如何做好檔案使用中的保密措施

葛大勇

[摘 要]檔案的庫(kù)房管理和監(jiān)督工作是做好檔案保密工作的前提條件，掌握和遵循檔案保管利用過程中的保密原則和方法是做好檔案管理的根本所在，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過程中完整、安全的根本目的。在檔案利用的同時(shí)，還要注意檔案的保密工作，這已經(jīng)成為檔案部門必須高度重視的問題。

[關(guān)鍵詞]檔案保管利用；檔案保密工作；原則；方法

保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動(dòng)的關(guān)系，筆者從事過較長(zhǎng)時(shí)間的機(jī)要文書檔案工作，現(xiàn)就檔案保管利用過程中的保密工作談一點(diǎn)自己的粗淺認(rèn)識(shí)。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

（一）檔案庫(kù)房管理中的保密工作

檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開，庫(kù)房與閱覽室分開。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

（二）絕密檔案的管理和保密

1、絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。

3、加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)需要全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

（四）檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總的趨勢(shì)是降密，直至解密。

（五）檔案管理人員的職責(zé)和素養(yǎng)

1、檔案管理人員的職責(zé)。

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

2、檔案管理人員的素養(yǎng)。

（1）檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德，要熱愛檔案工作，檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)積累資料、收集和傳遞信息，服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的重要工作。作為檔案工作者，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，并且要認(rèn)真鉆研，認(rèn)識(shí)和掌握規(guī)律，干出成績(jī)來(lái)。要忠于職守，勇于創(chuàng)新。

（2）檔案專業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是極為豐富的知識(shí)資源，在當(dāng)今信息社會(huì)里更要有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員還要熟悉本單位及其業(yè)務(wù)各部門的職能范圍、業(yè)務(wù)分工和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉和掌握自己所管檔案的內(nèi)容及與內(nèi)容相關(guān)的文史等方面知識(shí)。

（3）檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。檔案工作既有腦力勞動(dòng)，又有體力勞動(dòng)，工作艱辛而又繁瑣，細(xì)致而又嚴(yán)格，常年不懈，周而復(fù)始，沒有健康的身體和旺盛精力是根本無(wú)法勝任檔案工作的。所以，身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個(gè)檔案人員所必備的條件。

二、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2、隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

（二）進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

2、做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量、建立健全檔號(hào)、編制檢索工具、準(zhǔn)備好副本。