淺談企業(yè)會(huì)務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧

文邁紅

摘要：文章論述了在企業(yè)會(huì)務(wù)工作中全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧的辯證關(guān)系，從籌“長(zhǎng)遠(yuǎn)”與顧“短期”，安排好“大”與“小”的關(guān)系，統(tǒng)一管理與分散行動(dòng)，能做主角與甘當(dāng)配角，處理好通力合作與分工協(xié)作的關(guān)系等方面展開論述，從而提出全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧在會(huì)務(wù)服務(wù)工作中的重要性和必須性，并對(duì)會(huì)務(wù)工作人員的素質(zhì)提出要求。

關(guān)鍵詞：會(huì)務(wù)工作 全面統(tǒng)籌 細(xì)節(jié)兼顧

會(huì)議活動(dòng)是各級(jí)行政部門推動(dòng)工作的重要載體，是現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中的一種經(jīng)常地廣泛的活動(dòng)形式。在我國(guó)，會(huì)議已經(jīng)成為黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，已成為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家路線、方針、政策，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)、進(jìn)行決策、布置工作、調(diào)查研究、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、糾正失誤、解決問題等方面都有重要的作用。

會(huì)務(wù)工作瑣碎繁雜，大到會(huì)議文字資料的準(zhǔn)備，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否則就會(huì)出現(xiàn)失誤。所以，會(huì)務(wù)工作不僅要統(tǒng)籌兼顧，還有注意細(xì)節(jié)。

1 籌“長(zhǎng)遠(yuǎn)”與顧“短期”

從長(zhǎng)期來看，每年的會(huì)議活動(dòng)都有周期性和規(guī)律性。短期來看，每月或每周的會(huì)議活動(dòng)都會(huì)根據(jù)實(shí)際情況而不同。長(zhǎng)期籌謀不完備，全年工作無中心；短期安排不細(xì)致，當(dāng)前工作難安排。所以，全面的統(tǒng)籌，又要細(xì)節(jié)的兼顧，把精心擬制長(zhǎng)期計(jì)劃和詳盡制定短期安排相結(jié)合，才能提前擺布各種工作資源，部署工作力量，使會(huì)務(wù)活動(dòng)服務(wù)工作早計(jì)劃、早準(zhǔn)備、早安排。

做好年度計(jì)劃。思路要清晰，計(jì)劃要周全，重點(diǎn)要突出，準(zhǔn)備要提前，既要考慮到每年例行舉行的會(huì)議活動(dòng)或者特定年份舉行的會(huì)議活動(dòng)，還要結(jié)合行政單位的實(shí)際，充分謀劃年度舉行的會(huì)議活動(dòng)，按順序擬制全年會(huì)議活動(dòng)計(jì)劃。

做好每月預(yù)計(jì)劃。重在匯總信息、預(yù)排計(jì)劃，落實(shí)責(zé)任，突出主要工作和重點(diǎn)任務(wù)。重在細(xì)化完善、查漏補(bǔ)缺、精準(zhǔn)執(zhí)行，明確各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容、場(chǎng)地布置、著裝要求、新聞報(bào)道等具體事項(xiàng)，嚴(yán)格落實(shí)經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意的方案，形成要素齊全，可操作的執(zhí)行安排。

2 安排好“大”與“小”的關(guān)系

會(huì)議活動(dòng)服務(wù)工作從戰(zhàn)略和宏觀層面要謀大局、謀大事，在執(zhí)行和具體操作要議小事、慮細(xì)節(jié)。謀好大事，方向正確、目標(biāo)明確、定位準(zhǔn)確，才能有超前性和預(yù)見性。議好小事，基礎(chǔ)扎實(shí)、信息詳實(shí)、內(nèi)容豐富，才能具有操作性和實(shí)效性。

謀大事，要圍繞中心、服務(wù)大局、從戰(zhàn)略和全局的角度謀劃會(huì)議活動(dòng)，努力與領(lǐng)導(dǎo)同位、同向、同步思考問題，真正做到從大局出發(fā)、以大局為重、為大局服務(wù)。就企業(yè)而論，企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，工作的重點(diǎn)任務(wù)，企業(yè)的價(jià)值取向等都是企業(yè)的大局、大事，這是我們服務(wù)的重點(diǎn)。

細(xì)節(jié)決定成敗。議小事，從細(xì)小的基礎(chǔ)工作做起，積累大量的基礎(chǔ)信息、背景資料，把會(huì)議活動(dòng)的方方面面的細(xì)節(jié)、節(jié)點(diǎn)了解清楚。比如做好《會(huì)議指南》，告知參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間，并告知會(huì)議議程、會(huì)議主旨，使參會(huì)人員有目的的參與、準(zhǔn)備發(fā)言。

