淺析如何做好中學檔案管理的保密工作

王巧霞

【摘 要】檔案管理人員要擔負檔案材料的收集、整理以及歸檔工作，在權(quán)限范圍內(nèi)為所需人員提供相應的查詢以及調(diào)檔，確保檔案安全性與完整性，要切實抓好檔案保密事務。筆者結(jié)合自身在中學負責檔案管理的多年工作經(jīng)驗，嘗試分析在確保檔案充分合理利用的基礎(chǔ)上，采取何種方式才能更好地健全檔案管理工作的監(jiān)督機制以及職能，切實提升檔案保密事務水平。

【關(guān)鍵詞】中學；檔案管理；保密

檔案是具有關(guān)鍵作用的社會信息資源，社會公眾能夠逐步認識它的內(nèi)容和作用。為了做好信息資源的充分共享，確保檔案運行按照，得到合理運用，更好地服務廣大人民群眾，要切實做好檔案保密工作。筆者以自身多年在中學從事檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗，從若干方面分析了在檔案保密中的問題，并提出了若干條解決二者矛盾的相關(guān)措施，希望能夠為相關(guān)單位和人員提供有益的參考。

一、檔案保密工作的必要性

當前，網(wǎng)絡(luò)化、信息化得到了較快的發(fā)展，大量中學都不能意識到檔案管理以及檔案保密的重要意義和重要性，不能高度重視這些工作，將其看成了可有可無的事，不具備開展質(zhì)量較高的檔案管理與保密事務的濃厚意識與技能。尤其是當前形勢下，竊密技術(shù)和方式日益高端，電子化檔案為此類犯罪活動提供了極大的便利；然而，也在很大程度上提高了開展檔案保密的困難。面對這種情況，要進一步強化檔案管理保密事務，切實提升和改進中學院校的發(fā)展與改革。

二、高校檔案管理中保密工作存在的問題

（一）檔案館員保密意識淡薄。在檔案意識中，保密意識是至關(guān)重要的部分之一。檔案館員要切實具備保密意識，在工作中要注意保密操作，擅長站在保密視角分析問題。保密工作具有保障性與防范性特征，在檔案管理過程中并不顯著，哪怕是保密工作十分出色，也可能是看不見的。從當前來看，部分高校相關(guān)認識未能認識到檔案管理中保密事務的緊迫性與重要性，保密意識不夠強烈。

（二）規(guī)章制度建設(shè)跟不上保密形勢的發(fā)展。從中學檔案管理來看，沒有制定出健全的保密制度和規(guī)章，保密工作的可操作性并不強，不能很好地突出重點和積極防范，不能保守國家秘密，也不能順利地開展相關(guān)工作。此外，部分中學的相關(guān)政策以及制度也不能為保密工作提供便利。

（三）絡(luò)技術(shù)發(fā)展造成的失泄密事件增多。隨著通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益發(fā)展和進步，極大地改進了信息傳遞的途徑，但是也給保密工作帶來了不少新問題，要面臨新形勢。人們能夠更為方便地獲取科研信息，在此過程中，也增加了泄密的可能性，給做好保密工作帶來了極大困難。

（四）保密宣傳教育缺乏針對性。從部分中學來看，保密工作力量不夠，造成保密宣傳教育徒具形式，宣傳形式也比較單調(diào)、枯燥，每年只能象征性地開展一兩次活動，不能真正地進行合理的宣傳教育活動。從宣傳教育對象來看，只針對教職工，沒有對涉密學生開展相應的保密教育，不具備多少針對性以及關(guān)聯(lián)性。因為宣傳、教育工作的不到位，造成了部分人覺得保密工作有強烈的神秘感，不敢或不想和保密工作有任何聯(lián)系，出現(xiàn)了談“密”色“變”的情況。

三、做好中學檔案管理保密工作的措施

（一）加強法制建設(shè)，進行規(guī)范管理。強化法制建設(shè)，依法開展檔案信息化的管理工作成為了提升信息化建設(shè)水平的基礎(chǔ)和前提。從當前來看，中學教育檔案管理工作中的信息化管理已經(jīng)處在重要關(guān)頭。因此，要持續(xù)地對相關(guān)制度進規(guī)范、完善以及修訂，使其進一步規(guī)范化以及法制化。

（二）增強檔案管理人員保密意識，提高檔案管理人員素質(zhì)。為了更好地使得教職員工具備保密法制理念，要進一步強化檔案保密法制教育。對檔案工作人員而言，尤其是各級檔案館的相關(guān)領(lǐng)導干部，要高度重視保密工作，認識到它的極端重要性以及復雜性。中學檔案管理人員要切實從以下三方面提升自我素質(zhì)：第一是思想政治素質(zhì)，涉密檔案密切影響到國家安全、社會和諧與穩(wěn)定。所以，要具備高度敏感的政治責任感，要切實堅持正確的政治路線和原則，熱愛國家的檔案事業(yè)。第二，要具備較為扎實的文化素養(yǎng)和精湛的業(yè)務技能。只有掌握了較高的文化知識和精準的檔案管理技能，才能更好地熟練地開展業(yè)務，自主地解決相關(guān)問題，預防泄密事件的發(fā)生。

（三）養(yǎng)成良好的保密工作習慣。對檔案管理者而言，要在日常管理工作中保持求真務實的工作作風，這樣才能更好地開展保密工作。例如嚴謹?shù)毓ぷ?，照章辦理相關(guān)業(yè)務；及時整理辦公室以及辦公桌，不能將相關(guān)信息散落在保密范圍之外；要堅決杜絕“禍從口出”；要及時處理辦公室的廢舊資料；合理地把握生活和工作的關(guān)系，有區(qū)別地對待公事與私事。要根據(jù)具體的工作流程來辦理業(yè)務，堅決做到照章辦事。

（四）加強檔案信息安全保障體系建設(shè)。對檔案館（室）而言，要進一步對檔案信息安全保障的體系以及框架進行完善和改進，要切實健全檔案信息安全管理的相關(guān)體制和機制，預防泄密和失密。要采取措施強化管理計算機檔案管理系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)庫的安全性和完整性。要監(jiān)督和指導電子文件的歸案工作，保障所歸檔的電子文件的完整性、真實性以及有效性。進一步增強涉密計算機的使用和管理工作，切實和外網(wǎng)進行物理隔離，要進行密鑰管理和身份認證，從而保證涉密檔案的安全性。為了保障檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性，檔案館（室）要切實落實責任制，開展綜合管理，堅持“誰上網(wǎng)、誰負責”的管理辦法，切實強化上網(wǎng)信息保密性的審查工作。在涉密信息傳輸過程中，要杜絕借助任何密鑰、保密、保障措施的相關(guān)通信設(shè)備。

四、結(jié)語

面對信息化社會的快速發(fā)展，中學要切實搞好檔案保密業(yè)務，這樣才能加快檔案事業(yè)的良好發(fā)展，也能夠更好地服務于中學教育事業(yè)的發(fā)展和體制改革。在檔案管理工作中，管理以及利用涉密檔案是至關(guān)重要的內(nèi)容，也是相輔相成的矛盾以及統(tǒng)一體。受到了傳統(tǒng)保密理念的巨大影響，通常情況下檔案工作都是“重保密，輕利用”，使得相關(guān)寶貴檔案被束之高閣，好端端地成為了廢紙，這也浪費了寶貴的檔案資源。因此，要切實利用好和做好中學檔案工作，合理地解決保密與利用之間的關(guān)系，更好地培養(yǎng)人才。

參考文獻

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