普高電子學(xué)籍檔案管理問題及對(duì)策分析

林月霞

【摘 要】電子學(xué)籍檔案管理是新時(shí)期學(xué)籍管理方面的系統(tǒng)化創(chuàng)新，已經(jīng)從浙江省逐漸深化到全國(guó)多個(gè)省市的各級(jí)學(xué)校中，但隨著該管理模式的深入發(fā)展，其中存在的問題也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。本文以浙江省為例，重點(diǎn)研究了其普通高中電子學(xué)籍檔案管理中存在的問題，并對(duì)其解決對(duì)策進(jìn)行了較為詳細(xì)的分析，希望能推進(jìn)電子學(xué)籍檔案管理方面的全面發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案；普通高中

電子學(xué)籍是在科技、電子與信息等產(chǎn)業(yè)的發(fā)展過程中興起并迅速發(fā)展的新型學(xué)籍管理模式。目前浙江省已經(jīng)逐漸完善了該種管理模式，將每位學(xué)生從小學(xué)到高中的各方面情況記入電子學(xué)籍中，并將電子學(xué)籍中的具體內(nèi)容視為高考招生的重要依據(jù)。在高中新課程改革推動(dòng)下，2009年是浙江省新課程改革第一年高考，高校錄取采用電子檔案。浙江省的電子學(xué)籍系統(tǒng)中明確的記錄著學(xué)生成長(zhǎng)檔案管理，包括學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、綜合實(shí)踐活動(dòng)與綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等各方面（如圖一的信息截圖所示），這些信息為高考招生提供了較為全面的參考。但從浙江省普高電子學(xué)籍管理的發(fā)展情況分析可知，其管理中仍存在一些影響該種管理模式持續(xù)發(fā)展的問題，普通高中發(fā)展中只有及時(shí)提出并解決這些問題，電子學(xué)籍管理模式才能更好的為高中學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作服務(wù)。

圖一 學(xué)生成長(zhǎng)檔案管理截圖

一、普高電子學(xué)籍管理存在的問題

（一）學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不完善

普通高中的電子學(xué)籍檔案管理中具體存在著學(xué)籍管理系統(tǒng)不完善，進(jìn)入系統(tǒng)的程序瑣碎等問題，嚴(yán)重影響其時(shí)效性的發(fā)揮。很多電子學(xué)籍生成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表并非是直觀的，其中的一些功能的實(shí)用性低，不但不能使教師從繁瑣的管理中解脫出來(lái)，甚至還會(huì)加劇教師的負(fù)擔(dān)。另外，學(xué)籍管理系統(tǒng)的不完善還體現(xiàn)在系統(tǒng)安全方面，電子學(xué)籍中涉及的均是與學(xué)生的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)相關(guān)的各種資料，這些資料一旦被別有用心的人竊取并加以利用容易對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活等方面造成一定的影響，不利于學(xué)生的健康成長(zhǎng)與發(fā)展。

（二）學(xué)生信息不健全

電子學(xué)籍記錄的主要是學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的基本情況，如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、學(xué)生學(xué)校生活的綜合表現(xiàn)等，記錄的內(nèi)容多是與教學(xué)工作相關(guān)的數(shù)據(jù)，對(duì)其他部門沒有多大的實(shí)際利用價(jià)值。在高考招生中招生人員只能查看到學(xué)生最基本的資料，其中雖涉及了學(xué)生健康標(biāo)準(zhǔn)等重要信息，但其中涵蓋的不全面，沒有對(duì)學(xué)生的基本過敏反應(yīng)、不能參與的運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目及心理健康程度等做出較為精確的評(píng)價(jià)，在一定程度上影響學(xué)生在大學(xué)校園中的統(tǒng)一管理。

（三）檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)一體化

浙江省普通高中電子學(xué)籍管理過程中主要是采用了分級(jí)、分配管理權(quán)限的方式，檔案的管理人員不能投入到電子學(xué)籍管理的全過程中去，致使學(xué)生信息輸入過程中存在一定的問題差，即由于信息沒有經(jīng)過檔案管理人員的仔細(xì)核對(duì)與甄別，其信息可能存在一定的真實(shí)性隱患，不利于電子學(xué)籍管理系統(tǒng)的完善化發(fā)展。

二、普通電子學(xué)籍管理問題的對(duì)策分析

（一）優(yōu)化學(xué)籍管理系統(tǒng)的功能，提高其實(shí)效性

在電子學(xué)籍管理系統(tǒng)逐漸深化發(fā)展的基礎(chǔ)上，各普通高中要通過完善考務(wù)、網(wǎng)上閱卷、學(xué)生健康信息、高考報(bào)名系統(tǒng)等多個(gè)模塊的細(xì)化，提升管理系統(tǒng)的整體實(shí)效性。為確保電子學(xué)籍管理的一體化快速完善發(fā)展，普通高中有必要對(duì)相關(guān)的教師進(jìn)行電子學(xué)籍管理、操作技術(shù)等方面的專業(yè)化培訓(xùn)，使基層教師能真正參與到電子學(xué)籍的記錄與管理過程中去，以進(jìn)一步強(qiáng)化電子學(xué)籍管理的完善化發(fā)展。同時(shí)該系統(tǒng)運(yùn)行過程中要配有專門的人員進(jìn)行實(shí)時(shí)管理與監(jiān)控，以避免電子學(xué)籍信息系統(tǒng)被入侵、破壞等可能性的發(fā)生。

（二）實(shí)現(xiàn)各類資源的有效整合，構(gòu)建完整的信息資源庫(kù)。為避免學(xué)生信息不完善對(duì)學(xué)校的管理、家長(zhǎng)的調(diào)查以及高考招生造成片面化的了解，學(xué)校有必要構(gòu)建完善的學(xué)生信息資源庫(kù)，將學(xué)生的各種資源進(jìn)行有效整合。學(xué)生很多信息的完善需要學(xué)校的相關(guān)工作人員與醫(yī)院、教育、財(cái)政以及民政等部門進(jìn)行有效共同，從而建立學(xué)生詳細(xì)的身心健康數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資料庫(kù)等各種信息庫(kù)，通過構(gòu)建全面的學(xué)生信息資源庫(kù)可以最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（三）兩種管理模式并行以確保信息的可靠性。電子學(xué)籍管理過程中有很多管理模式是處于探索階段，其實(shí)效性尚不明確，因而利用電子學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管很可能出現(xiàn)歸檔不完善、信息數(shù)據(jù)丟失等問題，因而管理過程中可以采用電子數(shù)據(jù)備份的形式，實(shí)現(xiàn)信息保全，以確保學(xué)籍檔案信息的安全可靠。尤其是針對(duì)即將參與高考的學(xué)生要根據(jù)《浙江省普通高校招生考生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)基本信息表》進(jìn)行明確的信息歸檔后，將完善的信息交由學(xué)校的檔案管理部門進(jìn)行電子檔與紙質(zhì)檔的雙重保管，保管過程中要設(shè)置完善的安全管理措施，避免信息的破損與丟失。

總結(jié)：

從電子學(xué)籍結(jié)合電子、信息等技術(shù)發(fā)展的特點(diǎn)分析可知，其終將成為各級(jí)學(xué)校檔案管理的有效模式，針對(duì)其當(dāng)前發(fā)展中存在的問題提出解決對(duì)策能有效的推進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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