電子檔案移交實(shí)用方法研究與應(yīng)用

[摘 要]本文以廣東金融學(xué)院在電子檔案移交收集過(guò)程中使用的方法為例，希望能給高校電子檔案的移交提供一些借鑒：1、建立完善的電子檔案移交和接收體系；2、建立了部門(mén)采集檔案的功能模塊；3、建立功能強(qiáng)大的采集審核模塊；4、建立電子檔案檢查、隔離中心；5、強(qiáng)化檔案信息管理員的整體素質(zhì)。從而完善各部門(mén)電子檔案移交與接收體系，并保證電子檔案的完整性、安全性，將電子檔案管理過(guò)程中可能碰到的很多問(wèn)題都在收集階段予以解決，提高電子檔案管理的水平。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；檔案移交；實(shí)用方法；應(yīng)用

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)各單位已建成或正在新建0A系統(tǒng)及業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案的誕生標(biāo)志著檔案發(fā)展到一個(gè)新的階段——電子檔案階段。電子檔案在特性及管理方式上跟傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有明顯不同，其信息加工、存貯、傳輸、檢索，以及軟件的運(yùn)行、載體的更換等都受標(biāo)準(zhǔn)的制約，嚴(yán)格程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，并有如下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）電子文件與記錄載體的相分離性。（2）電子文件對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。（3）電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性。（4）電子文件的共享性及不安全性。

目前，國(guó)家對(duì)電子檔案先后頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》。雖然這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)基層檔案工作人員來(lái)說(shuō)確實(shí)能解決不少問(wèn)題，有了一個(gè)基本的操作依據(jù)，但是針對(duì)基層工作來(lái)說(shuō)，文件的具體內(nèi)容還不夠詳細(xì)，在實(shí)際過(guò)程中，電子檔案的移交接收依然沒(méi)有形成體系，沒(méi)有相對(duì)行之有效的操作規(guī)范，同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，新建成的OA系統(tǒng)及其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)檔案移交接口，大多只能導(dǎo)出數(shù)據(jù)重新進(jìn)行歸檔，這完全違背了電子檔案保真、保密和保存的要求。此外，電子檔案收集與移交本身也存在思想意識(shí)不夠、知識(shí)積累薄弱的問(wèn)題。這包含有兩個(gè)方面：一是檔案工作管理人員意識(shí)不夠、技術(shù)儲(chǔ)備不足的問(wèn)題。電子檔案階段要求檔案人員對(duì)電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)要有一個(gè)比較清醒的認(rèn)識(shí)，同時(shí)由于電子檔案的載體規(guī)格不同、形狀不同、材料不同，檔案工作人員必須不斷掌握信息技術(shù)，積累電子文件與電子檔案方面的知識(shí)，才能更好地做好電子檔案管理工作。另一個(gè)是電子文件撰寫(xiě)者檔案意識(shí)不夠問(wèn)題。要求檔案人員要采取各種方法和手段大力宣傳電子檔案的積累與歸檔、電子檔案管理和利用，提高和增強(qiáng)他們的電子檔案意識(shí)。

基于電子檔案歸檔與接收存在的種種問(wèn)題，研究如何最大限度地收集電子檔案，并保證其完整性、安全性，圍繞電子檔案歸檔管理現(xiàn)狀、電子檔案接收所面臨的問(wèn)題、電子檔案的接收范圍、種類(lèi)和數(shù)據(jù)格式以及電子檔案的移交接收方法和手段等問(wèn)題進(jìn)行研究成為電子檔案管理非常重要的事情。

廣東金融學(xué)院從全方位對(duì)電子檔案管理進(jìn)行分析并做好技術(shù)研究，并重新梳理電子檔案歸檔流程，建立和完善電子檔案歸檔體系，設(shè)計(jì)一個(gè)操作性較強(qiáng)的電子檔案收集與移交規(guī)范，把電子檔案移交與接收納入到電子檔案管理的全局當(dāng)中，并在研究過(guò)程中，充分考慮各方面因素，尤其考慮到電子檔案管理所涉及的各種技術(shù)問(wèn)題，把提高檔案工作人員的知識(shí)積累放在了重要位置，以圖做到科學(xué)收集、管理、利用、檢測(cè)和保護(hù)檔案，也為檔案人員提前介入電子文件的形成階段，做到有效監(jiān)控各部門(mén)電子文件形成、電子檔案歸檔工作做好技術(shù)儲(chǔ)備。

一、建立完善的電子檔案移交和接收體系

廣東金融學(xué)院在充分分析電子檔案產(chǎn)生及管理的各種影響因素，重新梳理電子檔案歸檔流程，建立了完善的電子檔案移交和接收體系。電子文件的有效管理不能依靠一項(xiàng)或幾項(xiàng)規(guī)范而需要一個(gè)科學(xué)、完備的規(guī)范體系，而規(guī)范體系也不是單個(gè)規(guī)范的簡(jiǎn)單相加。這就從客觀(guān)上要求制定規(guī)范既不能“想當(dāng)然”，也不能僅滿(mǎn)足于對(duì)當(dāng)前實(shí)踐需要的“應(yīng)付”。簡(jiǎn)單地按照“需要一個(gè)，制定一個(gè)”的思路往往會(huì)導(dǎo)致規(guī)范制定的滯后、規(guī)范作用削弱、規(guī)范之間協(xié)調(diào)、配套性差等諸多問(wèn)題。

