淺談新時(shí)期檔案信息化建設(shè)及管理方法

朱志強(qiáng)

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

信息化建設(shè)是檔案工作的正確途徑，是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要。因此，只有抓好檔案信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，才能真正達(dá)到創(chuàng)新檔案工作的目的。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)具有重大戰(zhàn)略意義，體現(xiàn)檔案工作發(fā)展方向和趨勢(shì)的重要課題。為此，本文將結(jié)合新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn)論述如何加強(qiáng)信息化建設(shè)。

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案，這些新型檔案管理無法運(yùn)用傳統(tǒng)的模式和管理手段來實(shí)施。因此，必須創(chuàng)新管理手段，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。

檔案信息化建設(shè)既是全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃的戰(zhàn)略任務(wù)，也是全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃的工作重點(diǎn)。

具體內(nèi)容包括：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（包括：硬件建設(shè)、軟件建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)）；②檔案信息資源建設(shè)（包括：文件電子化、檔案數(shù)字化）；③標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（包括：國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)）；④應(yīng)用體系建設(shè)（包括：檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)）；⑤人才隊(duì)伍建設(shè)。

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)的工作重點(diǎn)是檔案數(shù)字化。所謂數(shù)字化，就是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。紙質(zhì)/照片檔案數(shù)字化就是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)/照片檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

二、檔案管理要體現(xiàn)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)

檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

三、發(fā)揮新時(shí)期檔案工作服務(wù)職能

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務(wù)方式應(yīng)隨著形勢(shì)的變化不斷創(chuàng)新。對(duì)檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工、并進(jìn)行連接與共享，從而準(zhǔn)確、及時(shí)、簡捷、實(shí)用地滿足利用者對(duì)檔案信息的不同需求。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)可增強(qiáng)檔案的服務(wù)效能，及工作效率。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。同時(shí)依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網(wǎng)，也可以向利用者提供開放的館藏檔案和有關(guān)現(xiàn)行文件，提高服務(wù)的及時(shí)性。

四、在利用檔案的過程中創(chuàng)新思維

對(duì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，對(duì)檔案的科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源的有效利用。加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。尤其是推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

五、在檔案管理中注重?cái)?shù)字化建設(shè)及軟件的開發(fā)。

針對(duì)現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統(tǒng)。大量電子文件的產(chǎn)生推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)，檔案現(xiàn)代化管理，其重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實(shí)實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化的有效接軌，及時(shí)接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務(wù)；檔案館要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)收集歸檔的電子文件進(jìn)行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

六、新時(shí)期的檔案建設(shè)要建立規(guī)范的管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行重新整合和定位。在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。除此之外還需要有一定的檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級(jí)檔案行政管理部門花大力氣培養(yǎng)人才，送骨干到高?；驀馍钤欤膭?lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等方式來解決本地區(qū)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點(diǎn)問題。

提高檔案管理人員信息化工作技能，既要實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理模式、檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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