淺談如何建立與完善困難學(xué)生資助檔案思路構(gòu)想

徐春俠

[摘 要]困難學(xué)生檔案是助學(xué)貸款、困難補助、學(xué)費減免以及社會資助和勤工儉學(xué)對象確定的重要依據(jù)，同時也是評定清寒獎學(xué)金的一項重要參考指標。因此，建立健全困難學(xué)生檔案，對于幫助我們?nèi)嬲莆绽щy學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)以及實際需要，準確分析困難學(xué)生的特征、個性以及如何解決困難學(xué)生的生活與學(xué)習(xí)問題，具有非常重要的作用。本文將對當前國內(nèi)困難學(xué)生資助檔案建設(shè)的主要內(nèi)容進行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何有效建立和完善困難學(xué)生資助檔案，談一下自己的觀點和認識，以供參考。

[關(guān)鍵詞]困難學(xué)生；資助檔案；建立與完善；研究

實踐中可以看到，在困難學(xué)生檔案資料庫中，主要包括困難學(xué)生的家庭情況、收入、申請材料、入學(xué)后所在的班級以及負責(zé)老師和困難等級等等。上述各項材料，證明了該學(xué)生困難現(xiàn)狀的可靠性、真實性。

一、困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容分析

（一）困難學(xué)生的個人情況

其中，主要包括該學(xué)生的基本信息資料，比如家庭情況、身體狀況，同時還包括其家庭成員的勞動力現(xiàn)狀、年收入多少以及家庭的主要經(jīng)濟來源證明材料。

（二）申請審批材料

其中，主要包括困難學(xué)生家庭的經(jīng)濟狀況，尤其是困難證明材料、公示情況、民主評議材料以及學(xué)校審批和教育主管部門的審批認定書等。

（三）困難學(xué)生獲資助情況

困難學(xué)生資助檔案管理人員一定要及時、全面的收集困難學(xué)生的資助材料，確保其完整性和歸檔的全面性，以便于能夠及時、準確的了解困難學(xué)生獲資助情況。以此為基礎(chǔ)，合理的分配相應(yīng)的資助資金，以免出現(xiàn)重復(fù)資助、或者資助空白和遺漏問題。

（四）困難學(xué)生個人的成長經(jīng)歷

其中，主要包括該學(xué)生每一個學(xué)期的成績、參賽證書以及社會實踐活動情況和在校期間的具體表現(xiàn)等。

二、困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略

（一）棄偽存真，明確困難學(xué)生資助檔案材料的應(yīng)用價值

實踐中，應(yīng)當對困難學(xué)生的證明材料進行認真辨別，確保其真實性、實效性。對于失真的資料而言，一旦僥幸進入檔案，則必然會對檔案的管理與應(yīng)用帶來嚴重的負面影響，甚至產(chǎn)生非常嚴重的不良后果。及時、全面的收集和整理不同種類、不同形式以及多元化載體的困難學(xué)生及其家庭的變動情況，并認真做好記錄工作，及時的維護和更新困難學(xué)生的資助檔案，從而使之處于一種動態(tài)的變化過程之中。以此來確保困難學(xué)生資助檔案系統(tǒng)的實效性、活力以及與時俱進性，從而為檔案資料作用的充分發(fā)揮，打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）及時整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息資料

在家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理的過程中，要及時對檔案信息進行分類管理。比如，家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案系統(tǒng)保存了大量的學(xué)生家庭信息材料，在管理過程中，對這些證明材料進行分類。我在實際工作中，采用如下分類管理：孤兒家庭，同時又無其他親屬給予正常經(jīng)濟支持類：單親家庭，父母一方去世或失去生產(chǎn)生活能力。需重大經(jīng)濟支出家庭類；學(xué)生或?qū)W生家長重殘疾類；家中有患重病的直系親屬，常年需要支出看病費用類；學(xué)生或?qū)W生家庭成員突發(fā)變故，短期內(nèi)形成大量債務(wù)類；兄弟姐妹中同時有兩個人以上在大中專院校學(xué)習(xí)類；學(xué)生每月生活費在泰來縣居民最低生活水平線以下類；學(xué)生家庭純收入在家庭所在地屬較低水平類。

（三）遵循信息化原則，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，經(jīng)濟困難學(xué)生檔案的載體也應(yīng)適應(yīng)時代要求發(fā)生改變。電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動處理的特殊性，對學(xué)生信息的更改變動處理靈活方便，對學(xué)生各種情況調(diào)用簡單快捷，所以經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)登記、實時更改、信息發(fā)布等功能集于一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

（四）遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)

目前，由于經(jīng)濟困難學(xué)生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對經(jīng)濟困難學(xué)生檔案的收集和管理往往有所忽視，并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣，不再二次利用和研究。學(xué)生資助檔案工作者要加強理論學(xué)習(xí)，傾心鉆研業(yè)務(wù)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，將家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案為開展好學(xué)生資助工作提供捷徑，管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案，可以對學(xué)生的家庭經(jīng)濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，有針對性地管理好、用好各級各類學(xué)生資助資金，使有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。這不僅對學(xué)生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。一方面，應(yīng)配備具有檔案管理知識及認真負責(zé)態(tài)度的專門人員進行檔案收集和整理，而另一方面，應(yīng)形成良好的制度環(huán)境，保證相應(yīng)的設(shè)備和資金，促進經(jīng)濟困難學(xué)生檔案管理工作有序而良性發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，困難學(xué)生檔案工作是資助中心檔案工作中的一個重要組成部分，而家庭經(jīng)濟困難學(xué)生檔案又是資助中心開展家庭經(jīng)濟困難學(xué)生資助工作的重要依據(jù)?；诖?，做好資助中心困難學(xué)生資助檔案管理工作是關(guān)系到國家資助政策是否能有效貫徹落實的頭等重要工作，同時也是關(guān)系著國家、社會和諧與安定的大事。

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