電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用研究

孫莉莉

[摘 要]隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，計算機(jī)的推廣和普及，不僅給傳統(tǒng)的檔案管理提出新的挑戰(zhàn)，也帶來了難得的機(jī)遇，賦予了新的生命力，檔案管理隨之進(jìn)入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的獨特優(yōu)勢做為一個新的課題，擺在我們檔案管理人員的面前。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管，更要利用電子信息手段提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]電子信息化；檔案管理；應(yīng)用研究

一、電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的獨特優(yōu)勢

電子技術(shù)的高速發(fā)展使檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式推進(jìn)，計算機(jī)普及和使用，為檔案的信息化管理提供可能，信息技術(shù)給當(dāng)前檔案工作帶來了前所未有發(fā)展機(jī)遇，使檔案工作由傳統(tǒng)管理信息向信息化管理邁進(jìn)。而檔案管理信息化，是我們檔案管理發(fā)展的新趨勢和新目標(biāo)，實現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于改善檔案工作管理水平，提高管理效率；更是提高檔案服務(wù)社會，服務(wù)未來的必然要求。

一是電腦的普及為檔案的信息化管理奠定了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)做為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)重要分枝更是突飛猛進(jìn)，成熟的計算信息管理技術(shù)已普及到各行各業(yè)、各個領(lǐng)域。信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用也是發(fā)展的必然。目前，檔案管理部門基本上都配備有計算機(jī)，擁有熟練的操作人員，使檔案管理部門以更快捷、更生動、更形象的方式為各級黨委、政府和廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

二是信息化管理檔案，提高檔案工作管理水平。隨著我國社會，經(jīng)濟(jì)改革不斷深化，給檔案管理水平提出更高的要求，這就要求檔案工作者積極探索檔案管理工作的新方法、新路子，改變傳統(tǒng)落后的手工管理方式，建立起與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的檔案管理方式方法，而電子信息化與檔案管理有機(jī)結(jié)合，不僅為提高檔案管理水平提供了可能，更是未來檔案管理水平發(fā)展的一個新的趨勢。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案材料整理輸入電腦，這就為檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常管理工作提供了方便，成倍的提高了工作效率，進(jìn)而實現(xiàn)了檔案動態(tài)管理。

三是信息化管理檔案，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量。檔案是一種重要的信息資源，而我們不僅是信息資源的最大的需求者，更是最普遍的利用者。檔案管理工作的重要職責(zé)之一是為人們服務(wù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和社會改革開放的不斷深入，人們生活水平的普遍提高，人們生活方式的不斷進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)時代的到來，人們獲得信息的主要渠道從過去紙質(zhì)書到現(xiàn)在電子書轉(zhuǎn)變，原有檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)下人們對檔案工作需求，通過服務(wù)觀念的更新、服務(wù)領(lǐng)域的拓展、改善服務(wù)環(huán)境、規(guī)范服務(wù)行為、提升服務(wù)能力，使得檔案工作可以更加貼近社會、貼近群眾、貼近生活，為社會廣大人民群眾提供更加高效的檔案信息資源，在服務(wù)社會群體中爭創(chuàng)優(yōu)秀。為了提高服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理信息化服務(wù)是必然要求。

二、電子信息化檔案管理中常見的幾個問題

一是電子信息化檔案管理中安全問題突出。由于在電子信息化環(huán)境中，檔案資料信息很容易被復(fù)制、更改，而且不容易被人發(fā)現(xiàn)。加之，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊能力也越來越強，使得檔案信息資料的重要數(shù)據(jù)更容易被破壞。同時，由于電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短。

二是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平較低。檔案管理電子信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作不足，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的錄入相容性不強，系統(tǒng)軟件也不能滿足需要；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實施。

三、推廣電子信息化檔案管理的新舉措

隨著信息化時代的到來，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，例如，文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以電子文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以電子形式存在。由此看來，檔案管理電子信息化是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。為了更好的推進(jìn)檔案管理電子信息化的程度，我們應(yīng)該開展以下工作。

一是建立和完善電子信息化檔案管理的規(guī)章制度。根據(jù)紙質(zhì)文件和電子文件各自的特點，建立電子文件和紙質(zhì)文件“雙保險”制度，將兩者進(jìn)行同步歸檔，既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對電子文件中的有關(guān)數(shù)據(jù)錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補作用。同時要建立電子信息化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全制度。由于在電子信息化環(huán)境中，檔案資料信息更容易被復(fù)制、更改，很容易泄密，而且電子介質(zhì)之間復(fù)制更簡單、快捷，并且不容易被人發(fā)現(xiàn)，所以安全問題就顯得更為重要了。設(shè)立一套安全有效的安全制度，通過加強權(quán)限管理，設(shè)置多層密碼，加強密碼設(shè)置的安全性，安裝正版的防毒工具等措施可能郊地防止不被非法訪問和竊取。

二是加大資金的投入和人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)在是電子信息高速發(fā)展的時代，電腦等硬件設(shè)施更新?lián)Q代非?？欤@就要求要加大資金投入，及時的更新硬件設(shè)施，有效保證電子信息化檔案管理實現(xiàn)。同時注意加大人才培養(yǎng)，注重綜合型人才的培養(yǎng)，做為一名電子信息化檔案的管理人員，既要精通檔案管理的專業(yè)知識，還要同時具備計算機(jī)方面的信息處理技術(shù)，所以要加大力度對這類型人才進(jìn)行培訓(xùn)。還要有針對性的隨著相關(guān)技能的不斷更新改革，做好相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，為實現(xiàn)建立高效良好的電子信息化檔案管理創(chuàng)造有利的條件

三是用現(xiàn)代信息化手段，做好檔案的日常管理。首先要建檔設(shè)庫，實現(xiàn)檔案動態(tài)管理。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案材料整理輸入微機(jī)，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機(jī)操作。其次要形成體系，實行檔案的層級管理。從管理權(quán)限上，逐層建立檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。從使用權(quán)限上，可以根據(jù)不同用戶的情況，通過密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料。