促學(xué)校體育檔案高效管理的“四提高”

摘 要：建立健全體育檔案，對于學(xué)校體育工作有著豐富的內(nèi)涵和價(jià)值，它是學(xué)校各項(xiàng)體育教育活動的見證和歷史還原，是體育教師專業(yè)能力提升的重要途徑。在整理時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)、有序地整理，充分利用電子、網(wǎng)絡(luò)的保存方式，保證檔案長期完整地保存。同時(shí)，加強(qiáng)檔案整理規(guī)范性、創(chuàng)新性，形成本校特色。

關(guān)鍵詞：學(xué)校體育；體育檔案；高效管理

中圖分類號：G633.96 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005-2410（2013）10-0049-02

一、正確定位，提高對學(xué)校體育檔案價(jià)值的認(rèn)識

學(xué)校體育是學(xué)校教育的一個(gè)重要組成部分，而健全的體育檔案，是開展學(xué)校體育工作強(qiáng)有力的保障?，F(xiàn)在還有少數(shù)學(xué)校和體育教師，存在對體育檔案認(rèn)知或片面理解的誤區(qū)，現(xiàn)從以下方面剖析其內(nèi)涵及價(jià)值。

1.體育檔案是學(xué)校體育工作過程中直接形成或積累的，有保存價(jià)值的資料。它不僅是學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)體育活動的歷史記錄，體育教師從事教學(xué)工作、課外活動、體育訓(xùn)練、科研等工作的見證，更是為學(xué)校體育工作今后的發(fā)展，提供了必要的依據(jù)和條件。所以，對一所追求規(guī)范卓越、不斷發(fā)展的學(xué)校，絕對是不可或缺的。

2.建立健全完備的體育檔案，既是學(xué)校教學(xué)工作的“基石”，又是今后體育工作的“催化劑”。有助于學(xué)校全面匯總，宏觀調(diào)控體育工作，推動本校體育事業(yè)的不斷發(fā)展；有助于將零散的資料完整化、系統(tǒng)化，將實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)理論化[1]；同時(shí)，也有利于體育教師對以前工作進(jìn)行還原分析、反思，從中獲得成功的經(jīng)驗(yàn)，吸取失敗的教訓(xùn)，不斷擴(kuò)大知識領(lǐng)域，閱讀收集教學(xué)參考資料，促進(jìn)體育教師能力的提升。

3.體育檔案在上級檢查中（督導(dǎo)評估、各種榮譽(yù)稱號驗(yàn)收等）起到關(guān)鍵的作用。完善的體育檔案管理不僅體現(xiàn)了學(xué)校體育工作的管理水平，也能真實(shí)地還原一所學(xué)校體育工作的開展情況[2]。通過上級檢查、指導(dǎo)，能充分體現(xiàn)上級部門對本校以前工作的肯定，同時(shí)也能了解自身的一些不足，更有利于今后開展體育工作。

二、注意“六性”，提高整理和保存的方法

1.整理的科學(xué)性、有序性

檔案應(yīng)進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程，整理時(shí)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)。以筆者學(xué)校為例：檔案分類為政策法規(guī)文件、體育節(jié)、跳繩比賽、體操隊(duì)列比賽、健康體質(zhì)、體育器材設(shè)施資產(chǎn)賬目等，有的分類板塊涉及檔案材料太多時(shí)，再進(jìn)行細(xì)分，如體育節(jié)各檔案盒的標(biāo)簽，大標(biāo)題為體育節(jié)，小標(biāo)題依次為：（1）計(jì)劃總結(jié)；（2）秩序冊；（3）總成績記錄。整理時(shí)，根據(jù)材料形成性質(zhì)進(jìn)行細(xì)致篩檢，準(zhǔn)備歸檔時(shí)，裝訂整齊，進(jìn)行編號，文件名稱添入檔案盒的目錄索引，按索引順序完成材料入盒歸檔。在整理體育電子檔案時(shí)，在單獨(dú)設(shè)立體育文件夾基礎(chǔ)上，分別建立與紙質(zhì)檔案同樣內(nèi)容的小文件夾，文件形成的時(shí)間、性質(zhì)在標(biāo)題上填寫清楚，一些先需要形成電子文檔的材料，盡量在相應(yīng)文件夾中建立撰寫，為今后查找、使用和保存打下基礎(chǔ)。

