學(xué)校檔案損毀的因素與檔案保管的方法

劉忠春

[摘 要]學(xué)校檔案的作用是廣泛的、長遠(yuǎn)的，必須使它在當(dāng)前以致長遠(yuǎn)的年代里，不斷的為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保管方法，最大限度地延長檔案的壽命。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校檔案損毀；因素；保管方法

一、檔案損毀的諸因素

檔案損毀的原因，主要有兩個方面，一是人為的，一是自然的。人為的損毀，在社會主義國家中，主要是由于敵人的破壞和工作人員的疏忽所造成的。通過不斷加強(qiáng)思想政治工作，工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平在不斷提高，人為的損毀現(xiàn)象，也在不斷被克服和減少。但是，在現(xiàn)階段，階級斗爭雖然已經(jīng)不是我國的主要矛盾，但仍在一定范圍內(nèi)長期存在，而且在一定條件下仍相當(dāng)激烈，因而人為的損毀現(xiàn)象還難以避免。自然損毀有兩大因素：一是內(nèi)在因素，一是外在因素。

（一）影響檔案壽命的內(nèi)在因素

影響檔案壽命的內(nèi)在因素主要是指檔案本身的質(zhì)量，即檔案制成材抖與字跡材料（如紙張、墨水、復(fù)寫紙、油墨等）的質(zhì)量。它對檔案的壽命有直接影響。

影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張?jiān)旒堉参锢w維的主要化學(xué)成分一纖維素、半纖維案和木質(zhì)素的含量，纖維的形態(tài)，紙張生產(chǎn)過程帶來的有害化學(xué)雜質(zhì)等。造紙植物纖維素中纖維素的比例越大造出的紙張則越耐久，反之則越不耐久。手工紙由于非纖維素成份一木質(zhì)素含量低，有害雜質(zhì)久可保存幾百年。但由于產(chǎn)量低、價(jià)格高，滿足不了當(dāng)前社會發(fā)展的需要。新聞紙、印刷紙由于非纖維素成份合量高，有害化學(xué)雜質(zhì)多，易發(fā)黃變脆，故不可作檔案裁體材料。

一般說紙張中纖維素成份越多，紙張就越耐久。半纖維素可適量有之，木質(zhì)索含量越少越好。因此，破布紙漿制造的紙張比化學(xué)紙漿制造的耐久化學(xué)紙漿制造的紙比機(jī)械木漿制造的耐久。

（二）影響檔案壽命的外在因素

損毀檔案的外在因素，是指保管檔案的條件和周圍環(huán)境中各種有害因素對于檔案的破壞，外在因素可歸納為下列幾方面：

1.不適宜的溫度和濕度。紙質(zhì)對溫濕度的反應(yīng)是較快的。溫濕度太高或太低或忽高忽低，會使紙質(zhì)發(fā)生膨脹和收縮，紙質(zhì)的機(jī)械強(qiáng)度也就會隨之降低。在不適當(dāng)?shù)母邷?、高濕影響下，紙張中殘留的酸、堿、漂白粉等有害雜質(zhì)將起作用，破壞紙質(zhì)。同時(shí)，也會給有害微生物的繁殖造成有利條件，使檔案發(fā)生蟲害或霉變；某些字跡也易發(fā)生化學(xué)變化，造成模糊或褪色現(xiàn)象。

2.光線。光線特別是太陽光線，對檔案紙張和某些字跡有很大破壞作用。光可促使纖維素與氧氣發(fā)生氧化作用，使纖維素更快的變質(zhì)，變?yōu)檠趸w維素，當(dāng)溫度提高到一定程度，光的破壞作用就更突出，紙張會很快變黃變脆。

3.灰塵?；覊m會玷污檔案，又是昆蟲或微生物借以藏身與傳播之物。尤其在靠近污染源近的地方，灰塵帶有很大的腐蝕性和毒性，不僅對檔案有嚴(yán)重的破壞作用，而且對檔案工作人員的健康也非常有害。

