網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作初探

張蕾

[摘 要]作為管理部門(mén)重要的內(nèi)容，檔案管理不可或缺，但受到時(shí)代發(fā)展的影響，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，檔案管理面對(duì)更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，本文就來(lái)分析一下在當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理的創(chuàng)新與建設(shè)，闡述網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理工作重要性。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新

前言

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的技術(shù)與理論都有了一定程度的發(fā)展，推動(dòng)了我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代發(fā)展的必備品，在這一環(huán)境下，檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足發(fā)展需求，所以，因此，加快檔案管理創(chuàng)新是未來(lái)發(fā)展的必然選擇。

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案管理的影響

1.1正面影響

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，各單位部門(mén)的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都發(fā)生了一定的變化，出現(xiàn)電子文件與傳統(tǒng)文件并存的情況，相比較之下，紙質(zhì)檔案內(nèi)容原始真實(shí)，憑證性強(qiáng)且耐保存，新興的電子檔案則可與多媒體結(jié)合，圖文并茂、形象且生動(dòng)，而且多媒體光盤(pán)存儲(chǔ)節(jié)省了存儲(chǔ)空間，拓展了存儲(chǔ)能力，便于保存、管理及利用，促進(jìn)檔案信息載體向大容量、高密度、電子化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源信息共享。二者各有千秋，但相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案的優(yōu)勢(shì)十分明顯，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，要求檔案管理部門(mén)充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案管理，要求檔案管理人員要不斷地創(chuàng)新，從客觀且精確的角度去分析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理，適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求?，F(xiàn)代化檔案管理技術(shù)必須要將傳統(tǒng)檔案技術(shù)與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，以信息技術(shù)為指導(dǎo)，促進(jìn)管理水平的提高。

1.2負(fù)面影響

首先，檔案管理然間沒(méi)有系統(tǒng)的平臺(tái)，通用性不夠

網(wǎng)絡(luò)通用性不足，管理軟件多且各有特征，一般具備檔案管理的基本要求，但從信息化技術(shù)的發(fā)展情況來(lái)看，檔案管理辦公自動(dòng)化與電子政務(wù)系統(tǒng)趨于一體化，因此，在平臺(tái)的選擇上考慮較多，檔案部門(mén)所采用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格不同，所開(kāi)發(fā)的軟件不能互相應(yīng)用，由于不能互調(diào)，導(dǎo)致無(wú)法利用電腦完成工作，制約了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

其次，工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范性亟待提高

檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化的前提是促進(jìn)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式不一，層次不等，規(guī)范性、服務(wù)性及共享性差，無(wú)法滿(mǎn)足信息時(shí)代對(duì)檔案信息資源共享的需求。受到歷史因素的影響，各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相同性不夠，系統(tǒng)軟件的移植性較差，尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很多標(biāo)準(zhǔn)都有針對(duì)性，但缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約檔案信息工作的網(wǎng)絡(luò)化管理水平。

1.3工作人員的素質(zhì)亟待完善

信息資源管理對(duì)檔案管理具有決定性的重要作用，信息技術(shù)的影響使得檔案管理水平有了很大程度的提高，檔案信息資源的完整性，信息資源的供給、安全性與原始憑證仍需要以來(lái)傳統(tǒng)的檔案工作人員參與。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，關(guān)鍵是要具備現(xiàn)代化的管理知識(shí)，提升管理人員的綜合素質(zhì)與現(xiàn)代化的技術(shù)水平，滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的需求。但從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，多數(shù)檔案管理部門(mén)的高技術(shù)人才不足，檔案、信息處理的復(fù)合型人才更是稀缺，對(duì)此，必須要引起重視。

2.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

2.1培養(yǎng)現(xiàn)代化的高素質(zhì)檔案管理人才

從上文的分析中我們看到，要想促進(jìn)檔案管理水平的提高，關(guān)鍵是要促進(jìn)管理人才素質(zhì)的提高，這就要求采取措施，加強(qiáng)培訓(xùn)，探索新的教育培訓(xùn)模式，結(jié)合具體的情況開(kāi)設(shè)培訓(xùn)班，舉辦講座、研討會(huì)等方式促進(jìn)人員素質(zhì)的提升。同時(shí)，必須要注重與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案信息管理人才水平的提高。

2.2加強(qiáng)檔案部門(mén)的硬件設(shè)施配置

從目前我國(guó)檔案部門(mén)的設(shè)備配置情況來(lái)看，現(xiàn)代化設(shè)備較為落后而且程度不夠。這就要求加強(qiáng)宣傳、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)與社會(huì)的支持，加大投入力度。將檔案事業(yè)推向市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)效益，總之，就是要采取有效的措施解決資金問(wèn)題，促進(jìn)檔案設(shè)備的現(xiàn)代化水平提高。

2.3制定與發(fā)展相適應(yīng)的法律法規(guī)

傳統(tǒng)的法律法規(guī)無(wú)法滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的需求，這就要求制定相適應(yīng)的法律法規(guī)，進(jìn)而在法律上明確檔案館對(duì)檔案所有權(quán)、使用權(quán)及監(jiān)督權(quán)的關(guān)系，保障檔案信息齊全與完整，確保檔案使用者的合法權(quán)益，合理規(guī)范及協(xié)調(diào)信息的超區(qū)域流通問(wèn)題。要根據(jù)國(guó)家現(xiàn)有的規(guī)定確定檔案的開(kāi)放力度，根據(jù)其工作的特征，網(wǎng)站中開(kāi)放的檔案應(yīng)區(qū)分無(wú)條件與有條件利用兩部分。

2.4建立網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的安全制度

安全是檔案管理的基礎(chǔ)，是保證檔案規(guī)范化運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此，要規(guī)定庫(kù)房管理的規(guī)范性，強(qiáng)化檔案借閱、歸還及鑒定制度。同時(shí)，細(xì)化檔案管理人員的職責(zé)，做到權(quán)責(zé)分明，包括檔案室職責(zé)、專(zhuān)職檔案員的職責(zé)及兼職人員的職責(zé)，促進(jìn)管理人員按責(zé)行事，在具體的工作實(shí)踐中要做到記錄嚴(yán)格、制度落實(shí)到位。在管理的過(guò)程中，要嚴(yán)格記錄的橫須，將檔案的流動(dòng)情況做好記錄，詳細(xì)記錄庫(kù)房檔案變動(dòng)情況，非檔案人員進(jìn)入庫(kù)房必須要有相關(guān)人員的批示，保證庫(kù)房的安全。

結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的重要性更加明顯，直接影響管理水平，因此，在當(dāng)前的形勢(shì)下，構(gòu)件優(yōu)質(zhì)檔案管理是各單位關(guān)注的首要問(wèn)題，也是檔案管理者關(guān)注的焦點(diǎn)，作為新時(shí)期檔案管理人員，除了要注重觀念的更新、思想的更新外，更要注重堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的科學(xué)化與現(xiàn)代化、信息化水平的進(jìn)程，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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