淺談學校綜合檔案室案卷的整理制度

張洪達

[摘 要]為了加強學校檔案室案卷的整理工作，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化、科學化、現(xiàn)代化、不斷提高科學管理水平，更好地位學校教育、教學夠工作服務，為社會主義建設服務。結(jié)合工作實際，特對學校綜合檔案室案卷的整理制度分析如下。

[關(guān)鍵詞]學校；檔案室案卷；整理制度

一、案卷整理的基本原則

案卷整理工作所遵循的基本原則是充分利用原來的整理基礎，保持文件之間的聯(lián)系，便于保管和使用。在對歸檔的案卷進行整理的過程中，要遵循“充分利用原來基礎”的原則。檔案原來的整理基礎是前人整理檔案的成果。其中主要強調(diào)幾個方面：

（一）只要是經(jīng)過整理，有目錄可查有規(guī)可循的檔案，就應力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，必要時可做適當?shù)募庸ふ?。如學校的會計檔案、校產(chǎn)檔案，它有著自身的形成規(guī)律和特點，一般由財會部門和物資管理部門隨時立卷，定期保管。因此，檔案部門接收后，不應再打亂原有基礎，原則上應當保持原卷冊的封裝，也不另加封面。只在原封面的空白處加蓋戳記，填好全宗號、目錄號、案卷號、保管期限等，然后分類排列，妥善保管，提供利用即可。

（二）必須進行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中合理的部分應當吸收；對整理不當和錯誤的部分要經(jīng)過仔細分析，摸清情況之后再改動和調(diào)整。這可避免人為地破壞文件之間的歷史聯(lián)系。對保證整理質(zhì)量和提高效率都是有益的。

整理檔案的主要目的，是便于檔案的保管和查找利用。一般的說，經(jīng)過整理的檔案能恰當?shù)乇３治募g的歷史聯(lián)系，也就能便于保管和利用，它們基本上是一致的。但是兩者之間也會有矛盾。如有些做法雖然保持了文件之間的聯(lián)系，然而卻不便于保管和利用。當兩者發(fā)生矛盾時，要充分考慮檔案保管和利用的方便。比如某些制成材料比較特殊的檔案，機密程度和保管價值顯然不同的檔案，則應根據(jù)情況分別整理，而在相應的范圍內(nèi)要求保持文件的聯(lián)系。

（三）在檔案整理工作中應遵循“保持文件之間的歷史聯(lián)系”的原則。要注意把不同歷史時期的檔案分開，而把同一歷史時期形成的檔案集中在一起，以保持各個歷史時期檔案的聯(lián)系和完整。應盡可能地保持各個年代形成檔案的完整和聯(lián)系。把同類工作活動形成的檔案集中在一起以保持檔案之間的歷史聯(lián)系。

二、案卷整理工作制度

（一）案卷的分類制度

案卷的分類是綜合檔案室為了科學地保管檔案而進行的一項整理工作。學校的全部案卷按照一定的要求分成若干類別，并有次序地按照類別排列。

中小學的綜合檔案室的案卷分類可按年度問題分類法整理。即把學校的案卷先按年度分開，然后在每個年度下面再按問題分類。檔案案卷排列只能以全宗為單位，按不同門類，不同載體，不同保管期限進行排列。案卷的排列有多種方法，可以按照案卷所反映的問題排列；可以按照案卷所反映的工作聯(lián)系排列；可以按照時間順序排列；可以按作者、收發(fā)文單位和地區(qū)排列；人物的案卷，還可以按姓氏筆劃、漢語拼音字母的順序排列。這些方法可以單獨使用也可以結(jié)合起來使用。各類案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，—類案卷的排列方法，只能用一種辦法或一種方法結(jié)合其它方法來排列。

另外，中小學案卷的一般排列方法，主要是采用“先上級后本身，先綜合后專題；先學校后學生的順序，分別用不同保管期限來排列?！卑礄n案案卷的排列，應將財務部門形成的校產(chǎn)檔案和財產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案列在一起。財務部門形成的校產(chǎn)檔案，一般按報表、賬簿、憑證排列。財產(chǎn)管理部門形成的校產(chǎn)檔案，一般按固定資產(chǎn)的類別順序排列或按部門的順序（采取一種編號的方法）排列。

（二）檔案的編號制度

在檔案管理中，常用的“檔號”有四種，全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內(nèi)文件張（頁）號。檔號的使用原則是，檔號要完整—套，一般說上述幾種檔號均應編排幾個全宗內(nèi)的案卷目錄號不能重。

（三）編制案卷目錄制度

案卷排列的順序確定以后，應逐卷登記在案卷目錄上。案卷目錄，就是案卷的名冊。它有其重要的作用：第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序。第二，介紹全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成份，是查找利用檔案的基本檢索工具，也是編制其它檢索工具的基礎，第三，它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據(jù)。編制案卷目錄要以全宗為單位，可一個全宗編一本，還可以一類編一本。一個全宗如編若干本案卷目錄，必須以全宗為單位編定目錄號。目錄號是“檔號”中的一種。目錄后連間“全宗號”和“卷弓”作為“檔號”一并標在案卷封面或脊背上，卷面一般應印有檔號章（全宗號、目錄號、案卷號）。

（四）案卷的其它整理工作制度

案卷的整理工作是學校檔案室的日常檔案管理工作。除上述工作外，由學校檔案管理工作的特殊情況所決定.還有其它一些整理工作。如：（1）對接收的檔案，如發(fā)現(xiàn)整理質(zhì)量不符合要求，不便于保管和利用的，要進行一定的加工和進行局部整理。提高其質(zhì)量；（2）隨著檔案的搬移，檔案本身可能會受損，也可能由于檔案整理體系的變化，有可能需要轉(zhuǎn)出或補進。也需要進行相應的加工和調(diào)整、整理；（3）學校檔案室除接收各專業(yè)部門立卷、整理后的檔案外，也接收和收集—些零散文件，處理這些文件，就要進行全過程的檔案資料的整理工作；（4）平時還要協(xié)助和督促各業(yè)務部門做好立卷和歸檔前的準備工作。協(xié)助各業(yè)務部門正確選擇立卷環(huán)節(jié)，即確定由哪一級機構(gòu)，由誰負責立卷。其次，一個業(yè)務部門部負責2個以上類別及立檔工作。所以一個部門內(nèi)部要劃定分工立卷的范圍，避免重復立卷和防止立卷時遺漏文件。

三、結(jié)論

學校檔案資料是全體師生員工辛勤進行教育、教學、研究和開展活動取得成果的歷史記錄，具有借鑒和歷史憑證價值，是學校珍貴財富，是研究改進工作，提高教育質(zhì)量的重要依據(jù)。

參考文獻：

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