 提供通知下載量的提醒服務(wù)

為了說服研究人員認同自我典藏的優(yōu)點，一些機構(gòu)開設(shè)了定制服務(wù)功能，例如，定期使用電子郵件通知研究人員所存檔文獻的被訂閱統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)包括訪問量、使用統(tǒng)計量等。諸如下載次數(shù)、頁面瀏覽次數(shù)、訪問者的地址等數(shù)據(jù)、都可以定制自動發(fā)送。研究人員對此服務(wù)的反應(yīng)是非常好的。正可謂是，確鑿證據(jù)是優(yōu)于任何形式的宣傳，換句話說，看到的才是可信的。而且，從IR庫里定期發(fā)出電子郵件通知，也可以視作為一個IR庫正在發(fā)揮重要作用的有效提醒。有一些機構(gòu)甚至會隨著每個季節(jié)的變化來改變他們的電子郵件問候語，而且還會插入一些重要的消息在回復文本里。

表3 邀請論文作者上傳文檔的列表樣式

5.4 制作各種小禮品

除了海報、宣傳目錄、小講義冊子和通訊等形式的文本廣告外，許多機構(gòu)還添置了雜物贈品，例如筑波大學、小樽商科大學、北海道大學等高校圖書館將標印有IR庫名字的手提袋、筆、雨傘、便條本等為贈品，開展實物贈品宣傳。此外，最近一些機構(gòu)還在他們的博客、微博、臉書，或者大學網(wǎng)站上進行發(fā)帖宣傳，主要是發(fā)布能提升他們IR庫形象與影響力的主題內(nèi)容。例如，東京牙科學院（Tokyo Dental College）專門設(shè)置有一個IR庫的博客，博客的主要內(nèi)容是報道當前的上傳存檔的記錄狀態(tài)，這顯然也是一個跟研究人員有效溝通的形式。

6 發(fā)展機構(gòu)知識庫的聯(lián)盟社區(qū)

數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟成立以來，形成了一種開放討論的信息共享方法，至2013年7月前，討論的帖子數(shù)總計已經(jīng)超過4400條以上，訪問網(wǎng)站的數(shù)量已經(jīng)達到270000次以上。討論的主題范圍廣泛，從現(xiàn)存的實際問題到當?shù)丶笆澜绶秶鷥?nèi)的開放獲取運動發(fā)展等問題。如，元數(shù)據(jù)精確描述、OA授權(quán)要求、內(nèi)容重復利用，以及芬奇報告（the Finch Report）等等。有時，成員會自愿上傳翻譯版的海外文章。數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟的網(wǎng)站上還會出版事件通知和事件報告，應(yīng)用案例或者技術(shù)信息，以及時事通訊（月刊）。

數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟還組織專題討論會（包括全國性、區(qū)域性、分主題類的、IT技術(shù)類的）以及各種培訓來實現(xiàn)持續(xù)專業(yè)發(fā)展。自2011年后，培訓課程按早期從業(yè)者和高級IR庫管理者進行分類開展。例如，高級IR庫管理者的培訓會圍繞整個學術(shù)交流發(fā)展背景，以及IR庫發(fā)展藍圖來開展培訓。這兩類的培訓，都會高度重視小組討論和個人演講技巧的發(fā)展。例如，2012年給剛?cè)脒@個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的IR庫管理者進行培訓時，就開始包括關(guān)于促進教職員工提高自我典藏的模擬演示。同時，對于高級IR庫管理者，會有基本任務(wù)要求的討論會議和培訓，例如，思考如何規(guī)劃一個開放獲取宣傳周？如何形成一個可令一個機構(gòu)信服的并徹底接受IR庫的策略？這類培訓很受參與者的歡迎，因為它提供了實質(zhì)性內(nèi)容，也讓潛在問題得到促進認識。這類培訓還包括，關(guān)于作者權(quán)利與開放獲取為主題的喜劇小品編劇培訓，以及讓宣傳資料渲染的更吸引人的測試及游戲培訓。

數(shù)字機構(gòu)庫聯(lián)盟所制定的規(guī)劃與發(fā)展方案都由成員在自愿的基礎(chǔ)上執(zhí)行，而且聯(lián)盟成員是免收會員費的，活動主要由國立情報學研究所提供經(jīng)費支持。

7 結(jié)語

也許需要等待開放獲取的完全到來，才能讓人們最終意識到什么樣的數(shù)字化傳播形式才是合適的。在等待的過渡化階段，很需要我們間隔回顧發(fā)展歷程，也即溫故知新。從前文可見，要推動開放獲取，就需要得到研究者的理解及支持；IR庫管理者從事的是一項平凡的工作，但卻可以讓研究者們意識到，有新型的學術(shù)交流形式存在，需要一起人為的努力來促進新時代的學術(shù)信息交流模式發(fā)展。另一方面，日本圖書館界的館員職業(yè)生涯發(fā)展方案，如通過頻繁的工作輪換，讓館員保持具有多面手素質(zhì)的方式，就有可能讓IR庫管理者不斷發(fā)展專業(yè)技能從而成為專家的機會變得較小。本文的譯介也許可讓我們注意到需要全面的了解日本發(fā)展IR庫的細節(jié)，才能避免簡單的推論中日IR庫發(fā)展存在差距是由于政府支持力度不同造成的差別。從前文的表1來看，2013年4月前后一年，IR庫及參與單位增量都是穩(wěn)定且差別不大的，也即日本JST機構(gòu)發(fā)布開放獲取政策后會對IR庫發(fā)展有幫助，但不一定是起關(guān)鍵作用。

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