試論檔案現(xiàn)代化管理的意義及措施

王劍

[摘 要]檔案作為個人和單位的重要信息資源，是單位進行人事管理的重要資源，是單位管理層科學(xué)決策的重要依據(jù)，對單位的日常管理工作有重要的支持作用。因此必須使檔案管理全面實現(xiàn)現(xiàn)代化，才能滿足各企事業(yè)單位甚至國家可持續(xù)發(fā)展的需求。本文闡述了檔案管理現(xiàn)代化的意義，探索了在當前現(xiàn)代化管理進程中存在的問題，針對這些問題提出了相應(yīng)策略。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；意義；措施

1、檔案管理現(xiàn)代化的意義

1.1檔案資源共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一般只是某單位內(nèi)部獨自擁有，要想共享資源就必須通過“調(diào)檔”，這一過程需要耗費大量的人力、物力和財力，導(dǎo)致檔案流通速度慢、利用率低。而采用現(xiàn)代化檔案管理，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可使檔案資源信息及時傳遞到任何需要的部門。有了檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用者就可以在不同的地點隨時查詢所需的檔案信息，而不必專程到檔案館查詢，大大提高了工作效率。

1.2節(jié)省檔案存儲空間

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一般封存在檔案袋里，然后所有的檔案袋均存放在相應(yīng)的檔案室內(nèi)，而且檔案一般包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生、黨政工團工等種類，所以占用空間大，不易管理。隨著存儲技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案管理可將紙質(zhì)檔案制成電子檔案，這些電子檔案被儲存到光盤或硬盤中。光盤或硬盤的體積很小，容量卻很大，隨著科技的發(fā)展，可以預(yù)見一個幾英寸大小的硬盤即可存儲整個檔案館的資料信息，這樣，體積龐大的紙質(zhì)檔案被分類儲存到光盤或硬盤中，大大節(jié)省了存儲空間，也節(jié)省了人力資源。

1.3方便管理和查詢

傳統(tǒng)的手工檔案管理方法為整理、組卷、歸檔、編制檢索工具和使用，這一過程均由人工來完成，工作量極大，工作周期漫長且效率低下。在日常使用過程中查詢方式一般采用人工查找，使用者查詢耗時長。在現(xiàn)代化的檔案管理方式下，利用計算機硬件和軟件技術(shù)對檔案進行分類整理、組卷和歸檔，工作效率大大增加。利用人性化、多條件的檢索工具使檔案的檢索方便、快捷，準確率極高。

2、檔案現(xiàn)代化建設(shè)過程存在的問題

2.1觀念落后

當前許多企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的觀念落后，認為檔案管理工作就是保管檔案，只需做好檔案進到檔案室后的保密工作和保險工作，防止檔案信息的泄露和丟失，因此忽視了保管前的基礎(chǔ)性工作和檔案使用過程的重要性，還有的檔案現(xiàn)代化建設(shè)只建立在局部的信息化，例如采用計算機入庫及登記技術(shù)而忽視其他環(huán)節(jié)，這些觀念使檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐緩慢。

2.2基礎(chǔ)性工作不到位

在當前檔案現(xiàn)代化的落實過程中，由于檔案信息建設(shè)目前還沒有一個標準，導(dǎo)致檔案在收錄、分類、整理等過程還部分沿襲了傳統(tǒng)規(guī)定，無法全面實施計算機化和數(shù)字化，也導(dǎo)致了一定的管理混亂。由于檔案現(xiàn)代化建設(shè)是基于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上的，而當前網(wǎng)絡(luò)病毒種類越來越多，在檔案的傳輸過程中容易帶入網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬，容易被不法分子或黑客可以利用系統(tǒng)的漏洞對檔案數(shù)據(jù)庫進行破譯或惡意攻擊，造成無法彌補的損失，再加上檔案管理部門安全保密意識淡薄、安保軟、硬件配置不到位等情況，嚴重影響了檔案的安全保密性。

2.3檔案管理人員素質(zhì)不高

由于現(xiàn)代化檔案室的檔案多采用電子文件，檔案從收錄到使用均使用計算機來執(zhí)行，故其對檔案管理人員的自身素質(zhì)有較高要求，除了要熟練掌握檔案管理操作流程之外還要對辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等知識有一定的掌握。而當前的檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，對檔案分類不精，造成操作人員的重復(fù)操作等，浪費資源和人力。另外對管理系統(tǒng)操作不規(guī)范等，可能導(dǎo)致檔案的混亂、丟失甚至損毀。

3、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的策略

3.1從思想上重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先就要從觀念上做出改變，只有從管理層到檔案管理人員都充分重視檔案管理現(xiàn)代化的重要性，才能從根本上推進檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。必須認識到檔案在單位管理工作中的重要作用，增加現(xiàn)代化檔案室的資金和軟、硬件投入，否則檔案管理現(xiàn)代化就僅僅是紙上談兵。

3.2加強檔案管理基礎(chǔ)性工作

企事業(yè)單位的檔案一般有計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、教育衛(wèi)生、黨政工團工、科研等，檔案部門在收集和整理檔案過程中要對其進行科學(xué)分類，對類別不同和重要程度不同的檔案要分開儲存。其次要做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，將紙質(zhì)文檔通過掃描件的方式存儲到檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)，以供計算機終端對檔案文件的識別、搜索和瀏覽。此外，要重視檔案管理軟件的選擇，一款好的、人性化的軟件可以讓操作者的工作事半功倍，會大大提高工作效率。

3.3確保檔案的保密性和原真性

檔案管理現(xiàn)代化是將原紙質(zhì)文件通過電子掃描等方式存儲起來，電子文件在處理過程中有可能失去檔案原有的面貌，另外由于電子檔案文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中存在一定的風(fēng)險性，所以在實際工作中要做好檔案的加密工作，為防止網(wǎng)路攻擊等對檔案解密的可能，必須運用更加先進的加密技術(shù)，如采用條形碼或加密狗等。為保證特別重要文件的原真性，在將檔案掃描件儲存至數(shù)據(jù)庫之外，還應(yīng)將其紙質(zhì)檔案存入檔案室，以備不時之需。

4、結(jié)束語

綜上所述，檔案的現(xiàn)代化管理對單位的未來發(fā)展具有重大的現(xiàn)實意義和社會效益。因此，管理層要充分了解建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化的意義，根據(jù)當前所面臨的問題，制定相應(yīng)的對策。在實際工作中要發(fā)揮人的主觀能動性，不斷改進管理方法，并協(xié)調(diào)檔案管理與其他事務(wù)的關(guān)系，讓現(xiàn)代化的檔案管理為各項工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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