對高校人事檔案功能與管理的思考

劉艷菊

[摘 要]人事檔案是高校管理的信息支撐，是學(xué)校資源開發(fā)利用，管理體制改革推進等方面的重要依據(jù)。因此，從當(dāng)前檔案信息服務(wù)局限性與服務(wù)需求日趨擴大之間的三個主要矛盾出發(fā)，提出加強高校人事檔案規(guī)范化管理的有效措施。

[關(guān)鍵詞]高校；人事檔案；功能；管理

高校人事檔案是以教職員工姓名為特征組成專卷，按歸檔制度管理、保管，以備查考的信息載體。是各級組織了解和使用干部的重要依據(jù)。如何更好地發(fā)揮人事檔案的功能，適應(yīng)高等教育發(fā)展的需求，提升服務(wù)能力，是人事檔案管理部門和人事檔案工作者認(rèn)真思考的問題。

一、人事檔案功能分析

（一）人事檔案有利于高校人力資源充分利用

高校是優(yōu)秀人才和專家學(xué)者集中的地方，人事檔案作為對人的客觀歷史記錄，記述和反應(yīng)了高校教師的個人經(jīng)歷、德才水平、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)。人事部門通過人事管理工作，及時發(fā)現(xiàn)人才，選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬牛侠硎褂萌瞬?，為人事部門選拔、考察和使用人才發(fā)揮重要作用，有效克服用人的盲目性和隨意性，達(dá)到知人善任的目的。人力資源的有效作用，有利于最大限度地發(fā)揮人才潛能和智慧，推動廣大高校教師的積極性。此外，人事檔案在分析高校人力資源狀況是否適應(yīng)變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計劃方面也發(fā)揮著重要作用。

（二）有利于高校教學(xué)質(zhì)量的提高

對每一所高校而言，高校教師隊伍建設(shè)都是保證教學(xué)質(zhì)量的前提條件。人事檔案反應(yīng)了教師群體的職稱、年齡、學(xué)歷結(jié)構(gòu)等。管理部門通過人事檔案，掌握學(xué)校人力資源情況，在人員安排上才可能整合優(yōu)勢、合理配置，加強學(xué)校學(xué)科建設(shè)優(yōu)勢和科研力量，充分發(fā)揮人才整體優(yōu)勢，提高學(xué)校師資隊伍建設(shè)。

（三）有利于高校管理制度的推進

近幾年，全國的高校都加快了改革的步伐，努力打破“鐵飯碗”和平均主義“大鍋飯”，破除職務(wù)“終身制”，為形成良好的競爭機制，調(diào)動全體職工的工作積極性而制定了一系列的人事制度改革方案。作為人事管理工作的重要依據(jù)和資料。人事檔案在許多方面發(fā)揮著證據(jù)性的重要作用，比如，人事制度的改革與人才的進出和流動；校內(nèi)工資分配制度的改革與調(diào)整；干部的提拔和使用；專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)與配置等。特別是當(dāng)發(fā)生人事爭議時，人事檔案表現(xiàn)出強大的說服力，發(fā)揮著不可替代的作用?？梢哉f，完整有序地做好人事檔案工作，對學(xué)校的教育改革與和諧發(fā)展起到了積極的推動作用。

二、人事檔案管理存在矛盾關(guān)系分析

在實際工作中，由于自身形成發(fā)展的某些局限，以及開展服務(wù)中某些外部環(huán)境和條件的制約，人事檔案工作存在一些薄弱之處。比如，“檔案內(nèi)容陳舊，片面”，“材料不完善，缺乏真實性”以及“管理手段落后，管理水平低”和“信息開發(fā)利用程度低”等問題，影響著人事檔案功能的正常發(fā)揮。總而言之，當(dāng)前的人事檔案管理工作應(yīng)注意以下三方面的矛盾關(guān)系。

（一）檔案管理服務(wù)性與軟硬件三大塊的矛盾

人事檔案是人事部門的日常工作中形成的并作為原始記錄保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。是各級組織了解和使用干部的重要依據(jù)。隨著高等學(xué)校的發(fā)展，學(xué)校各項工作越來越依賴于信息，我們諸多的行為過程就是對信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，這對檔案管理工作提出了更高的要求。正確使用檔案資料，提供檔案管理的服務(wù)性，將“歷史遺產(chǎn)”用之于日常管理，幫助解決現(xiàn)實問題，才能完成檔案管理的時代使命。