3 統(tǒng)一管理， 分別行動(dòng)

會(huì)務(wù)服務(wù)工作瑣碎，繁忙，統(tǒng)一不起來，就是一盤散沙、各行其是、各走其道，組織不好，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)應(yīng)付各種小事物，不能集中精力抓大事、議大事。具體工作任務(wù)分不出去，相關(guān)單位、部門、人員的責(zé)任就不落實(shí)，就會(huì)出現(xiàn)“會(huì)上任務(wù)分不清，會(huì)下責(zé)任扯不清”的情況。比如在企業(yè)會(huì)務(wù)工作中，每個(gè)相關(guān)科室、相關(guān)個(gè)人都有具體任務(wù)，每個(gè)人都有自己的具體責(zé)任，就不會(huì)出現(xiàn)扯不清，理還亂的狀況。

任務(wù)分出去，需要科學(xué)合理分解任務(wù)，把會(huì)務(wù)活動(dòng)服務(wù)工作細(xì)化、量化、實(shí)化，這樣可以提高執(zhí)行力，使工作有條不紊。比如在企業(yè)會(huì)務(wù)工作中，組織者應(yīng)該對(duì)本企業(yè)的生產(chǎn)流程有所了解，并對(duì)每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)略通一二，這樣在落實(shí)工作中，就會(huì)合理、有效，提高工作效率。

分別行動(dòng)，還要統(tǒng)一管理，還要“統(tǒng)”起來，在會(huì)議籌備期，分工到人，責(zé)任明確，會(huì)議期間，還要把各項(xiàng)工作統(tǒng)一起來，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一調(diào)配，這樣才能有條不紊。

4 能當(dāng)“主”角，甘當(dāng)“配”角

任何一場(chǎng)會(huì)務(wù)活動(dòng)都有牽頭單位和配合單位，就要求處理好“主”與“次”的關(guān)系，也就是當(dāng)好主角和配角的關(guān)系。該當(dāng)主角當(dāng)配角，會(huì)群龍無首、秩序混亂，出現(xiàn)無指揮、缺位漏位的問題；該當(dāng)配角當(dāng)主角，會(huì)大包大攬、越俎代庖，出現(xiàn)混亂指揮甚至是費(fèi)力不討好的情況。當(dāng)好主角，就要當(dāng)好牽頭單位，做到統(tǒng)攬不包攬，到位不缺位。比如在企業(yè)中，行政工作會(huì)議就以行政辦公室為主要牽頭單位，這時(shí)就需要行政辦公室唱好“主角”，做好統(tǒng)攬工作，對(duì)配合單位，分配到位、執(zhí)行到位、落實(shí)到位，讓配合單位明確自己的職責(zé)，做好配合工作。

當(dāng)好配角，就是積極配合牽頭單位，做到到位不越位，幫忙不添亂。對(duì)其他單位牽頭的會(huì)議活動(dòng)，必須服從安排，都要盡力做好。比如在企業(yè)中，黨委工作會(huì)議，行政辦公室就是配合單位，在工作中不能因?yàn)樽约菏桥浣牵蛻?yīng)付了事，而應(yīng)該積極主動(dòng)，做好每一件事，哪怕是會(huì)議接待、現(xiàn)場(chǎng)布置這樣的小事，都做得盡善盡美。也不因?yàn)槭桥浣牵驮轿恢笓]，把工作程序弄亂。

5 要熱情服務(wù)，冷處理分歧

在統(tǒng)籌會(huì)議活動(dòng)中要熱情搞好服務(wù)，在協(xié)調(diào)處理分歧時(shí)要保持冷靜。服務(wù)不熱情，統(tǒng)籌效率會(huì)大打折扣。處理分歧不冷靜，協(xié)調(diào)工作會(huì)出現(xiàn)“擁堵現(xiàn)象”。冷熱之間掌握好度、把握好平衡，體現(xiàn)的是思想境界，工作氣度，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

會(huì)議活動(dòng)有大量瑣碎、繁雜的事務(wù)性協(xié)調(diào)工作，有些是對(duì)上級(jí)單位和同級(jí)單位，但更多的是對(duì)下級(jí)單位，不論在哪一級(jí)，都要做到熱情服務(wù)、真誠(chéng)相待，尤其是對(duì)下級(jí)單位要做到相互尊重共事、相互商量辦事，以情感人、將心換心，爭(zhēng)取到最大支持。如果頤指氣使，高高在上，就會(huì)受到怠慢與應(yīng)付，大大降低工作效率。

