關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理工作的分析與思考

陳雷

[摘 要]人事檔案為黨的組織和人事工作提供重要依據(jù)，是人事管理工作的重要組成部分，保持原始性、真實性、規(guī)范性和時效性是人事檔案管理的基本要求。為保證干部人事檔案管理工作的嚴肅性、規(guī)范性和科學(xué)化，作者在本文中列舉了醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的普遍問題，并提出了相應(yīng)的改進建議。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案管理；問題；對策

人事檔案要求全面反映個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作業(yè)績、思想素質(zhì)、家庭情況、社會關(guān)系等方面的真實情況，是客觀評價該人、組織選人用人的重要依據(jù)。但由于其不能直接帶來經(jīng)濟效益和社會效益，往往被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)所忽視，因此在管理制度、手段、模式、人員等方面存在許多問題，干部人事檔案管理的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化工作任重道遠。

一、當前醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題

1、認識不足，導(dǎo)致參與管理的熱情不高。一是部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理存在誤區(qū)，認為它只是一般事務(wù)性工作，因此日常關(guān)心少、經(jīng)費投入低、人員配置弱等，導(dǎo)致人事檔案硬件軟件條件差、人員素質(zhì)參差不齊、責任意識不強等問題普遍。二是干部職工本人對檔案重要性認識不足。他們在日常重要檔案材料如履歷表、年度考核表等的填寫時都能省則省，能簡則簡，甚至隨意填寫，導(dǎo)致檔案的同一項目出入較大；對于學(xué)歷、職稱、培訓(xùn)等材料，不愿意或不及時交予檔案管理部門，認為在自己手里更安全和方便，使檔案材料不完整。三是檔案管理人員對自身工作重要性認識不足。由于身兼多職或者認識不高，使檔案管理人員中不愿意鉆研業(yè)務(wù)、不按規(guī)范操作管理、不思考檔案管理創(chuàng)新成為普遍現(xiàn)象。業(yè)務(wù)不熟不精、保密意識差、不主動催收材料、材料分類不規(guī)范、裝訂不及時、不愿意使用信息化手段的管理員比例較大，嚴重影響了檔案管理水平。

2、制度滯后，不適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。一是檔案管理制度的落后守舊不利于人才的流動。人事制度改革增加了人才的流動性，利于人才發(fā)揮更大的作用，因此醫(yī)院在不斷簡化人才選拔和使用的程序和手續(xù)。但由于長久以來形成的人事檔案管理的“終身制”沒能隨著時代的發(fā)展得到及時補充和修正，這種制度下，以扣留檔案方式強行阻止人才流動成為一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)手中的殺手锏。二是管理制度執(zhí)行情況的檢查監(jiān)督和獎懲制度不夠完善。由于缺乏監(jiān)督管理和獎懲措施，部分醫(yī)院不按照檔案管理數(shù)量配備足夠的專兼職人員，素質(zhì)不高，效率低下，水平偏低；部分醫(yī)院辦公室就是檔案室，也是查閱室，不能按標準面積規(guī)定分出獨立空間進行存放和辦公，影響了安全性。

3、缺乏規(guī)范，影響真實性和完整性。人事檔案管理相關(guān)規(guī)定對于檔案的存檔內(nèi)容、分類辦法、查閱借閱、取送辦法、保密制度等都有明確而細致的規(guī)定，但在實際工作中往往出現(xiàn)檔案材料的缺失和不完整、檔案信息的泄漏、檔案內(nèi)容的更改造假等，損害了人事檔案的真實性、嚴肅性和權(quán)威性。一是人事檔案材料不齊全完整。原因有檔案所屬者本人的不積極上交，也有檔案管理人員不能夠及時催交。二是人事檔案材料的前后矛盾。原因是檔案填寫者的不重視導(dǎo)致填寫的隨意性，也有檔案管理人員對于重點項目，尤其是重要項目的“三齡一歷”收檔時沒有認真核對。三是人事檔案內(nèi)容的弄虛作假。最常見的就是學(xué)歷、年齡、履歷等的造假和人為修改。不排除檔案所屬人暗箱造作，但也有簽字蓋章人的不嚴謹和利益驅(qū)動，還包括檔案管理者的不認真審核和人為幫助。

二、提升醫(yī)院人事檔案管理工作水平的對策建議

1、提高認識，廣泛參與。通過加大宣傳力度和檢查評比，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的認識不斷提高。通過嚴把檔案歸檔關(guān)，和重大事項以檔案為準，提高檔案所有者本人對檔案真實性、完整性、時效性的重視。通過對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、思想引導(dǎo)及獎懲制度的實施，待遇的提高等增加檔案管理員的工作熱情，提高他們的工作積極性。以此形成上下齊動，全員參與的良好局面。

2、加大投入，夯實基礎(chǔ)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要舍得投入，嚴格按照規(guī)定分配足夠的房間作為專用檔案室，配備足夠的硬件設(shè)施保證儲存和歸檔工作的順利進行，嚴格執(zhí)行“六防”規(guī)定，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全。

3、加強培養(yǎng)，提高素質(zhì)。在按照規(guī)定配齊配強專兼職人員，必須是政治可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員。要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識、先進的管理技術(shù)和信息化操作能力，要多關(guān)心他們的工作、生活，落實好評優(yōu)、晉級等及項福利待遇，鼓勵他們安心工作，創(chuàng)造性開展工作，不斷提高人事檔案管理水平。

4、規(guī)范管理，提高質(zhì)量。在提高管理人員責任心和業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，嚴格按照人事檔案的各項規(guī)定，制度上墻，入心入腦，嚴格執(zhí)行，規(guī)范操作。收集材料要主動要、及時催、認真審，堅決杜絕不全、不實的材料入檔。分類過程要嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，以便于翻閱和檢索。裝訂過程要謹慎操作，不破壞檔案材料原貌。查閱和借閱、復(fù)印一定要完備介紹信制度、申請審批制度、登記制度等，通過細致規(guī)范的工作，保證人事檔案管理的準確性、真實性和保密性，提高管理水平和檔案質(zhì)量。

5、健全制度，保障監(jiān)督。當前，對于檔案室建設(shè)、人事檔案管理各環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和管理辦法已經(jīng)相當完備。為了保證這些規(guī)定和規(guī)程能夠嚴格執(zhí)行，就要嚴格制定和執(zhí)行適合系統(tǒng)、單位的，可操作性強的目標管理考核制度和責任追究制度，保證人事檔案管理的規(guī)范和權(quán)威。

6、不斷創(chuàng)新，適應(yīng)發(fā)展。信息社會的發(fā)展，數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè)，急需在人事檔案管理等各環(huán)節(jié)加大創(chuàng)新力度，提高人事檔案利用率，最大限度發(fā)揮其在人才使用、醫(yī)院發(fā)展中的巨大作用。醫(yī)院人事檔案管理人員要在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，加大課題研究，不斷創(chuàng)新管理方式、手段，努力提高醫(yī)院人事檔案的的信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度，保證人事檔案的真實性、時效性，提高工作效率，延長人事檔案壽命。

參考文獻：

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