當(dāng)前，檔案管理服務(wù)于檔案管理服務(wù)性與檔案工作軟硬件之間存在著矛盾。在許多高校，檔案管理干部隊伍學(xué)歷普遍偏低，專職檔案人員中具有本科以上學(xué)歷的人員少，有些高校檔案部門根本沒有本科以上學(xué)歷人員，而具有研究生學(xué)歷的更是“鳳毛麟角”，大專以下學(xué)歷者卻占了將近一半的比例。人才結(jié)構(gòu)也不盡合理，管理人員調(diào)動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，很多是從管理員邊干邊學(xué)，專職檔案人員，檔案學(xué)專業(yè)比例明顯偏低，計算機專業(yè)畢業(yè)的人員更少，許多單位甚至沒有配備計算機專業(yè)畢業(yè)人員。

在設(shè)備投入上，由于經(jīng)費嚴(yán)重不足，造成設(shè)施落后。計算機、打印機、空調(diào)機、去濕機、復(fù)印件、掃描儀這些必須的基本設(shè)備往往不具備。軟硬件的缺失導(dǎo)致檔案工作長期處于被動應(yīng)付，服務(wù)質(zhì)量不能得到有效的提高。

（二）檔案管理信息化要求與管理手段落后的矛盾

信息時代，先進的信息技術(shù)、計算機技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)該成為人事檔案管理的重要手段。完善的人事檔案管理服務(wù)應(yīng)該建立起一套完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)管理，實現(xiàn)對人事檔案信息共享。

當(dāng)前，許多高校檔案管理手段落后許多高校仍采用傳統(tǒng)的手工人事檔案管理；沒有館內(nèi)局域網(wǎng)和檔案館網(wǎng)站或主頁；絕大多數(shù)高校未實現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描；沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫。換句話說，這些高校在檔案查詢方面還停留在純手工操作的階段，檔案信息化建設(shè)還為起步。

管理手段的落后直接影響檔案功能的發(fā)揮。以當(dāng)前高校人事檔案的提供的實體檔案為例：實體檔案利用范圍廣、適應(yīng)性強，具有原始憑證的作用，但實體檔案效率低下、工作量大是個大問題：按照干部人事檔案工作目錄管理的要求，歸檔材料在一個月內(nèi)歸入干部檔案袋內(nèi)，每兩年裝訂歸檔一次。自1993年工資改革以來，每兩年一次滾動調(diào)資，1994年以來每年一分年度考核表，加上各種評優(yōu)表彰、職務(wù)任免、業(yè)務(wù)，幾乎每年得把所有的案卷折騰兩遍。另外，按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，進袋的材料要做到分類準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊。由于辦公用紙沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成的檔案材料大小不一，大于16K的要裁剪、折疊，小于16K的要托裱、縫紉。

由于每年要有新材料增加，管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量的、簡單的、重復(fù)性的勞動。因此，根本沒有時間和精力考慮開發(fā)案卷的內(nèi)在信息，因此，降低了工作效率。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復(fù)雜，直接造成檔案材料使用的不方便。

（三）檔案信息的局限性服務(wù)性需求擴大的矛盾

人事檔案由于自身特點，在服務(wù)發(fā)展、提供信息方面往往存在部門自我服務(wù)多，可向社會提供的少，保密性強，服務(wù)性弱等信息存在局限性的問題。目前，隨著高等教育社會化程度的不斷提高，高校人才流動需求擴大之間存在矛盾。比如，長期以來，很多高校對人事檔案功能認(rèn)識不足，對人事檔案管理工作不夠重視，有些學(xué)校甚至認(rèn)為人事檔案工作只要能過得去就行，又加上前文提到的人事檔案管理專職人員少，工作量大，導(dǎo)致檔案材料不全、手續(xù)不全、材料失實，材料簡單化或者雷同化等不準(zhǔn)確、不完整的情況多。這就影響了檔案信息的利用，很難適應(yīng)高校人事管理的需求。再如，人事檔案中記載了個人自然情況、職務(wù)職稱等各方面情況，其中有些涉及個人隱私、與其有關(guān)的重大事件、工作失誤等內(nèi)容，這些內(nèi)容在一段時期內(nèi)是保密的，這也影響了檔案信息的利用。

三、人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)措施

要解決人事檔案管理存在的矛盾關(guān)系，把檔案管理工作從繁重、低效中解脫出來，為組織人事工作提供高效、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)，是時代發(fā)展的必然，也是擺在我們面前的重要課題。

（一）加強人事檔案軟硬件建設(shè)