一場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)，往往涉及多個(gè)單位和部門，相互之間掌握的信息量和思考問題的角度不同，難免產(chǎn)生分歧。在協(xié)調(diào)處理這些問題時(shí)，不能主觀臆斷、偏聽偏信，要全面分析產(chǎn)生的原因，要保持冷靜、換位思考，找出雙方的分歧點(diǎn)，找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)，找到解決問題的最佳方法，才能做好“潤(rùn)滑油”和“粘合劑”。比如在基層舉辦會(huì)議活動(dòng)，必須加強(qiáng)前期溝通和協(xié)商，將事情的細(xì)節(jié)等工作告知對(duì)方，可以避免在實(shí)際操作中出現(xiàn)的諸多問題。endprint

6 在“穩(wěn)”中求快，在“快”中求穩(wěn)

日常性的會(huì)議活動(dòng)，有充分的準(zhǔn)備時(shí)間，要嚴(yán)格規(guī)范、精益求精、穩(wěn)中求快。緊急性的會(huì)議活動(dòng)，實(shí)效性強(qiáng)，要抓住關(guān)鍵、快速反應(yīng)、快中求穩(wěn)。穩(wěn)體現(xiàn)的是責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，快體現(xiàn)的是能力素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)積累。

日常性的會(huì)議活動(dòng)任務(wù)重，服務(wù)關(guān)鍵在穩(wěn)，要堅(jiān)持高度負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，認(rèn)真細(xì)致、小心謹(jǐn)慎、精益求精，做到考慮問題思維縝密，辦事程序規(guī)范周密，提供信息準(zhǔn)確嚴(yán)密，保證會(huì)議活動(dòng)萬無一失。比如在企業(yè)的職工（會(huì)員）會(huì)議代表大會(huì)，每年度一次，參加人員多，審議事項(xiàng)多，任務(wù)重，要提前籌謀好每一個(gè)事項(xiàng)，人員通知、座次安排、攝影攝像、燈光音響、新聞報(bào)道，都要提前做好準(zhǔn)備，并逐一落實(shí)到人，并逐項(xiàng)檢查，確保每個(gè)細(xì)節(jié)不出問題，讓參加的會(huì)務(wù)服務(wù)人員細(xì)致了解自己的負(fù)責(zé)事項(xiàng)。

緊急性會(huì)議活動(dòng)突發(fā)性強(qiáng)，服務(wù)工作關(guān)鍵在快，要反應(yīng)靈敏、機(jī)動(dòng)靈活，在最短時(shí)間內(nèi)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，抓住關(guān)鍵內(nèi)容，找到時(shí)間彈性系數(shù)最小的節(jié)點(diǎn)，合力配合工作力量，密切配合、分步實(shí)施?？焖俜磻?yīng)，靠的是平常的“穩(wěn)”，有一套應(yīng)急措施，平時(shí)積累的各種材料，訓(xùn)練有素的會(huì)務(wù)服務(wù)人員，經(jīng)常檢查的設(shè)備設(shè)施。

7 處理好通力合作與分工協(xié)作的關(guān)系

會(huì)務(wù)工作不是一個(gè)人兩個(gè)人就能完成的。會(huì)議文字資料有專人負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)后勤保障另有人負(fù)責(zé)，還有攝影、攝像、安全保衛(wèi)都有專人負(fù)責(zé)，也有一人兼顧的情況。而這些工作需要各行其是，又必須通力合作才能完成好。

通力合作要求會(huì)務(wù)工作人員勁往一處使，心往一處想，互相提醒、互相幫助，如有疏漏，及時(shí)互相提示，不然，一盤散沙般，互不溝通、互相敷衍，必然造成整個(gè)工作完成不好，甚至出現(xiàn)失誤。

8 總結(jié)

會(huì)務(wù)服務(wù)工作瑣碎繁雜，既需要全面統(tǒng)籌，還要兼顧細(xì)節(jié)，既要總覽全局，還要把握到位，這就要求會(huì)務(wù)工作者有較高的素質(zhì)，能做到在重任面前不退縮，具有前瞻性和戰(zhàn)略視野，有良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，具有良好的學(xué)習(xí)能力和組織能力，具有服務(wù)意識(shí)和應(yīng)變能力，具有團(tuán)隊(duì)意識(shí)和專業(yè)知識(shí)，才能把會(huì)務(wù)工作做好，做扎實(shí)，做完美。

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