概論檔案信息資源的開發(fā)利用

何媛媛

[摘 要]檔案信息是通過(guò)文字、圖像、聲音、代碼等形式記錄下來(lái)，附著在紙質(zhì)、感光材料、磁性材料上的—種固化了的信息。它通過(guò)檔案工作者按照利用者的信息需求，對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、加工、轉(zhuǎn)化，以各種渠道和方式，及時(shí)、準(zhǔn)確地把檔案信息傳遞給利用者，實(shí)現(xiàn)檔案信息從靜態(tài)的存貯向開發(fā)利用的動(dòng)態(tài)形式轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

[關(guān)鍵詞]檔案信息資源；開發(fā)；利用

一、開發(fā)利用檔案信息資源的重要性

檔案信息的價(jià)值是客觀存在的，但它有一個(gè)潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值轉(zhuǎn)化的過(guò)程。從供方看，全國(guó)已形成多門類、多層次的檔案館網(wǎng)絡(luò)，大量的檔案信息等待著人們的利用；從需方看，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步，檔案信息的作用日益凸顯出來(lái)。除學(xué)術(shù)界外，社會(huì)各界包括政府部門、工商界、企業(yè)界、文化教育界，乃至普通民眾對(duì)于利用檔案信息的要求日趨強(qiáng)烈。可以說(shuō)“市場(chǎng)”的潛在需求是巨大的。供需雙方存在著巨大的交易契合空間；要將潛在的需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際需求，除了需要建立通暢的交易渠道，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)工作，更重要的是要不斷加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，檔案信息資源才能“由死變?cè)挕?，最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。因此，進(jìn)—步加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，做好檔案信息服務(wù)工作，是信息時(shí)代賦予檔案工作者的歷史使命。

二、怎樣做好檔案信息資源的開發(fā)利用

（一）解放思想，更新觀念，提高檔案信息資源開發(fā)利用的主動(dòng)性

一般來(lái)說(shuō)，利用的主體包括兩方面：—是各級(jí)檔案管理部門的從業(yè)者，他們利用科學(xué)手段將現(xiàn)有檔案的信息進(jìn)行深度加工，重新整理，通過(guò)各種媒介向利用者傳遞信息，提供服務(wù)；另一方面，是各界檔案信息的需求者，主動(dòng)向檔案機(jī)構(gòu)提出要求，獲取其所需的各種信息，根據(jù)自己的需要加以利用。

檔案信息的開發(fā)利用不是單向的信息流動(dòng)，檔案利用者對(duì)信息需求的程度，檔案工作者對(duì)社會(huì)需求的了解和處理反饋信息的能力直接影響檔案信息開發(fā)利用的開展，因此對(duì)于各級(jí)檔案從業(yè)人員來(lái)講，要不斷更新觀念，提高服務(wù)層次.從單純提供案卷向提供信息轉(zhuǎn)變，也就是將材料加工，形成檔案信息體系，自覺(jué)拋棄“墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀”、“不思進(jìn)取、無(wú)所作為”的思想，樹立主動(dòng)服務(wù)觀念、開放觀念、競(jìng)爭(zhēng)觀念、協(xié)作觀念、市場(chǎng)觀念，增強(qiáng)與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)，改變“看門守?cái)?、等人上門查檔案”的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，搞好超前服務(wù)。檔案工作者可根據(jù)本部門檔案信息資源的特點(diǎn)，預(yù)先進(jìn)行“市場(chǎng)”調(diào)查，尋找適合的服務(wù)對(duì)象，依照利用者的需求變動(dòng)，明確目的，突出重點(diǎn)，制定整體開發(fā)計(jì)劃，確定主攻方向。同時(shí)，也要及時(shí)收集、處理反饋信息，了解利用者的意見(jiàn)、要求，了解利用效果，以便不斷改進(jìn)和調(diào)節(jié)檔案信息的并發(fā)利用。

