基于PMBOK的方法談總監(jiān)如何組織示范監(jiān)理項目創(chuàng)建活動

劉曉明

摘 要：基于項目管理（PMBOK）的思想理念并結(jié)合江蘇省建設(shè)廳編制的《江蘇省項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作評價標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡稱《評價標(biāo)準(zhǔn)》）的實施實踐，來看項目總監(jiān)如何組織示范監(jiān)理項目創(chuàng)建活動。

關(guān)鍵詞：項目管理 示范監(jiān)理項目 評價標(biāo)準(zhǔn)

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（a）-0243-01

1 啟動階段

1.1 組建項目部、確定組織分解結(jié)構(gòu)（OBS）

一個配置合理、團(tuán)隊合作的項目部是項目的核心，也是項目成功的保障。工程開工伊始，總監(jiān)的首要任務(wù)是組建監(jiān)理項目部，根據(jù)各個監(jiān)理人員的專業(yè)特長、合理分工、明確崗位職責(zé)。監(jiān)理部只有分工明確，監(jiān)理人員各盡所能，才能充分地發(fā)揮每個監(jiān)理人員的作用。

1.2 項目策劃/制作任務(wù)書

（1）明確目標(biāo)：創(chuàng)建省示范監(jiān)理項目。

（2）評價標(biāo)準(zhǔn)：《江蘇省項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作評價標(biāo)準(zhǔn)》、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理合同、國家和地方制定的工程建設(shè)的法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和有關(guān)規(guī)定等文件。

（3）各階段計劃安排。

（4）實施過程中主要存在的有利因素和不利因素。

（5）實施過程中涉及到的利益干系人：客戶、政府部門、各參建單位、公司高管、項目經(jīng)理及項目團(tuán)隊成員等。

1.3 項目開工會

由總監(jiān)組織牽頭、項目部所有成員參加，監(jiān)理公司高層出席會議并進(jìn)行“創(chuàng)建省示范監(jiān)理項目”掛牌儀式，也可邀請政府主管部門、建設(shè)單位、施工單位等領(lǐng)導(dǎo)列席會議，大家就創(chuàng)建省示范監(jiān)理項目的目標(biāo)、計劃、管理方式等達(dá)成共識，團(tuán)隊成員互相交流、統(tǒng)一思想、明確制度，營造一種良好的團(tuán)隊氛圍。

2 規(guī)劃階段

2.1 識別風(fēng)險、制定風(fēng)險溝通計劃

（1）根據(jù)WBS并結(jié)合以往的項目經(jīng)驗，一一列出創(chuàng)建省示范監(jiān)理項目的重點、難道、不確定因素及其可能對創(chuàng)建活動造成的影響。例如，《江蘇省項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作評價標(biāo)準(zhǔn)》里：單項評分表中用“黑體”標(biāo)注的內(nèi)容為重要評價項，此項內(nèi)容有不符合要求的，則該單項評價為不合格；用“▲”號標(biāo)注的內(nèi)容，為次重要評價項，此項內(nèi)容如不符合要求，該評價項內(nèi)容為不合格。經(jīng)統(tǒng)計，“黑體”標(biāo)注的內(nèi)容有16處，“▲”號標(biāo)注的內(nèi)容有33處，均為創(chuàng)建省示范項目的重點。

（2）制定風(fēng)險響應(yīng)及溝通計劃。針對以上列出的風(fēng)險因素，計劃好與各有關(guān)單位的溝通，明確溝通的頻率、形式、組織者。其中與業(yè)主的溝通計劃最為重要，例如，監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計文件、設(shè)計變更、原始管線資料等等，都必須在開工前由業(yè)主提供；平時工作的來往信函、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)；對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持。

2.2 工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，WBS）

WBS通俗地講就是“大事化小”，對照《江蘇省項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作評價標(biāo)準(zhǔn)》，將項目的目標(biāo)按照一定的邏輯逐層分解或解釋為可執(zhí)行的單個活動，分解的方法可以按照評價標(biāo)準(zhǔn)的順序進(jìn)行分解，也可根據(jù)公司的統(tǒng)一規(guī)定做法進(jìn)行分類和分解，分解后的最底層特征：任務(wù)清晰、彼此獨(dú)立、可設(shè)置清晰的責(zé)任人。將工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）與組織分解結(jié)構(gòu)（OBS）相對應(yīng)，設(shè)置責(zé)任矩陣（RAM）。

