淺談如何建立與完善困難學生資助檔案思路構想

徐春俠

[摘 要]困難學生檔案是助學貸款、困難補助、學費減免以及社會資助和勤工儉學對象確定的重要依據(jù)，同時也是評定清寒獎學金的一項重要參考指標。因此，建立健全困難學生檔案，對于幫助我們?nèi)嬲莆绽щy學生的生活、學習以及實際需要，準確分析困難學生的特征、個性以及如何解決困難學生的生活與學習問題，具有非常重要的作用。本文將對當前國內(nèi)困難學生資助檔案建設的主要內(nèi)容進行分析，并在此基礎上就如何有效建立和完善困難學生資助檔案，談一下自己的觀點和認識，以供參考。

[關鍵詞]困難學生；資助檔案；建立與完善；研究

實踐中可以看到，在困難學生檔案資料庫中，主要包括困難學生的家庭情況、收入、申請材料、入學后所在的班級以及負責老師和困難等級等等。上述各項材料，證明了該學生困難現(xiàn)狀的可靠性、真實性。

一、困難學生資助檔案的主要內(nèi)容分析

（一）困難學生的個人情況

其中，主要包括該學生的基本信息資料，比如家庭情況、身體狀況，同時還包括其家庭成員的勞動力現(xiàn)狀、年收入多少以及家庭的主要經(jīng)濟來源證明材料。

（二）申請審批材料

其中，主要包括困難學生家庭的經(jīng)濟狀況，尤其是困難證明材料、公示情況、民主評議材料以及學校審批和教育主管部門的審批認定書等。

（三）困難學生獲資助情況

困難學生資助檔案管理人員一定要及時、全面的收集困難學生的資助材料，確保其完整性和歸檔的全面性，以便于能夠及時、準確的了解困難學生獲資助情況。以此為基礎，合理的分配相應的資助資金，以免出現(xiàn)重復資助、或者資助空白和遺漏問題。

（四）困難學生個人的成長經(jīng)歷

其中，主要包括該學生每一個學期的成績、參賽證書以及社會實踐活動情況和在校期間的具體表現(xiàn)等。

二、困難學生資助檔案建立與完善策略

（一）棄偽存真，明確困難學生資助檔案材料的應用價值

實踐中，應當對困難學生的證明材料進行認真辨別，確保其真實性、實效性。對于失真的資料而言，一旦僥幸進入檔案，則必然會對檔案的管理與應用帶來嚴重的負面影響，甚至產(chǎn)生非常嚴重的不良后果。及時、全面的收集和整理不同種類、不同形式以及多元化載體的困難學生及其家庭的變動情況，并認真做好記錄工作，及時的維護和更新困難學生的資助檔案，從而使之處于一種動態(tài)的變化過程之中。以此來確保困難學生資助檔案系統(tǒng)的實效性、活力以及與時俱進性，從而為檔案資料作用的充分發(fā)揮，打下堅實的基礎。

（二）及時整理和分析困難學生資助檔案信息資料

在家庭經(jīng)濟困難學生檔案管理的過程中，要及時對檔案信息進行分類管理。比如，家庭經(jīng)濟困難學生檔案系統(tǒng)保存了大量的學生家庭信息材料，在管理過程中，對這些證明材料進行分類。我在實際工作中，采用如下分類管理：孤兒家庭，同時又無其他親屬給予正常經(jīng)濟支持類：單親家庭，父母一方去世或失去生產(chǎn)生活能力。需重大經(jīng)濟支出家庭類；學生或學生家長重殘疾類；家中有患重病的直系親屬，常年需要支出看病費用類；學生或學生家庭成員突發(fā)變故，短期內(nèi)形成大量債務類；兄弟姐妹中同時有兩個人以上在大中專院校學習類；學生每月生活費在泰來縣居民最低生活水平線以下類；學生家庭純收入在家庭所在地屬較低水平類。

（三）遵循信息化原則，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展與普及，經(jīng)濟困難學生檔案的載體也應適應時代要求發(fā)生改變。電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性，對學生信息的更改變動處理靈活方便，對學生各種情況調用簡單快捷，所以經(jīng)濟困難學生檔案管理應利用現(xiàn)代信息技術，建立網(wǎng)絡登記、實時更改、信息發(fā)布等功能集于一體的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。

（四）遵循保障性原則，提高管理人員素質

目前，由于經(jīng)濟困難學生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對經(jīng)濟困難學生檔案的收集和管理往往有所忽視，并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓和業(yè)務能力訓練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣，不再二次利用和研究。學生資助檔案工作者要加強理論學習，傾心鉆研業(yè)務，努力提高自身的業(yè)務水平，將家庭經(jīng)濟困難學生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑，管理者根據(jù)學生的家庭經(jīng)濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經(jīng)濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，有針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金，使有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。這不僅對學生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。一方面，應配備具有檔案管理知識及認真負責態(tài)度的專門人員進行檔案收集和整理，而另一方面，應形成良好的制度環(huán)境，保證相應的設備和資金，促進經(jīng)濟困難學生檔案管理工作有序而良性發(fā)展。

三、結語

總而言之，困難學生檔案工作是資助中心檔案工作中的一個重要組成部分，而家庭經(jīng)濟困難學生檔案又是資助中心開展家庭經(jīng)濟困難學生資助工作的重要依據(jù)?；诖?，做好資助中心困難學生資助檔案管理工作是關系到國家資助政策是否能有效貫徹落實的頭等重要工作，同時也是關系著國家、社會和諧與安定的大事。

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