4.有害氣體。大城市和工礦企業(yè)附近常有各種有害氣體，如：二氧化硫、二氧化碳、硫化氫以及氯氣等，這些氣體會腐蝕紙張，使字跡褪色。

5.機(jī)械作業(yè)。主要是指摩擦、揉折、撕裂等對于檔案的破壞。這種現(xiàn)象常常發(fā)生在檔案的搬遷、包裝、整理、取放、查閱等過程中，原因多在工作人員和借閱利用者的粗心大意，缺乏經(jīng)驗(yàn)和監(jiān)督不嚴(yán)的情況下發(fā)生。

除上述情況外，還要特別注意水、火及污染所造成的損毀，這些情況一旦發(fā)生，損失是不堪設(shè)想的。

二、檔案的保管方法

學(xué)校檔案的種類很多，有黨政管理類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、外事類和財(cái)務(wù)類。內(nèi)容十分豐富，形式各異，大小不一，載體材料也很復(fù)雜。因此，應(yīng)當(dāng)正確地選擇和確定學(xué)校檔案的保管方法。

（一）底圖檔案的保管

底圖具有工程或產(chǎn)品的基本憑證作用，又是一種復(fù)制工具。有了底圖隨時(shí)都可以曬出大量的復(fù)印圖來滿足各方面的需要。底圖檔案的制成材料比較特殊，紙張是經(jīng)過油、蠟浸透的，機(jī)械強(qiáng)度和耐久性不高，容易破碎。為延長底圖的使用年限，保管方法一般可分為平放和卷放兩種。平放保管，即將底圖按照本單位的分類方案，成套依此平放在高層底圖柜內(nèi)。每層抽屜外面用標(biāo)簽表明底圖的名稱和代號。保證底圖平整，取放方便，利于底圖保護(hù)和查找利用。這是一種公認(rèn)的好方法，只是占用面積較大。卷放保管，即將底圖按套和保管單位卷起來放進(jìn)柜子。大張?jiān)诶铮堅(jiān)谕?，由里到外，由大到小卷成塔形，用軟繩捆上，外面貼上標(biāo)簽。這種方法的缺點(diǎn)是不能按順序排列，不變查找，取用不方便，而且經(jīng)常捆卷會增加圖紙的磨損。所以只適用于特大特長底圖的保管。

（二）藍(lán)圖檔案及其他檔案的保管

藍(lán)圖用紙一般比較好，機(jī)械強(qiáng)度較高，可折疊裝訂成冊或直接裝入袋、盒。折疊要按規(guī)定進(jìn)行，注意將圖標(biāo)露在外面，以便查找。對有特殊要求活經(jīng)常使用的，應(yīng)有正本和副本，以便長期保存，又滿足利用需要。對其他檔案由于載體材料不同，應(yīng)選擇不同的保管方法。紙質(zhì)當(dāng)那多在分類立卷之后，裝訂成冊，置于檔案柜內(nèi)或密集架上保管。亦可以單份文件材料裝訂，裝盒保管。

（三）膠片、磁帶檔案的保管

膠片、磁帶是新型的檔案載體，保管條件要求更高，比較適宜的溫度的13-15℃，相對溫度是35-45%。這類檔案需要存放在帶空調(diào)的專用庫房，最好做到恒溫恒濕。膠卷用專用金屬盒裝，平片裝入卡片箱內(nèi)，分類排放。磁帶保管要注意防磁和抗磁，以防止外界磁場影響。

檔案保護(hù)技術(shù)工作是檔案工作中的一項(xiàng)極其重要的工作。它直接關(guān)系到檔案的命運(yùn)，保護(hù)工作沒做好，檔案遭到損壞，就會造成無法挽回的損失。檔案作為歷史記錄，有著參考和憑證作用，具有重要價(jià)值。因此，大量檔案要長期保存，一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的壽命是有限的，這二者之間的矛盾只有通過做好檔案保護(hù)工作都能加以解決。

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