2.保存的長期性、完整性

在現(xiàn)在高科技信息化時(shí)代，采用紙質(zhì)、電子（如硬盤、U盤等）和網(wǎng)絡(luò)（如快盤、網(wǎng)盤等）保存方式成為一種趨勢，電子檔案更具簡潔化和快速化，能長久保存材料，在對文件修改和查找上更有優(yōu)勢。此外，一定要有防止檔案材料的缺失，保持檔案完整的實(shí)施策略：（1）建立紙質(zhì)、電子、網(wǎng)絡(luò)三重保險(xiǎn)保存，做好備份。（2）對借閱的教研活動記錄等資料要做好登記，及時(shí)收回。（3）根據(jù)學(xué)校需求，體育檔案中的部分材料要與學(xué)校檔案其它內(nèi)容進(jìn)行整合匯編時(shí)，或向上級部門提供材料時(shí)，盡量不要在體育檔案原材料中提取，以保持體育檔案的完整性。

3.注意檔案的規(guī)范性、創(chuàng)新性

在材料精心分類的基礎(chǔ)上，內(nèi)容相關(guān)的材料可匯編成本。如2012年跳繩比賽的活動計(jì)劃、活動措施、活動方案、活動記錄、活動圖片、總結(jié)等，整理成書冊，再封上彩色書皮，既實(shí)用又美觀，給人以獨(dú)特、賞心悅目的感覺。在收集整理有關(guān)檔案材料時(shí)，做到紙張、字體、裝訂方法一致。這樣整理出來的檔案材料，整齊一致，樣式規(guī)范。另外，根據(jù)實(shí)地條件和材料性質(zhì)在電子檔案上逐步實(shí)現(xiàn)區(qū)域共享，以達(dá)到相互交流、相互借鑒。還可把檔案材料制做成多媒體課件、光盤等，用于學(xué)校各類活動展示，形成檔案管理的特色。

三、體現(xiàn)價(jià)值，提高對檔案材料的分析運(yùn)用

體育檔案的最終價(jià)值體現(xiàn)是利用[3]。如在教師教研、準(zhǔn)備公開課、撰寫論文時(shí)，通過查找有關(guān)刊物、書籍等資料，尋求共享、借鑒和查找理論依據(jù)；組織競賽等各種活動時(shí)，通過查找以前資料，總結(jié)存在的不足和經(jīng)驗(yàn)，探索今后的改進(jìn)、創(chuàng)新和突破；在檢測體育工作開展實(shí)效時(shí)，全面匯總以往的體質(zhì)健康成績等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行橫向、縱向比較，以此來評定近階段的體育工作是否開展的扎實(shí)有效。

在體育檔案運(yùn)用過程中，要及時(shí)、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進(jìn)行科學(xué)分析。體育教師要利用積累的資料、總結(jié)、反思的經(jīng)驗(yàn)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不斷回顧、翻閱學(xué)習(xí)，不斷地改進(jìn)自己的工作思路及方法。從而使自己的專業(yè)能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷成長，全面深入地推動學(xué)校體育工作的開展。

四、與時(shí)俱進(jìn)，提高體育檔案管理人員素養(yǎng)

學(xué)校體育檔案管理者和體育教師必須在思想上重視檔案。在檔案管理實(shí)踐中，立足于發(fā)展的角度，高瞻遠(yuǎn)矚，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋求創(chuàng)新發(fā)展。同時(shí)，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)理論知識，使自己具備寬廣、扎實(shí)的專業(yè)知識和強(qiáng)烈的求知感[4] 。

現(xiàn)階段，學(xué)校體育檔案管理工作，普遍還是有體育教師擔(dān)當(dāng)，基層學(xué)校表現(xiàn)尤為突出，而檔案材料的生成和管理必須要有較高的文字綜合處理能力和掌握高速發(fā)展信息管理模式，這是大部分體育教師所不具備的特長。因此，從事體育檔案管理工作的體育教師，應(yīng)不斷修煉自己的文筆、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用和掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以適應(yīng)檔案的現(xiàn)代化管理要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯偉，萬紅秀.學(xué)校體育檔案管理工作之我見[J].山東檔案，2008（3）.

[2]李楠.教育評估與檔案建設(shè)[J].學(xué)校檔案，2003（1）.

[3]馬忠.用標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)學(xué)校體育檔案管理現(xiàn)代化[J].科技資訊，2011（21）.

[4]菅娉娉，史宏捷.高校檔案管理人員應(yīng)具備的專業(yè)素質(zhì)[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2010（23）.