要加強人事檔案建設(shè)，首先在管理意識上要重視這項工作。人事檔案管理部門應(yīng)該通過會議、校報、校園廣播以及校園網(wǎng)絡(luò)等各種渠道擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工充分認(rèn)識人事檔案的重要作用，提高人事檔案意識。在硬件設(shè)備上，要充實檔案管理必要的投入，采用現(xiàn)代化手段，利用計算機、復(fù)印機、掃描儀、縮微、攝像等現(xiàn)代化設(shè)備和人事檔案管理軟件，采用科學(xué)的方法和技術(shù)來收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用管理干部人事檔案。在人員建設(shè)上，要加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。建立一支政治上忠誠黨的事業(yè)、思想作風(fēng)正派、知識結(jié)構(gòu)上具備一定政治理論知識、文化歷史知識、現(xiàn)代管理知識、計算機操作技能、人事管理知識的和檔案業(yè)務(wù)知識的專業(yè)人才。此外，還有加強專業(yè)管理人才的引進與培養(yǎng)，定期組織有關(guān)培養(yǎng)研討班，或外出參觀學(xué)習(xí)，不斷提高其政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)、增強檔案意識，提高責(zé)任感，以適應(yīng)干部人事檔案管理逐步走向現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

（二）加強人事檔案現(xiàn)代化管理

利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通讀技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)管理，實現(xiàn)對人事檔案的信息共享，加強檔案利用效率，是檔案信息化管理的必然趨勢。高校應(yīng)該加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、建立和完善館藏檔案檢索體系，有條件的高校檔案館可建立內(nèi)布局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的并行輸入和查詢。同時，盡可能建立自己的檔案網(wǎng)站或網(wǎng)頁，有計劃地上載開放檔案目錄和檔案全文信息等內(nèi)容，向?qū)W校和社會提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)。對于職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)性作用等重要的、利用率高的檔案要逐步實現(xiàn)文件級檢索，人事檔案管理要盡快從實體管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案管理向信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理流程自動化、信息共享整體化方向發(fā)展。

（三）提高檔案的利用服務(wù)能力

一要保證檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，不斷加強人事檔案材料的規(guī)范化建設(shè)。在檔案的收集上，要暢通渠道，建立聯(lián)絡(luò)員制度，確保定期收集、及時移交。加強對電子文件的收集和電子檔案的管理。檔案館應(yīng)要求學(xué)校各立卷部門在移交紙質(zhì)檔案時，同時移交電子文件或電子檔案。通過校園網(wǎng)和電子檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)電子文件的自動歸檔。二是要擴大掃檔范圍，在原十大類材料構(gòu)成的基礎(chǔ)上，充實檔案內(nèi)容，突出各類人員的特點：對于管理干部的檔案，著重充實考核考試、優(yōu)勢特長、廉政考試、業(yè)績測評等材料；對于專業(yè)技術(shù)人員的檔案，增加學(xué)術(shù)成果和科技成果類、教學(xué)科研測評類材料；而對于工人的檔案，增加能反映工人技術(shù)特長的材料。同時，建立健全各項規(guī)章制度，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定，建立起材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查（借）閱、傳遞制度；管理人員責(zé)任和移交材料歸檔等制度。加強督查，以保證檔案材料的準(zhǔn)確性，以提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。三是正確處理檔案保密與利用的關(guān)系。目前，高校人事檔案的提取利用只面向組織，而且閱檔著必須是中共黨員，任何個人不能查閱自己的檔案。事實上，在筆者看來，只要是在保密的原則下，管理者認(rèn)真區(qū)分保密和非保密的界限，針對不同的開發(fā)利用者提供不同內(nèi)容、不同范圍和不同程度的開發(fā)利用服務(wù)，可以有效處理人事檔案信息內(nèi)涵的單一性和開發(fā)利用多樣性之間的矛盾關(guān)系。將非保密的材料及時轉(zhuǎn)換為信息資源公開，可以為學(xué)?？疾?、選拔、使用人才提供可靠的依據(jù)，不斷提高人事檔案的服務(wù)功能。因此，作為管理者可以多倡導(dǎo)人事檔案可以有條件低向本人開放的觀念，從而打破大眾過去對人事檔案的神秘感和陌生感，使大家認(rèn)識到履行一定的手續(xù)可以知曉有關(guān)人事檔案內(nèi)容，并利用人事檔案解決實際問題，這樣，有利用大大提高人事檔案的利用率。

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