企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

李鳳梅

[摘 要]企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)全部檔案資料當(dāng)中非常重要的一個(gè)組成部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，信息化是大趨勢(shì)。建設(shè)電子化財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好財(cái)務(wù)檔案管理的選擇。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；財(cái)務(wù)檔案；管理；信息化；探討

一、財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)

在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過(guò)外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄處理；對(duì)憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認(rèn)均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據(jù)需要生成各種會(huì)計(jì)報(bào)表，提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。在保存方式上，保存介質(zhì)是“磁盤(pán)”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空問(wèn)，也使數(shù)據(jù)存取方便，同時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤(pán)存在著物理易損性，需要對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行備份工作。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中的現(xiàn)狀

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的目的主要有兩個(gè)。第一，是為了保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財(cái)務(wù)檔案，為財(cái)務(wù)管理活動(dòng)提供便利。根據(jù)當(dāng)前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門(mén)有權(quán)調(diào)用財(cái)務(wù)檔案之外，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案一般不得外借和查閱，如果說(shuō)非要外借或查閱，則需要經(jīng)過(guò)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，才能提供財(cái)務(wù)檔案的查閱和復(fù)制。即便是企業(yè)內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案也要經(jīng)過(guò)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人的同意和批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的登記手續(xù)，涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理秘密的還要經(jīng)過(guò)企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，且只能查閱，不能復(fù)制和外借，沒(méi)有權(quán)限的管理人員是不能接觸涉密財(cái)務(wù)檔案的。但是很多企業(yè)在具體執(zhí)行的過(guò)程中卻沒(méi)有這樣嚴(yán)格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財(cái)務(wù)管理檔案，給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)管理留下了很多安全隱患。而一些企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理上將財(cái)務(wù)檔案與其它檔案混合在一起管理，沒(méi)有將財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行專門(mén)的分類管理，在使用過(guò)程中查找財(cái)務(wù)檔案比較麻煩，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案不能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)管理提供檔案服務(wù)。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化問(wèn)題的對(duì)策建議

1.提高認(rèn)識(shí)，不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中的問(wèn)題，很大程度是企業(yè)的負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)檔案管理者缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理最基本的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致的。因此，在今后的發(fā)展過(guò)程中企業(yè)應(yīng)該組織財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。企業(yè)要不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，制定完善的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的財(cái)務(wù)管理狀況，健全和完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理控制程序和業(yè)務(wù)操作規(guī)范，明確財(cái)務(wù)檔案管理人員及其責(zé)任，以及違反財(cái)務(wù)檔案管理制度的處罰，完善財(cái)務(wù)檔案管理設(shè)施，突出程序規(guī)范及責(zé)任，為全面實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度創(chuàng)造良好的條件。

2.強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力。良好的財(cái)務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實(shí)到企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對(duì)財(cái)務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值。應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。

3.規(guī)范程序，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案安全管理和使用規(guī)定。在財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)既要保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全和完整，又要為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理活動(dòng)提供服務(wù)和支持。由于財(cái)務(wù)檔案包含著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的很多信息，一些信息涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的商業(yè)秘密，從維護(hù)企業(yè)根本利益的角度來(lái)講，除相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門(mén)的檢查和工作需要之外，一律不準(zhǔn)外借，即便是相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門(mén)的檢查或工作需要，也要經(jīng)過(guò)企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。

4.搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來(lái)的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù)，如按標(biāo)準(zhǔn)制度原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔資料及時(shí)錄入電腦。

5.搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價(jià)值在于利用，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息絡(luò)，保證檔案信息的完整性。同時(shí)也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過(guò)電子郵件或BBS等方式開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。

6.搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)。做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案財(cái)務(wù)檔案信息，通過(guò)采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平。

四、結(jié)論

總之，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)應(yīng)該不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，并嚴(yán)格貫徹到管理實(shí)踐當(dāng)中，不斷提高信息化水平，真正發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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