文物檔案管理現(xiàn)代化探析

孫麗美

[摘 要]文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的重要組成部分，其核心內(nèi)容是自動化管理。文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的客觀要求，只有實(shí)現(xiàn)文物檔案管理現(xiàn)代化，才能充分發(fā)揮文物檔案的作用，實(shí)現(xiàn)文博資源的社會共享。

[關(guān)鍵詞]文物檔案管理；現(xiàn)代化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；信息化；數(shù)據(jù)庫

文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的重要組成部分，就是用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對文物檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。文物檔案管理現(xiàn)代化是一個綜合概念，既包括現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用，又包括現(xiàn)代管理科學(xué)方法的應(yīng)用。本文謹(jǐn)就文物檔案管理現(xiàn)代化的意義和途徑做粗淺探析，希望能對文物檔案管理工作起一點(diǎn)促進(jìn)作用。

一、文物檔案管理現(xiàn)代化是保管工作現(xiàn)代化的客觀要求

（一）文物檔案管理現(xiàn)代化是順應(yīng)博物館自身發(fā)展的需要

博物館作為承載人類歷史和自然發(fā)展過程信息的載體，它所收藏、保管、研究的信息幾乎涵蓋了人類社會和自然界發(fā)展過程的各個方面，每一件文物、標(biāo)本都是信息的承載者。然而博物館傳統(tǒng)的保存、展示和研究文物、標(biāo)本的手段，已越來越不適應(yīng)當(dāng)今社會文化發(fā)展和學(xué)術(shù)研究的需要，限制了博物館現(xiàn)代化管理水平的提高。特別是當(dāng)前，隨著博物館事業(yè)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會各個領(lǐng)域的快速滲透，亟需我們利用現(xiàn)代技術(shù)，不斷推進(jìn)館藏文物數(shù)字化進(jìn)程，為文物行政部門強(qiáng)化館藏文物管理服務(wù)，為提高博物館的公共文化服務(wù)能力服務(wù)，為廣大人民群眾鑒賞祖先創(chuàng)造出的燦爛文化、掌握歷史知識、領(lǐng)略先進(jìn)文化、提高綜合素質(zhì)服務(wù)提供強(qiáng)有力的支持。

因此，博物館信息化建設(shè)的步伐和成果，關(guān)系到博物館事業(yè)在新的世紀(jì)是否具有生機(jī)與活力，并將在很大程度上決定著博物館事業(yè)在新世紀(jì)的生存方式和發(fā)展水平。博物館只有追蹤時(shí)代精神的變革，不斷調(diào)整自身建設(shè)以適應(yīng)發(fā)展中的經(jīng)濟(jì)格局、知識格局和管理格局，才能促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。所以說檔案管理現(xiàn)代化是一個事關(guān)文物檔案事業(yè)發(fā)展全局的大課題，既是發(fā)展方向問題，也是發(fā)展模式問題，文物檔案管理現(xiàn)代化是解決文物檔案工作發(fā)展的必然出路，是保管工作現(xiàn)代化的客觀要求。

（二）文物檔案管理現(xiàn)代化具有深遠(yuǎn)的歷史意義

首先是提高貯存收藏能力?，F(xiàn)化技術(shù)，特別是縮微技術(shù)、光盤技術(shù)的采用，為日益增多的檔案貯存和管理提出了有效的解決途徑，從而增強(qiáng)了檔案部門的收藏能力。

其次是提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、統(tǒng)計(jì)和分析等。在業(yè)務(wù)工作中代替一些人工操作，能有效地提高檔案信息處理能力，加快工作進(jìn)度，提高工作效率和質(zhì)量。

三是提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。檔案收藏的目的在于利用，使它產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理，速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，使利用者方便地查到自己所需要的文物資料。

四是提高文物保護(hù)能力。文物檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理后，隨時(shí)可以按照藏品的名稱、時(shí)代、作者、紋飾、器形、顏色、大小等不同的索引條件，查找出與之相符的藏品信息，顯示和打印出所需藏品的卡片記錄，不僅查找的速度比人工管理要快許多倍，而且可以保證一覽無遺。這樣一般的藏品研究工作就可以不再進(jìn)行繁重的文物提取，從而減少文物的人為損害，提高藏品保管的安全程度。