（二）充分利用館藏優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用的廣度和深度，有重點(diǎn)、有特色地開發(fā)檔案信息資源

檔案館是存儲(chǔ)信息資源的寶庫(kù)。檔案記錄了人類歷史的進(jìn)步，是今人和后人認(rèn)識(shí)與改造客觀世界和主觀世界的基礎(chǔ)和借鑒，是推動(dòng)人類文明進(jìn)步的物質(zhì)和精神財(cái)富。

（三）充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備、不斷更新檔案管理技術(shù)，有計(jì)劃、有步驟地開發(fā)利用檔案信息資源

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已滲透到了日常工作的許多領(lǐng)域；現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，要求現(xiàn)代檔案館改變傳統(tǒng)的手工管理與服務(wù)力式，完善檔案信息的存儲(chǔ)和傳播手段。各級(jí)各類檔案館要充分利用科學(xué)技術(shù)提供的先進(jìn)手段，運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檢索網(wǎng)絡(luò)化，采用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、加工、檢索檔案，應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字、光纖、衛(wèi)星通俗技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。以現(xiàn)代通信和計(jì)算機(jī)技術(shù)所引起的信息革命，勢(shì)不可擋地沖擊和推動(dòng)著整個(gè)信息業(yè)的變革與發(fā)展。檔案部門作為社會(huì)信息業(yè)的組成部分，也必須采取相應(yīng)的對(duì)策，朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，從而以嶄新的面貌服務(wù)于這個(gè)時(shí)代。實(shí)行檔案工作現(xiàn)代化，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段開發(fā)利用檔案信息，是世界各國(guó)也是我國(guó)檔案部門的必然趨勢(shì)和發(fā)展方向。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案宣傳工作，提高社會(huì)的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案部門在宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》的同時(shí)，還要加大力度，采取靈活多樣的形式，加強(qiáng)檔案信息的社會(huì)宣傳。檔案宣傳工作開展多年，取得了不少成績(jī)，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)，以適應(yīng)檔案信息資源開發(fā)和利用的要求。檔案信息的開發(fā)和利用的過(guò)程，就是檔案信息的流動(dòng)過(guò)程，即從檔案部門流向用戶的過(guò)程，社會(huì)的檔案意識(shí)決定著社會(huì)對(duì)檔案利用的需求，檔案部門的檔案意識(shí)決定著檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。這兩種意識(shí)只有協(xié)調(diào)發(fā)展和共同提高，才能保證檔案信息流的暢通，才能真正發(fā)揮出檔案信息的最大價(jià)值。因此，開發(fā)檔案信息必須要致力于檔案意識(shí)的宣傳；加大宣傳力度，提高社會(huì)的檔案意識(shí)，幫助人們認(rèn)識(shí)檔案，進(jìn)而充分利用檔案，同時(shí)也可考慮為利用者進(jìn)行培訓(xùn)，幫助其合理地運(yùn)用各種檢索工具，方便快捷地獲得所需的信息。

三、小結(jié)

開發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿足社會(huì)的檔案信息需求，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是檔案工作的最終目的，這是檔案信息自身的特點(diǎn)決定的，也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的客觀要求。為此，我們必須進(jìn)—步解放思想，把握時(shí)代要求，樹立新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式和服務(wù)方式，積極探索開發(fā)利用的有效途徑，將工作重心轉(zhuǎn)到檔案信息的深化加工和信息傳遞上來(lái)，以檔案信息為服務(wù)前提，以檔案利用者為服務(wù)對(duì)象，通過(guò)多種途徑、形式、渠道和方法并發(fā)、傳遞檔案信息，最大限度地滿足社會(huì)獲取檔案信息的要求，從而使檔案信息更快、更順暢地觸入整個(gè)社會(huì)的信息流通系統(tǒng)之中，在現(xiàn)代化建設(shè)中充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)社會(huì)、服務(wù)公民的神圣使命。

參考文獻(xiàn)：

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