新形勢下檔案管理工作存在的問題和建議

姜文遠

摘 要：新形勢下檔案管理工作已日趨現(xiàn)代化。但是，如今一些企業(yè)和單位的檔案管理工作仍存在許多不足，需要我們?nèi)ジ倪M、完善。就新形勢下人力資源和社會保障局在檔案管理工作中存在的問題進行了簡要探析，并且提出了相應的建議，希望對今后的檔案管理工作能夠有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；人力資源；經(jīng)濟效益；環(huán)境設施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）19-0121-01

人力資源和社會保障局是關乎民生的一個機構，所以，人力資源和社會保障局的檔案管理是一項非常重要的工作。每一份檔案看似微不足道，但卻對每一位公民，甚至整個民族都有著至關重要的作用。每一份檔案都記錄著每一位公民的詳細信息，國家可以通過檔案詳細了解每一位公民的具體家庭生活和工作狀況，這樣，公民就可以得到政府的適當補貼。因此，我們應該努力改進、完善人力資源和社會保障局的檔案管理工作，造福每一位公民。

1 新形勢下檔案管理工作存在的問題

1.1 重視度不夠

在人力資源和社會保障局中，有很多工作人員，甚至是領導都不重視檔案管理工作，他們認為檔案管理工作就是將公民的個人信息進行統(tǒng)計、收檔和保存，認為檔案管理工作無法給單位帶來經(jīng)濟效益，沒有認識到檔案管理工作背后的重要意義。這種情況將直接導致工作人員對檔案管理工作不負責。

1.2 管理力度太過薄弱

有很多單位對檔案管理工作的管理力度太過薄弱，主要體現(xiàn)在以下兩方面：①管理手段非常落后，采取的都是非常陳舊、傳統(tǒng)的管理方法。②檔案管理員的專業(yè)水平較低。很多檔案管理員只是兼職工作，繁重的工作量使他們根本無暇做好檔案管理工作。大多數(shù)檔案管理員沒有接受過專業(yè)的培訓，他們根本不了解檔案管理工作的基本要素、基本原則和基本內(nèi)容，管理工作做不到位。比如工作的交接，接受業(yè)務的水平，資料的收集、劃分，以及檔案保管等工作都不達標。此外，他們收集到的個人檔案的真實度令人難以信服，這嚴重影響了檔案管理工作的正常開展，違背了人力資源和社會保障局為人民服務的工作宗旨。

1.3 硬件設施不齊全

人力資源和社會保障局的檔案管理環(huán)境很差。檔案室的檔案在不斷增加，但是檔案室太過狹小，容不下所有的檔案，而且檔案室也沒有管理檔案所需要的基本工具，這就使得檔案管理工作難上加難。

1.4 法制力度不夠

如今，檔案管理員的工作意識都比較淡薄，再加上檔案管理工作的法制力度沒有做到位，就更加放任了檔案管理員松懈、懶散的工作態(tài)度。比如，檔案管理員因不用心而將錯誤的資料、信息收集進去，或者因一時的利益而徇私舞弊，這些行為在法制中都沒有明確的懲處規(guī)定，這就使檔案管理工作嚴重脫軌，進而影響到人力資源和社會保障局各種工作的順利開展。

1.5 經(jīng)費投入太少

由于人力資源和社會保障局領導對檔案管理工作沒有予以足夠的重視，所以，他們在對單位的經(jīng)費進行預算時，對檔案管理工作的預算要明顯少于其他項目，這將直接影響檔案管理工作的經(jīng)費支持。沒有足夠的經(jīng)費支持，檔案管理員的薪酬就得不到保障，那么，他們對工作的認真、負責程度就可想而知了。另外，檔案管理工作的經(jīng)費來源比較單一，收益更是單一，導致檔案管理工作的經(jīng)費嚴重不足。沒有足夠的經(jīng)費支持，是不可能把工作做到盡善盡美的，所以，這也是造成檔案管理工作效率低下的原因之一。

2 改進、完善檔案管理工作的措施

新形勢下檔案管理工作日趨現(xiàn)代化，為了順應時代的發(fā)展，人力資源和社會保障局的檔案管理工作必須作出相應的改進。以下是改進、完善檔案管理工作的幾點措施。

2.1 增強檔案管理員的責任感

要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，就必須得讓檔案管理員對檔案管理工作重視起來。人力資源和社會保障局應該提升檔案管理工作在本單位中所處的地位，明確每一位工作人員的職責，并采取與其他部門同樣嚴格的工作績效考核體系，制訂嚴格的獎懲制度，讓每一位工作人員都對檔案管理工作重視起來，讓他們積極、主動地將全部的熱情和精力投入到檔案管理工作中，這樣才能將檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升到更高的水平。

2.2 優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境及設備

要想改進、完善檔案管理工作，就需要首先優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境及設備。具體可從以下兩方面著手：①保證檔案管理工作設備現(xiàn)代化、科學化，管理技術先進化，這樣才能保證檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量。②為了保障檔案保存的安全性，檔案室必須配備除濕器、滅火器等設施。同時，人力資源和社會保障局必須優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，這也是提高檔案管理效率的重要保障。

2.3 提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)

提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)可從以下三方面做起：①人力資源和社會保障局在招聘人員時就要嚴格把關，保證招聘的檔案管理員具備一定的檔案管理經(jīng)驗和能力。這樣，在工作時，既不用費時、費力去培訓他們，又可以收到高效率的工作效果。②檔案管理工作需要管理員不斷學習、不斷探索，提升自我，所以，人力資源和社會保障局必須定期對檔案管理員進行專業(yè)的培訓，以保證他們具備足夠高的專業(yè)水平。③人力資源和社會保障局必須嚴格規(guī)范檔案管理的工作制度，而且每一個工作人員也必須嚴格要求自己，認真、謹慎地對待工作，爭取將每一份檔案都管理、保存好。

3 結束語

總之，檔案管理工作是人力資源和社會保障局能夠更好發(fā)展的保障。我們只有認清形勢，仔細分析新形勢下的檔案管理工作，改進、完善其中存在的不足，并將一切可以實施的建議落到實處，才能保障新形勢下檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營科技，2014（03）.

〔編輯：劉曉芳〕