新形勢下實現(xiàn)城市居民家庭檔案管理的有效途徑

李鋒

摘 要：順應(yīng)社會發(fā)展需要，對城市居民家庭檔案進行有效管理，是貫徹“三個代表”重要思想，完善為廣大人民群眾服務(wù)的體系，不斷提高家庭檔案的管理水平，開創(chuàng)檔案事業(yè)新局面的重要課題。另一方面，做好家庭檔案的管理，于國于民都是一件意義深遠的事情，不僅能夠促進家庭文明的建設(shè)，也有利于社會主義和諧社會的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 家庭 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）08（c）-0185-02

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，人們在追求家庭現(xiàn)代化生活形式的同時，越來越重視提升家庭生活的品位，在這一形式背景影響下，越來越多的家庭開始利用家庭檔案來管理家政事務(wù)。同時，我們應(yīng)該認識到，不斷提高家庭檔案管理水平，不僅能給家人帶來極大的便利，還能為社會積累一筆寶貴的財富，推動社會文明的發(fā)展和進步。新形勢下，如何實現(xiàn)城市居民家庭檔案的有效管理顯然就是擺在我們面前亟待解決的重要課題。

1 家庭檔案的含義和分類

由于對家庭檔案的研究工作起步較晚，目前學(xué)術(shù)界對家庭檔案尚無統(tǒng)一的定義，有的學(xué)者認為家庭檔案是在家庭中整理和保存的關(guān)于家庭及其成員在家務(wù)和社會活動中形成的原始記錄，包括日記、文稿、照片、聲像、憑據(jù)以及其他因個體家庭差異所保存的記錄。筆者認為，所謂家庭檔案，就是在從事家庭事務(wù)和社會活動的過程中，記錄并保存起來以備日后考查使用的各種資料，如文字，音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。

由以上定義可以看出，家庭檔案種類繁多，涉及到家庭生活的各個方面，不同的家庭對家庭檔案的分類整理會各有差別。對一般家庭而言，家庭檔案可以進行以下簡單分類：文字檔案類，如證件、醫(yī)療病歷保險等；照片和音像檔案類，如照片、結(jié)婚聚會娛樂等活動形成的錄像帶等；實物檔案類，如一些獎杯、古董等有價值的物品。

2 我國城市居民家庭檔案管理現(xiàn)狀

城市居民家庭檔案是民間記憶的重要形式，對家庭、國家和社會都有重要意義。對居民家庭檔案進行有效管理，是家庭成員工作、生活以及事業(yè)發(fā)展的需要，從而有利于家庭文明的進步，也是一筆重要的社會財富。

我國的居民家庭檔案建設(shè)大約起步于21世紀初，經(jīng)過10余年的探索，經(jīng)過檔案行政部門和檔案界學(xué)者的共同努力，家庭檔案開始從書本走向?qū)嵺`，開始走入公眾的視野，并逐步為人們所接受。過去的10多年間，對居民家庭檔案的管理工作取得了驕人的成績，同時，由于關(guān)于居民家庭檔案方面理論基礎(chǔ)相對薄弱以及實踐經(jīng)驗的缺乏，家庭檔案建設(shè)也顯現(xiàn)出了一些問題，亟需加以解決。

2.1 家庭檔案管理的法律保障缺失

關(guān)于家庭檔案管理方面的法規(guī)，我國并沒有對其進行針對性的立法，各地出臺的關(guān)于家庭檔案管理的地方性規(guī)范，也只是對家庭建檔的內(nèi)容和方法、分類等基礎(chǔ)理論問題進行了解釋，對解決家庭檔案管理實際的法律問題影響不大。而現(xiàn)階段《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案實施辦法》作為我國居民家庭檔案方面最權(quán)威的法律法規(guī)依據(jù)，顯然無法滿足檔案管理實踐對法律的需求。

2.2 居民家庭檔案管理的意識薄弱

在普通家庭成員中，對家庭檔案了解的基本很少，能夠?qū)τ袃r值的檔案材料主動予以保留，建立起自己家庭檔案的人更是屈指可數(shù)。一直以來，普通大眾認為，收集整理檔案是國家檔案部門的事，是單位檔案室的責(zé)任，而檔案就是貯存在檔案館的政府紅頭文件或人事檔案，和普通老百姓根本沒有任何關(guān)系。[1]

2.3 保管條件和專業(yè)技術(shù)水平不高

由于每個家庭的受教育水平不同，許多家庭成員缺乏家庭檔案意識或者缺乏整理家庭檔案的專業(yè)知識，對家庭檔案不能進行合理有效的整理，導(dǎo)致一些有價值、本可以很好保存的檔案資料丟失；另一方面，家庭檔案內(nèi)容和形式多種多樣，在對檔案的有效管理上有一定難度，大部分老百姓并沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，在家庭檔案的管理過程中就難以實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化歸檔。

3 新形勢下城市居民家庭檔案管理模式的完善

進入21世紀，信息化技術(shù)的發(fā)展極大地改變了我們的生活，因此，家庭成員在日常家庭生活中，會產(chǎn)生很多依附于高科技信息產(chǎn)品的家庭檔案。特別是黨的十六大后，我國對“完善保護私有制的法律制度”這一政策精神的貫徹實施，使家庭檔案等私有財產(chǎn)受到重視和保護有了重要依據(jù)。[2]為了適應(yīng)新形勢，需要有針對性的根據(jù)發(fā)展過程中存在的問題進行不斷地改進和完善，從而實現(xiàn)家庭檔案管理的規(guī)范化和有序發(fā)展顯得尤為必要。

