建設(shè)單位項(xiàng)目管理信息化初探

武國旗

摘 要：加強(qiáng)信息化管理不但有利于確保建設(shè)工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量，也有利于最大限度地提高工程的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。通過闡述建設(shè)單位項(xiàng)目管理信息化的意義，深入分析了信息化技術(shù)在建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的具體應(yīng)用措施。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；經(jīng)濟(jì)效益

中圖分類號(hào)：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）19-0103-02

建設(shè)工程項(xiàng)目是極其龐大的，其所包含的的信息量極大，這就增加了建設(shè)單位項(xiàng)目管理工作的難度。傳統(tǒng)的管理工作難以應(yīng)對(duì)龐大的工程信息量，而信息技術(shù)可以有效地解決該問題。因此，建設(shè)工程項(xiàng)目的管理工作應(yīng)充使用現(xiàn)代信息技術(shù)，以滿足高效、可靠的工作要求，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。然而，就目前我國的建設(shè)項(xiàng)目管理工作而言，無論是運(yùn)用范圍，還是技術(shù)深度，信息技術(shù)的應(yīng)用都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求，其將是工程項(xiàng)目管理領(lǐng)域必須深入研究的課題。在時(shí)代要求的驅(qū)使下，建設(shè)項(xiàng)目管理必然要加大信息技術(shù)的應(yīng)用投入。只有這樣，管理工作才能處理好建設(shè)項(xiàng)目管理中的信息，進(jìn)而促進(jìn)工程的順利推進(jìn)。

1 建設(shè)項(xiàng)目管理信息化的意義

建設(shè)單位也稱為項(xiàng)目業(yè)主或業(yè)主單位，指建設(shè)工程項(xiàng)目的投資者或投資主體，它也是建設(shè)項(xiàng)目管理的主體，主要負(fù)責(zé)提出建設(shè)規(guī)劃、提供建設(shè)用地和籌集建設(shè)資金等相關(guān)工作，同時(shí)全程監(jiān)管項(xiàng)目建設(shè)。

1.1 有利于構(gòu)建管理系統(tǒng)

運(yùn)用信息技術(shù)可實(shí)現(xiàn)信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化管理。信息化管理系統(tǒng)是在原有管理制度的基礎(chǔ)上，以精細(xì)化的原則，收集、處理、傳遞、利用和儲(chǔ)存企業(yè)系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)，全方位管理和控制建設(shè)項(xiàng)目，提出科學(xué)、有效的決策，從而有效調(diào)整資源配置，更好地提升企業(yè)管理效果。

1.2 有利于項(xiàng)目的整體規(guī)劃管理

信息化技術(shù)是一項(xiàng)應(yīng)用性尤為突出的技術(shù)，在建設(shè)項(xiàng)目管理中應(yīng)用該技術(shù)，不僅可以促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的分步驟規(guī)劃和有效實(shí)施，包括計(jì)劃管理、成本管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理以及其他管理環(huán)節(jié)，還可以將各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，達(dá)到整體規(guī)劃和管理的目的，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的整體信息化。其主要任務(wù)還是圍繞管理建設(shè)項(xiàng)目的核心任務(wù)建立數(shù)據(jù)模型，并以此完成項(xiàng)目的整體規(guī)劃。

1.3 有利于項(xiàng)目信息的共享

任何一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的管理工作都是由建設(shè)單位中不同的部門和人員共同完成的，例如財(cái)務(wù)、合約、運(yùn)營(yíng)、工程和資產(chǎn)等部門。此過程中需要各部門間的協(xié)調(diào)合作，而如何實(shí)現(xiàn)信息的快速共享一直是傳統(tǒng)管理工作中的難點(diǎn)。如果企業(yè)采用信息化管理系統(tǒng)，并建立信息共享平臺(tái)，則各部門就都能隨時(shí)掌握與其相關(guān)的信息，從而能更好地作出管理決策，為提高項(xiàng)目管理的質(zhì)量和水平提供基礎(chǔ)條件。

1.4 有利于提高工程管理效率

美國《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志在2000年刊登的一篇文章中提到“1億美元的建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過程中會(huì)產(chǎn)生約15萬份的獨(dú)立文檔或資料”。我國大部分企業(yè)的項(xiàng)目投資雖然不會(huì)超過1億美元，但“麻雀雖小，五臟俱全”，任何一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，加之每個(gè)企業(yè)都不會(huì)只開展一個(gè)項(xiàng)目。因此，對(duì)于建筑行業(yè)的主要管理單位——建設(shè)單位應(yīng)充分利用信息管理系統(tǒng)，并根據(jù)自身的要求匯總、分類各類文件和信息，這樣可大大縮短收集、整理和分類的時(shí)間，從而提高文件處理的效率。同時(shí)，因信息管理系統(tǒng)具有的開放性，企業(yè)管理層在具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接入的條件下登錄企業(yè)信息管理系統(tǒng)，可在線處理事務(wù)，實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目的各項(xiàng)信息，并在出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)通告相關(guān)部門，從而有效地提高了企業(yè)內(nèi)部的溝通效率。

2 信息技術(shù)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用措施

2.1 信息系統(tǒng)的一體化

在建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，會(huì)涉及到資金會(huì)計(jì)、計(jì)劃進(jìn)度、質(zhì)量安全、物資設(shè)備、人員管理、設(shè)計(jì)管理和成本管理等方面的內(nèi)容。這些都是工程中不可忽視的因素，因此，在信息系統(tǒng)的研發(fā)和使用過程中一定要考慮到以上因素，以有效銜接各部分的管理工作，最終構(gòu)成一個(gè)全面的一體化信息系統(tǒng)。

