事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

毛仲魯

[摘 要]經(jīng)濟的發(fā)展，加快了行政事業(yè)單位的人事制度和行政體制的改革。隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)了一系列問題。筆者就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，并且從自己的角度出發(fā)，提出了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的新思路。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

前言

經(jīng)濟的發(fā)展帶動了科技的發(fā)展，加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的生存下去，為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個比較民主、比較科學(xué)的體制。事業(yè)單位的高效運行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。為了便于事業(yè)單位的評價，各個單位應(yīng)該使自身的檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現(xiàn)狀

我國事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，而且影響了事業(yè)單位在社會和經(jīng)濟中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

我國事業(yè)單位對檔案管理的重視度不高，不同的機構(gòu)對檔案管理的重視程度不同，嚴(yán)重的時候，有些事業(yè)單位完全忽視了事業(yè)單位的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監(jiān)督作用。目前來說，有些事業(yè)單位逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應(yīng)的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門的重視，所以很多單位很難滿足事業(yè)單位管理體制統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的要求。有的事業(yè)單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂?？偟膩砜?，事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞，嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。

1.3薄弱的業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了更好的勝任檔案管理的相關(guān)工作，管理人員應(yīng)該有較高的素質(zhì)，才能完成這項技術(shù)性和政策性較強的工作。很多事業(yè)單位的檔案管理人員多是從其他部門調(diào)過來的，一般擔(dān)任好幾個職務(wù)，太多的工作使得他們迫于應(yīng)付檔案的管理工作，對于檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質(zhì)比較低，對于事業(yè)單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類、文件的保管期限有著十分密切的聯(lián)系，較低的素質(zhì)，使得檔案管理不能及時交底和不能按時歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。很多檔案管理人員沒有責(zé)任性，應(yīng)付檔案管理的工作，這種隨意應(yīng)付的現(xiàn)象使得檔案管理受到了很大的阻礙。

2.檔案管理的創(chuàng)新

2.1健全制度

事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應(yīng)該做到獎罰分明。

2.2加強組織領(lǐng)導(dǎo)

各級行政事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導(dǎo)的原則，通過等級升降來實施動態(tài)管理；同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.3開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準(zhǔn)確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

2.4增強檔案人員綜合素質(zhì)

在知識經(jīng)濟時代，檔案人員素質(zhì)狀況決定了檔案工作水平高低。因此，構(gòu)建一支穩(wěn)定的檔案人員隊伍，不斷提高專業(yè)水平與管理能力，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的必經(jīng)之路。

結(jié)語

目前我國事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，對于社會的服務(wù)功能的發(fā)揮有所影響，而且在很大程度上影響了我國經(jīng)濟的發(fā)展。新的社會背景下，我國檔案管理應(yīng)該與時俱進(jìn)，結(jié)合新時代的特點、任務(wù)和要求，進(jìn)行相應(yīng)的變革。事業(yè)單位創(chuàng)新的跨越式發(fā)展，就是要做好檔案制度的相應(yīng)改革，為了更好的體現(xiàn)社會的時代性，檔案管理的創(chuàng)新勢在必行。檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)該以更好的服務(wù)、更好的保管、更好的維護為目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)我國事業(yè)單位管理事業(yè)的發(fā)展。

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