3.1 建立數(shù)字化家庭檔案管理系統(tǒng)

適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)家庭檔案的有效管理，建立數(shù)字化家庭檔案管理系統(tǒng)可以視為一種有效地方式，數(shù)字化家庭檔案管理系統(tǒng)很大的優(yōu)勢就是，在提高效率的同時幫助人們減輕了日常家庭事務(wù)管理的工作量。目前已有部分地區(qū)在社會各界的共同努力下，開始逐步推進家庭檔案和數(shù)字化管理進程，如研發(fā)適合普通家庭使用的家庭檔案管理系統(tǒng)軟件、建立專門的家庭檔案網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫等。當(dāng)然，由于理論和實踐經(jīng)驗的缺乏，數(shù)字化家庭檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)還有許多不完善的地方，需要從技術(shù)、規(guī)范和資金等各個方面進行不懈的努力。

3.2 建立健全的法律法規(guī)體系

國外的實踐表明，居民家庭檔案方面法律法規(guī)的健全與否是衡量管理和利用水平的重要指標。因此，對家庭檔案管理的立法，不僅需要有基本的法律原則作為宏觀的指導(dǎo)思想，而且在微觀上要有具體的可操作的規(guī)范指導(dǎo)實踐。聯(lián)系到現(xiàn)實，目前我國還沒有一部正式的關(guān)于家庭檔案管理的法律法規(guī)，甚至對家庭檔案的定義都比較模糊的現(xiàn)狀。針對目前我國家庭檔案管理法規(guī)體系尚不健全的現(xiàn)狀，我們應(yīng)該制定一個從中央到地方，借鑒現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)，逐步完善我國的家庭檔案的法律體系。

3.3 廣泛宣傳，提升全社會家庭檔案管理意識

檔案部門要通過各種宣傳途徑來擴大家庭檔案的社會影響，通過媒體、會議、培訓(xùn)等形式對公民進行宣傳，促進家庭檔案的普及，引導(dǎo)社會公眾以積極和開放的態(tài)度來探究家庭檔案中的信息，讓人們認識和親身體會到家庭檔案建立和管理的意義所在，提升家庭成員家庭檔案的關(guān)注度，才能更好地管理和運用家庭檔案。endprint

3.4 提升居民家庭檔案管理的專業(yè)水準

家庭檔案的管理就是將還處于零散狀態(tài)的家庭檔案材料進行分門別類收集在一起，按時間順序組成若干單位后裝盒、編號、登記，以達到安全保管和便于查找利用的目的。

3.4.1 分類

由于每戶家庭的檔案數(shù)量有多有少，內(nèi)容形式千差萬別，各不相同，因此分類時只要注意突出家庭檔案的實用性，根據(jù)每個家庭的實際情況有針對性的進行，以便利于管理和利用即可。

3.4.2 劃分保管期限

在對家庭檔案進行管理時，可以根據(jù)家庭檔案材料的重要性及其價值不同，對家庭檔案進行劃分保管期限，保管期限可以分為定期和永久兩種。家庭成員的各類照片，影像資料、房產(chǎn)證等即屬于永久性的檔案；家庭發(fā)票檔案中日用雜品類發(fā)票，對家庭成員沒有很大價值且不易保存的即屬于定期的檔案，保存一年左右即可銷毀。

3.4.3 整理編目、立卷

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對家庭檔案的管理，很方便安全的一種途徑就是利用電腦進行管理，可將編制好的家庭檔案目錄或者重要的文字材料全文輸入電腦或使用數(shù)碼相機拍攝成圖片轉(zhuǎn)換成電子檔案，進而存在電腦里；同時，為安全起見，對重要文檔資料、使用頻繁的證件等應(yīng)復(fù)印備份保存，以免丟失。

3.4.4 保管

檔案的保管是保證檔案安全和極大限度地延長檔案使用壽命的重要環(huán)節(jié)。家庭檔案整理完畢后，可以存放在專用櫥柜里，按順序編號集中排放，必要時為了確保重要家庭檔案的安全，可以將之寄存于所在地的國家綜合檔案館。

信息化時代，還停留在簡單的文檔管理和實物整理階段的傳統(tǒng)家庭檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的要求。隨著家庭檔案中數(shù)字化檔案數(shù)量的不斷增多，如何利用信息技術(shù)來提高家庭檔案管理的水平是家庭檔案管理遇到的新難題，需要社會各界的共同努力。

居民家庭檔案是一種社會信息資源，是人類文明遺產(chǎn)不可或缺的重要組成部分，也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的需要。改善家庭檔案管理現(xiàn)狀并且使其不斷完善，這不僅僅是維護社會記憶的需要，同時也是檔案工作發(fā)展和創(chuàng)新的要求，我們不得不承認的是，實現(xiàn)居民家庭檔案的合理有效管理的道路任重而道遠。

參考文獻

[1] 涂文學(xué).家庭檔案服務(wù)體系與管理模式研究[M].武漢：武漢出版社，2004.

[2] 梁建梅.家庭建檔難以普及的原因探析[J].云南檔案館，2008（3）.

[3] 趙琰.我國私人檔案可實現(xiàn)管理模式探討[J].中國檔案，2007（11）.

[4] 周玲.論建立統(tǒng)一的檔案價值鑒定原則[J].檔案學(xué)通訊，2002（3）.

[5] 潘欣榮.建立家庭檔案，促進社會和諧[J].云南檔案，2006（6）.endprint