試論人事檔案信息化管理

陳思源

【摘 要】本文首先對(duì)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變進(jìn)行了闡述；其次分析了人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)化管理向現(xiàn)代人事檔案信息化管理轉(zhuǎn)變的優(yōu)勢(shì)，及信息化管理體現(xiàn)著人事檔案管理社會(huì)化得程度。符合人事檔案管理的正確發(fā)展方向；從而進(jìn)一步論證了檔案信息化管理不是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的否定，而是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的繼承和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；傳統(tǒng)；信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。大容量信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，使利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作以信息技術(shù)應(yīng)用為支撐，不但可以提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作的任務(wù)量，還可以方便檔案信息的查找與使用，改變傳統(tǒng)檔案管理工作的模式，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。

留意或者關(guān)注我國(guó)人事檔案管理的同志不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理由傳統(tǒng)型向電子信息化方向轉(zhuǎn)變的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)此有些同志提出如下不同的見解。有人認(rèn)為檔案信息化管理是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理原則的否定，這充分的說(shuō)明了對(duì)檔案信息化管理的科學(xué)涵義、基本作用等缺乏正確的理解。顯然對(duì)人事檔案管理信息化背景下實(shí)施傳統(tǒng)形式的檔案管理方式是不正確的，我們有必要對(duì)之進(jìn)行深入分析和探討。

一、新形勢(shì)下，信息化管理體現(xiàn)著人事檔案管理社會(huì)化的程度

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得我國(guó)經(jīng)濟(jì)成分呈現(xiàn)出多元化的格局，人事檔案管理必須也應(yīng)適應(yīng)這一時(shí)代潮流，并形成一個(gè)完整的體系。傳統(tǒng)檔案管理是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，而檔案信息化管理是目前檔案管理社會(huì)化的最佳形式。通常使用檔案時(shí)，人們只要求能夠提供檔案內(nèi)的相關(guān)信息。唯有將傳統(tǒng)檔案管理模式向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變才能減少用人成本，方便檔案使用，使其發(fā)揮最大價(jià)值。所以檔案信息化管理正是順應(yīng)這一社會(huì)需求的時(shí)代產(chǎn)物。可以這樣說(shuō)，新形勢(shì)下的檔案信息化管理體現(xiàn)著人事檔案管理社會(huì)化的程度。

二、人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)化管理向現(xiàn)代人事檔案信息化管理轉(zhuǎn)變的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片等載體作為檔案管理的實(shí)體，依靠手工操作為主，完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供、利用等方面的檔案管理制度。其工作量巨大、步驟繁瑣。檔案信息在很大程度上被閑置，甚至浪費(fèi)。而檔案信息化管理，是新時(shí)代依靠傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)的檔案管理新模式。將信息化管理應(yīng)用到傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中去，使得檔案管理可以更加科學(xué)化、更加系統(tǒng)化、更加方便化；通過(guò)檔案的信息化管理，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來(lái)完成，降低檔案管理的成本，同時(shí)更方便于檔案的查閱，減少人力、物力的消耗。將傳統(tǒng)檔案管理的所有流程以及相關(guān)的工作進(jìn)行更有效、更快捷的管理與控制。真正實(shí)現(xiàn)了檔案資料方便快速檢索，大大提高了工作效率。

三、人事檔案信息化管理適用于檔案管理，并不是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理原則的否定，而是方便人事檔案保管與利用基礎(chǔ)上的繼承和發(fā)展

有人也許會(huì)認(rèn)為，既然在人事檔案管理社會(huì)化背景下，我們應(yīng)該強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代技術(shù)信息化管理，那么傳統(tǒng)人事檔案管理的原則就可以拋棄了。我們認(rèn)為這樣的理解存在某種片面，現(xiàn)代化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理并不矛盾，只有在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上才能更好的、更有效的實(shí)施現(xiàn)代技術(shù)信息化管理。人們主要考慮到擔(dān)心信息化檔案管理的安全性及檔案信息的準(zhǔn)確性。人事檔案信息化管理主要是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，人事檔案信息安全面臨著威脅。只要相關(guān)檔案管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)增強(qiáng)，提高計(jì)算機(jī)安全知識(shí)，及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)采取安全保密工作，并配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員。以紙質(zhì)檔案材料為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為手段，以保證安全為原則，才能使檔案信息化管理更加成熟。

所以人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理并不矛盾，在人事檔案現(xiàn)代化的前提下后者是檔案管理基礎(chǔ)，前者是信息時(shí)代的重要特征。

當(dāng)然，檔案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作。檔案信息化的著眼點(diǎn)應(yīng)該是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，才能更好的適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好的服務(wù)社會(huì)。