2.2 工作流程的數(shù)據(jù)化

建設(shè)項(xiàng)目的管理過程實(shí)際上是數(shù)據(jù)在工程的其他參與方之間的傳遞和交流過程。在以往的管理模式中，想要了解單個(gè)環(huán)節(jié)的信息，就要與相應(yīng)部門協(xié)作，這降低了信息傳遞的經(jīng)濟(jì)性、合理性和實(shí)效性。為了預(yù)防產(chǎn)生交叉、重復(fù)的工作，提高傳遞信息的速度，強(qiáng)化傳遞信息的質(zhì)量，工程建設(shè)單位應(yīng)積極采用信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)管理方式，時(shí)刻關(guān)注新、舊數(shù)據(jù)的遷移和共享。因此，在管理建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)在建立信息管理系統(tǒng)的過程中逐漸打破傳統(tǒng)的“信息孤島現(xiàn)象”，統(tǒng)一規(guī)劃數(shù)據(jù)資源，并制訂統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立整個(gè)信息管理系統(tǒng)共享的中心數(shù)據(jù)庫。如果不能對(duì)已有數(shù)據(jù)進(jìn)行正確的整理和遷移，則會(huì)導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)化為烏有，無法支持業(yè)務(wù)的順利開展。這不僅損失了企業(yè)寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，還導(dǎo)致知識(shí)管理無法實(shí)現(xiàn)。對(duì)此情況，在實(shí)施推進(jìn)信息管理系統(tǒng)的過程中，應(yīng)成立專門的數(shù)據(jù)項(xiàng)目組，整合舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)，并做好新、舊系統(tǒng)之間的無縫銜接，以降低企業(yè)員工使用新系統(tǒng)的難度。信息管理系統(tǒng)作為項(xiàng)目管理日常辦公的基本業(yè)務(wù)平臺(tái)，允許用戶操作各種業(yè)務(wù)流程和表單，可與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合并生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，且預(yù)留了良好的接口，方便信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出，從而最大限度地減少了使用者的工作量，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的高效利用。

2.3 管理平臺(tái)的多層化

在管理過程中，可分為決策層、管理層和執(zhí)行層，每個(gè)層級(jí)之間以及內(nèi)部人員的崗位和職責(zé)不同，所涉及的信息內(nèi)容和管理內(nèi)容也有所不同。因此，在充分考慮各層級(jí)管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，應(yīng)分內(nèi)容、分重點(diǎn)、分層次地創(chuàng)建項(xiàng)目信息化管理平臺(tái)和系統(tǒng)，從而對(duì)不同的主體生成不同的操作、使用界面和信息數(shù)據(jù)，并形成不同資源的信息化管理。

2.4 建設(shè)項(xiàng)目信息管理技術(shù)的戰(zhàn)略規(guī)劃

企業(yè)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃是指由企業(yè)信息部經(jīng)理、企業(yè)信息化主管、信息化專家顧問和企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)等為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)需求而制訂的企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)和對(duì)企業(yè)信息化的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)所制訂的基本戰(zhàn)略方針。企業(yè)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際狀況，全面地分析、觀察信息建設(shè)，并提出信息化建設(shè)的指導(dǎo)綱要和目標(biāo)，促使信息化建設(shè)的計(jì)劃性和目的性更強(qiáng)，最終實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化企業(yè)管理體系、降低總體成本、提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力、推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。因此，在建設(shè)單位的信息化建立過程中，要有整體規(guī)劃，并結(jié)合企業(yè)的管理制度、管理文化和發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，制訂適合企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的信息管理系統(tǒng)。

3 信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)例分析

某建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位應(yīng)用辦公自動(dòng)化信息技術(shù)，基于“工作流”概念，并采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息的準(zhǔn)確采集和處理，并使企業(yè)內(nèi)部的管理人員可方便、快捷地共享信息。通過該信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中各項(xiàng)管理的信息收集、匯總、分析和傳遞，使管理工作更加規(guī)范化、精細(xì)化、專業(yè)化和系統(tǒng)化，大大提高了管理工作的效率，提升了企業(yè)項(xiàng)目管理的水平。實(shí)施辦公自動(dòng)化信息技術(shù)的意義表現(xiàn)為：能夠規(guī)范管理工作，促使員工與員工之間、部門與部門之間的協(xié)作流程更加順暢，且還能夠記錄工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，并以各種報(bào)表和圖形等形式提供給企業(yè)的決策者；通過系統(tǒng)內(nèi)信息的即時(shí)共享和傳遞，突破了傳統(tǒng)信息傳遞在空間和時(shí)間上的限制，方便了各個(gè)管理層和人員之間的交流；該信息技術(shù)提供的資料查詢、共享和集中管理功能提高了資料的管理效率?？偠灾?，辦公自動(dòng)化信息技術(shù)提高了企業(yè)管理中信息技術(shù)的應(yīng)用水平。

4 結(jié)束語

綜上所述，正確應(yīng)用信息技術(shù)不僅能節(jié)省大量的人力、物力，還能節(jié)約時(shí)間，最重要的是，提高了建筑企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。然而，在建設(shè)項(xiàng)目管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用還存有許多問題，想要促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，就需要信息技術(shù)人員與建設(shè)單位共同努力，促使工程管理模式更加先進(jìn)、科學(xué)。

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〔編輯：張思楠〕