通過以上這四種能力，既是提高文物檔案管理整體水平的體現(xiàn)，又是文物檔案工作全面發(fā)展的標(biāo)志，具有深遠(yuǎn)的歷史意義。

二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是文物檔案管理現(xiàn)代化的前提

眾所周知，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

（一）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

按照當(dāng)代科學(xué)的定義，“規(guī)范化就是以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，對重復(fù)性事物和概念做出統(tǒng)一的規(guī)定。具體到藏品保管工作中，就是要對藏品保管所涉及到的全部信息、數(shù)據(jù)、工作項(xiàng)目制定一套統(tǒng)一的定義和程序?！睂τ谝粋€博物館來講，尤其是對于那些建館時(shí)間較長的綜合性博物館館來講由于館藏文物多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求文物檔案從編目、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

關(guān)于文物檔案工作，各博物館藏品狀況雖不盡相同，但必須嚴(yán)格按照《中化人民共和國文物保護(hù)法》、《博物館藏品管理辦法》和文物管理局出臺的各項(xiàng)工作條例去做。1991年11月19日國家文物局印發(fā)的《藏品檔案填寫說明》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)?！墩f明》對檔案填寫的格式、文物定名、鑒定、文物總登記號、文物分類號、檔案編號、時(shí)代、作者、數(shù)量、質(zhì)地、色澤、用途、來源、尺寸、重量、形狀、入藏日期、征集經(jīng)過、流傳經(jīng)歷、修復(fù)、裝裱、復(fù)制記錄、現(xiàn)狀記錄、照片拍照等方面都作出了具體規(guī)定，各博物館應(yīng)根據(jù)各自的館藏實(shí)際，按照統(tǒng)一的定義進(jìn)行完善和整理，使之統(tǒng)一分類、統(tǒng)一格式和內(nèi)容。

（二）加強(qiáng)館藏?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程。博物館信息化建設(shè)涵蓋保管、研究、陳列、教育和行政管理等博物館各項(xiàng)工作流程，核心是藏品信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重點(diǎn)在于把好藏品信息的收集整理關(guān)和加大信息管理規(guī)范化力度。對藏品征集、修復(fù)、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關(guān)信息盡可能做到收集齊全、分類整理；根據(jù)國家文物局印發(fā)的《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范（試行）》等文物工作規(guī)范，錄入藏品信息，做到格式規(guī)范、填制準(zhǔn)確。

文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，是文物保護(hù)基礎(chǔ)資料建設(shè)的核心項(xiàng)目，旨在通過數(shù)字化手段開展文物調(diào)查，掌握基礎(chǔ)資料，提高管理水平，是推進(jìn)文物、博物館事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。為了適應(yīng)全國文博信息化建設(shè)發(fā)展的需要，規(guī)范博物館藏品信息處理和交換工作，建立博物館藏品信息管理系統(tǒng)，國家文物局于2001年發(fā)布了《博物館藏品信息指標(biāo)體系規(guī)范（試行）》和《博物館藏品二維影像技術(shù)規(guī)范（試行）》，從2001年開始，財(cái)政部與國家文物局聯(lián)合開展了“文物調(diào)查與數(shù)據(jù)庫建設(shè)試點(diǎn)工作”。該項(xiàng)目是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過對館藏文物的藏品信息錄入，實(shí)現(xiàn)摸清家底，達(dá)到科學(xué)管理的目的。該項(xiàng)目自2001年實(shí)施以來，先后經(jīng)歷了試點(diǎn)、試點(diǎn)推廣等階段，并于2008年在全國全面展開。據(jù)國家文物局?jǐn)?shù)據(jù)中心統(tǒng)計(jì)，截至2010年8月31日24時(shí)，全國31個省、自治區(qū)、直轄市均已完成館藏一級文物數(shù)據(jù)的采集與報(bào)送工作；除個別確有特殊情況的省份外，絕大部分省份也已順利完成了二、三級館藏珍貴文物數(shù)據(jù)的備案工作。這標(biāo)志著“文物調(diào)查及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目”自2001年至今已經(jīng)取得了重要的階段性成果，基本實(shí)現(xiàn)了國家文物局確定的“2010年8月31日前全面完成數(shù)據(jù)采集及報(bào)送工作”的目標(biāo)，全面進(jìn)入了以數(shù)據(jù)整理和應(yīng)用工作為核心的新階段。

