如何做好檔案的管理工作

孫玉晶

[摘 要]檔案是一個國家經(jīng)濟建設(shè)縮影的重要組成部分，為經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展提供有效依據(jù)和條件。因此，檔案管理工作成為社會工作的核心部分之一，處理好檔案管理工作將推進社會主義發(fā)展的進程。下面筆者通過對檔案管理的重要意義及管理工作的現(xiàn)狀進行分析，提出做好檔案管理工作的方法。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；規(guī)范化；科學(xué)化

檔案管理的目的在于完善檔案的保管制度，促進檔案的開放及應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案的功能，實現(xiàn)檔案的價值。檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)健康發(fā)展中起到重要作用。因此，立足于企業(yè)管理現(xiàn)狀，適應(yīng)社會的發(fā)展，將檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，充分發(fā)揮檔案的作用至關(guān)重要。

1.檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)工作質(zhì)量及效率提高的前提和根本。檔案管理工作可以衡量企業(yè)的管理和發(fā)展水平，是協(xié)調(diào)企業(yè)發(fā)展方向的重要依據(jù)?？茖W(xué)規(guī)范的做好檔案管理工作，一方面有利于企業(yè)管理人員了解企業(yè)發(fā)展歷史和整體經(jīng)營情況。另一方面有利于社會各方對企業(yè)經(jīng)營成果的監(jiān)督和確認(rèn)，提供企業(yè)多元化經(jīng)營模式發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，做好檔案管理工作有利于經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、提高企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力。

2.檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷成熟，計算機的廣泛運用，檔案管理工作沒有得到相應(yīng)的重視，人們普遍認(rèn)為檔案管理工作可有可無，缺少足夠的價值認(rèn)識。一些企業(yè)的檔案管理人員工作積極性不高，不僅缺少高度工作責(zé)任感和良好的職業(yè)操守，而且沒有扎實的基礎(chǔ)理論知識和科學(xué)技術(shù)。再加上對檔案管理的重要意義的宣傳力度不足，企業(yè)管理人員對檔案價值認(rèn)識不深，導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到限制，在企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)邊緣化的危險現(xiàn)象。

3.做好檔案管理工作的方法

3.1增強檔案管理意識，加大檔案管理投入

增強檔案管理意識，提高檔案管理工作的地位是做好檔案管理工作的前提。一個企業(yè)單位的健康發(fā)展離不開檔案管理工作，這種檔案管理意識應(yīng)深入每位工作人員的內(nèi)心，提高對檔案管理的重視程度，加強檔案管理方面的學(xué)習(xí)與探索，加大檔案管理價值和重要性的宣傳力度，提高檔案管理的整體水平。

加大檔案管理的投入是做好檔案管理工作的有力保證。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理工作普遍存在基礎(chǔ)設(shè)施配置較差、保管條件落后等問題。要想完善檔案管理工作，企業(yè)必須具備專門的綜合檔案室，管理所需的如計算機、復(fù)印機、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，積極投入人力物力，采取相應(yīng)的行政手段加強檔案模式管理和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理創(chuàng)造了良好條件的同時，又保證了檔案的完整、安全以及更長遠地發(fā)展。另外，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作也非常重要，可以加強對檔案的保護和利用，有利于檔案管理工作的順利開展。

3.2整合資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

隨著時代的進步和社會的發(fā)展，計算機及現(xiàn)代通訊設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理也需要適應(yīng)時代的發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、制度化管理。首先，將檔案管理同現(xiàn)代化技術(shù)有機的結(jié)合起來，加強檔案信息化建設(shè)。利用先進的計算機和多媒體技術(shù)，將傳統(tǒng)意義上的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲摹D、聲俱全的光盤進行保存，并運用編程技術(shù)實現(xiàn)自動檢索，使檔案在使用時簡單便捷，有利于提高工作效率。其次，檔案保管可利用計算機微縮技術(shù)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案資料通過計算機輸出微縮膠卷的方式保存，既能縮小檔案資料的體積，又能使原件得以保存，加之計算機的檢索功能的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案的綜合利用。最后，開發(fā)設(shè)計先進的管理軟件，建立檔案信息完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將電子檔案進行分類管理，加強開放程度，實現(xiàn)檔案資源共享。除此之外，電子檔案資源安全應(yīng)加強制度化管理，建立完善的管理制度，保證檔案信息安全。

3.3加強人才培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展，人才培養(yǎng)是必不可少的。檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，具備協(xié)調(diào)信息管理的能力，專業(yè)的基礎(chǔ)知識以及主觀創(chuàng)造能力等綜合素質(zhì)。所以，對檔案管理人才的培養(yǎng)非常重要。首先，加強對檔案管理人員的職業(yè)道德和職業(yè)操守培養(yǎng)，提高其工作重視程度和責(zé)任感，增強其檔案管理制度法規(guī)意識。其次，加強管理人員知識廣度的培養(yǎng)。管理人員不能僅具備基礎(chǔ)專業(yè)知識，更應(yīng)該廣泛涉獵各種社會學(xué)科。其目的是加強檔案管理工作的服務(wù)建設(shè)，加強檔案部門的社會功能和地位建設(shè)，提高社會對檔案管理的認(rèn)識，有利于發(fā)揮檔案的功能和實現(xiàn)檔案的自身價值。再次，加強管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，檔案管理要想實現(xiàn)現(xiàn)代化管理離不開技術(shù)人員的技術(shù)研究與開發(fā)，將現(xiàn)代的科技完美的應(yīng)用到檔案管理中，自然離不開技術(shù)嫻熟的檔案管理人員。檔案工作者不僅要熟悉掌握檔案管理系統(tǒng)的基本流程和具體要求，還要熟練地應(yīng)用信息技術(shù)，解決信息資源管理中出現(xiàn)的各種問題。最后，加強檔案工作者的觀察分析能力、調(diào)查能力以及組織協(xié)調(diào)能力。檔案資源是歷史面貌的真實再現(xiàn)，檔案管理者通過仔細的觀察和周密的分析、判斷，深入的調(diào)查研究，在科學(xué)、全面的原則下，客觀、真實的工作態(tài)度下，了解社會需要，滿足社會和人們對信息的需求，從復(fù)雜的表象里挖掘有價值的信息，通過收集、整理和鑒定完成檔案收錄工作。在信息系統(tǒng)建設(shè)工作過程中，管理者一般對某個地區(qū)或系統(tǒng)展開工作，需要建立檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源的管理，這就要求管理者具有組織協(xié)調(diào)能力，在工作網(wǎng)絡(luò)中相互理解、配合、協(xié)作，完成檔案信息系統(tǒng)通過建設(shè)工作。

4.結(jié)語

檔案是歷史的真實印證，是國家寶貴的信息財富，更是國家經(jīng)濟發(fā)展的主要依據(jù)和重要體現(xiàn)。檔案管理工作作為社會工作的重要組分之一，應(yīng)該明確自身的功能與價值，順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，與時俱進，不斷創(chuàng)新，開創(chuàng)檔案管理工作的新天地。

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