2.3 制定創(chuàng)建管理計劃

項目部所有成員都應(yīng)參與計劃的制定和討論，包括工作分解結(jié)構(gòu)計劃、風(fēng)險識別及溝通計劃、人力資源計劃、質(zhì)量保證計劃、質(zhì)量控制計劃等。

3 實施、監(jiān)控階段

3.1 實施

目前我國的監(jiān)理范圍大都以施工階段為主。創(chuàng)建省示范項目的監(jiān)理工作實施貫穿于工程監(jiān)理的全過程中，工程施工階段的監(jiān)理工作更是重點和難點，這也是《評價標(biāo)準(zhǔn)》里把C表必須優(yōu)秀作為評價省示范監(jiān)理項目的必要條件原因，因此，總監(jiān)必須發(fā)揮帶頭作用，對施工現(xiàn)場各個分部、分項工程的原材料進(jìn)場到檢查驗收，都要掌握和了解，和全體成員一起實施全方位、全過程、全天候的系統(tǒng)監(jiān)理，采取重點控制與一般控制相結(jié)合、巡視檢查與旁站檢查相結(jié)合的方法，確保工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度始終處于受控狀態(tài)。在做好施工現(xiàn)場監(jiān)理的同時，監(jiān)理部還必須重視對施工資料的監(jiān)理。我們對工程實體的質(zhì)量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項、分部工程做起，細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。

3.2 溝通

總監(jiān)經(jīng)監(jiān)理公司法人授權(quán)后即相當(dāng)于項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的項目經(jīng)理，按照PMBOK的理念，項目經(jīng)理是一個整合者，項目經(jīng)理最本質(zhì)的核心工作就是溝通、協(xié)調(diào)、整合管理，實現(xiàn)項目整體最優(yōu)，所以項目經(jīng)理至少有75%的時間是花在溝通上?？偙O(jiān)應(yīng)按照制定好的溝通計劃做好與各干系人的溝通，溝通方式有很多：口頭、書面（聯(lián)系單、通知單、月報、備忘錄）、開會、報告、回訪等，從中了解項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及總監(jiān)在哪些方面的工作需要改進(jìn)或加強(qiáng)。主動接觸業(yè)主及各參建單位人員，向其介紹和解釋項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作及其作為，交流看法和意見，求得對方的理解和支持?？偙O(jiān)將這些情況在項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作會議上及時通報，提出改進(jìn)意見，并視情況找有關(guān)監(jiān)理人員談話，及時改進(jìn)監(jiān)理工作，最大限度地消除對創(chuàng)建工作的影響。

3.3 監(jiān)控

監(jiān)控工作貫穿于項目全過程，總監(jiān)是項目監(jiān)理部的第一責(zé)任人，但并不意味著總監(jiān)要做所有的事情?？偙O(jiān)可依據(jù)《評價標(biāo)準(zhǔn)》定期對項目監(jiān)理部進(jìn)行檢查和問題整改落實，重點是做好閉合檢查。例如：工程施工已到基礎(chǔ)驗收階段，工程項目某單元的土建專業(yè)的監(jiān)理日記中應(yīng)有該單元的施工方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、基礎(chǔ)隱蔽工程報驗等事項；如期間內(nèi)有召開工程例會、質(zhì)量問題處理等事項也應(yīng)有記錄。以這些記錄為依據(jù)，可再進(jìn)一步檢查該監(jiān)理人員負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料是否完整、及時、分類有序。

4 收尾階段

（1）整理好項目部所有監(jiān)理資料的整理、歸檔，做好項目階段性或整體性結(jié)束的自查。（2）接受公司管理層的檢查，再整改，再接受檢查。（3）迎接省市建設(shè)行政主管部門的省示范檢查。（4）收集整理資料、做好行政歸檔。（5）項目部所有成員就創(chuàng)建活動進(jìn)行經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)，為下一個項目的創(chuàng)建打好基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

綜上所述，要做好創(chuàng)建省示范監(jiān)理項目的總監(jiān)工作，應(yīng)建立健全完善的創(chuàng)建監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化項目部全體成員的創(chuàng)建意識，建立有序、良好的溝通渠道，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)及參建各方的配合支持，形成良好、積極的工作氛圍，重點做好施工階段的監(jiān)理實施和監(jiān)控，重視監(jiān)理資料的管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 項目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第4版）[M].電子工業(yè)出版社，2013.endprint