二、建立了部門(mén)采集檔案的功能模塊

廣東金融學(xué)院檔案館在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，增加了向部門(mén)采集檔案的功能，按照要求，學(xué)院各部門(mén)需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案館移交檔案，圖1為系統(tǒng)采集截圖：

這里采集的是各部門(mén)以其他形式產(chǎn)生的電子檔案，OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案直接由系統(tǒng)抓取，圖2是系統(tǒng)向OA抓取電子文件：

三、建立功能強(qiáng)大的采集審核模塊

對(duì)于不符合要求的檔案材料退回重新整理后再提交歸檔：圖3是審核功能截圖：

四、建立電子檔案檢查、隔離中心

在這個(gè)中心首先要確認(rèn)所有需要移交的電子文件和對(duì)應(yīng)的文字材料是否移交齊全，避免遺漏。其次，對(duì)照同時(shí)移交的原始文字材料檢查這些電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。然后對(duì)這些電子文件材料進(jìn)行病毒或其他問(wèn)題的檢查，這是一項(xiàng)非常艱巨的工作，它需要借助一套專(zhuān)業(yè)設(shè)備來(lái)完成，這套設(shè)備完全處于獨(dú)立狀態(tài)，即不與任何其他檔案信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)結(jié)，這種獨(dú)立運(yùn)行的環(huán)境可以使那些電子文件所攜帶的病毒或問(wèn)題被檢查并解決時(shí)，不會(huì)影響和破壞檔案館保存的其他電子文件。最后，每一條檢查完的電子文件都要被同時(shí)轉(zhuǎn)換成兩種文件格式，一種保持其原始狀態(tài)，稱(chēng)作“原始記錄版”，另一種是歸檔用的，被稱(chēng)作“規(guī)范化格式版”，即經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理后被檔案館（室）長(zhǎng)期保存的新的數(shù)據(jù)格式。目前以美國(guó)信息交換標(biāo)準(zhǔn)碼（ASC11碼）作為文本文件的標(biāo)準(zhǔn)代碼，用這種代碼存儲(chǔ)的文件成為“純文本文件”。這類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)形式可以被不同系統(tǒng)所識(shí)別，不管什么電子文件用什么軟件產(chǎn)生的都可以識(shí)別。

五、強(qiáng)化檔案信息管理員的整體素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)電子歸檔和做好檔案管理，首先要有掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)的人員，檔案管理部門(mén)必須通過(guò)各種途徑積極地學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握電子檔案歸檔與管理所需要的各種技術(shù)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好電子檔案的管理工作。

國(guó)家正大力推行無(wú)紙化辦公，各單位利用OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)公文審批，以及其他音像視頻技術(shù)的發(fā)展和普及，電子檔案是一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，電子檔案是數(shù)字化的信息形態(tài)，它的存貯位置可以隨時(shí)變化，同時(shí)電子文件的形成和處理都是在計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)支持下完成的，非常依賴(lài)設(shè)備，這種依賴(lài)性還體現(xiàn)在軟硬件不兼容性、數(shù)字壓縮、加密等方面，因此，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案更為復(fù)雜，其收集與移交沒(méi)有行之有效可供操作的經(jīng)驗(yàn)供借鑒，沒(méi)有一套詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)可供執(zhí)行。此外，電子文件的存儲(chǔ)與利用的分離性導(dǎo)致電子文件元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌。同時(shí)，電子檔案載體眾多，格式多種多樣，非常容易被修改，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)不安全，這都是電子檔案管理所面臨的問(wèn)題，也是電子檔案管理不能忽視的重大問(wèn)題。

本文通過(guò)廣東金融學(xué)院電子檔案移交中的經(jīng)驗(yàn)希望能給高校電子檔案的移交提供一些借鑒，從而完善各部門(mén)電子檔案移交與接收體系，并保證電子檔案的完整性、安全性，將電子檔案管理過(guò)程中可能碰到的很多問(wèn)題都在收集階段予以解決，這將極大地保證電子檔案的質(zhì)量，提高電子檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]藍(lán)慶洪.碩士論文“高校檔案管理系統(tǒng)的研究與實(shí)踐”

[2]藍(lán)慶洪.“探索數(shù)字金融檔案建設(shè)”，中小企業(yè)管理與科技，2012年6-7月刊

作者簡(jiǎn)介：藍(lán)慶洪（1967-），男，漢族，廣東廣州人，碩士研究生，檔案專(zhuān)業(yè)副研究館員，廣東金融學(xué)院檔案館副館長(zhǎng)，研究方向檔案管理及其新技術(shù)的應(yīng)用。