三、文物檔案管理人員現(xiàn)代化是關(guān)鍵

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才

實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化，首先要有現(xiàn)代化的人。檔案人才是知識管理型人才，信息的知識性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學(xué)、博物館學(xué)的知識，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前看，信息化專業(yè)技術(shù)人才依然匱乏。文博領(lǐng)域信息化工作人員數(shù)量嚴(yán)重不足，知識結(jié)構(gòu)不甚合理，專業(yè)素質(zhì)亟待提高。既懂信息技術(shù)、又懂文物專業(yè)知識的復(fù)合型人才尤為緊缺。制度化、規(guī)范化的信息技術(shù)培訓(xùn)體系尚未建立。在職人員對信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力較低，多數(shù)是半路出家，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題，直接影響自動化水平的提高。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。

（二）如何培養(yǎng)文物檔案管理人才

加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注，加速培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才已是當(dāng)務(wù)之急。

首先要改變檔案工作者長期無聲無息的封閉局面，面向全行業(yè)、以至全社會積極參與社會活動，加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

其次，加強(qiáng)對檔案工作者信息意識的培養(yǎng)，徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調(diào)動和運(yùn)用信息資源理論和信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。

再次，加強(qiáng)對信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。

第四，強(qiáng)化訓(xùn)練，對檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及文博專業(yè)檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。

四、統(tǒng)一認(rèn)識、科學(xué)民主決策是決定因素

我國文物博物館事業(yè)信息化工作雖然取得了一些成績，但與文物博物館事業(yè)發(fā)展的要求相比，與國內(nèi)其他領(lǐng)域的信息化發(fā)展水平相比，還存在一定的差距，為此，博物館工作者特別是領(lǐng)導(dǎo)者必須提高認(rèn)識，把握機(jī)遇，科學(xué)決策，推動文物檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展。

（一）統(tǒng)一認(rèn)識

制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識水平。博物館信息化并不是單純的技術(shù)與設(shè)備的簡單組合，它同時(shí)牽動管理觀念、管理模式的轉(zhuǎn)變，工作體系、管理機(jī)制和規(guī)章制度的改革，這對長期以來沿襲傳統(tǒng)工作模式運(yùn)行的博物館來說的確是一門全新的課題。推進(jìn)博物館信息化建設(shè)，首先要解決的不是資金、技術(shù)和人才問題，而是思想觀念和認(rèn)識問題。面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)，博物館工作者應(yīng)樹立信息時(shí)代的新觀念、新思路，掌握處理問題并解決問題的新辦法和所采用的新途徑。用信息化的思想指導(dǎo)博物館的各項(xiàng)工作，將信息化的工作方法貫穿到博物館的各項(xiàng)工作中，并成為每一個博物館工作人員自覺規(guī)范、指導(dǎo)自己工作的行為準(zhǔn)則。在借鑒吸取傳統(tǒng)管理成功經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，尋求傳統(tǒng)與現(xiàn)代的最佳契合點(diǎn)，理順博物館各項(xiàng)工作所涉及的信息的采集、重組、加工、分析與研究等過程，營造出有利于進(jìn)行博物館信息資源開發(fā)的良好環(huán)境。

（二）科學(xué)民主決策

實(shí)現(xiàn)文物管理現(xiàn)代化投資大、周期長，急功近利、好高騖遠(yuǎn)，低層次開發(fā)和重復(fù)建設(shè)都會帶來不必要的損失。作為決策者，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，沒有資金，想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計(jì)配置先進(jìn)設(shè)備；沒有管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃，列入本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。當(dāng)前，我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此需要提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真研究，組織專家論證，從文物檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣益，避免失誤。

綜上所述，文物檔案管理現(xiàn)代化是博物館實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化管理可持續(xù)發(fā)展的必由之路。博物館工作者要進(jìn)一步對現(xiàn)代化管理作深入的研究和不斷的創(chuàng)新，以信息化促管理，以現(xiàn)代化管理出效益，打響博物館文化品牌，努力實(shí)現(xiàn)文博資源的社會共享。

參考書目：

（1）國家文物局編《博物館藏品工作手冊》，群眾出版社。

（2）王宏鈞主編《中國博物館學(xué)基礎(chǔ)》，上海古籍出版社。

（3）《中國博物館通訊》2006年第3、4、8、11期。

（4）《中國博物館》2006年第3期。