淺談重大水電工程檔案的特點(diǎn)與管理

陳志艷

【摘 要】本文謹(jǐn)以肯斯瓦特水利樞紐工程為例，談?wù)勚卮笏姽こ虣n案的特點(diǎn)與管理。

【關(guān)鍵詞】肯斯瓦特；水電工程檔案；特點(diǎn)；檔案管理

Talking about the features and management of major hydropower project files

Chen Zhi-yan

（Eighth Division of Xinjiang Production and Construction Corps Manas River Ken Watts Water Project Shihezi Xinjiang 832000）

【Abstract】This paper would like to Ken Watts Water Control Project， for example， talk about the characteristics and management of major hydropower project files.

【Key words】Ken Watts；Hydropower project files；Characteristics；File management

重大水電工程是一個地區(qū)乃至國家發(fā)展的戰(zhàn)略工程，其檔案的重要性不言而喻。近幾年來，國家、兵團(tuán)有關(guān)部門為加強(qiáng)重大工程檔案管理，多次就做好重大工程檔案工作召開會議和制發(fā)文件，要求做好重點(diǎn)工程檔案的管理工作?，敿{斯河肯斯瓦特水利樞紐工程是國家西部大開發(fā)重點(diǎn)工程，兵團(tuán)獨(dú)立建設(shè)、投資最大、規(guī)模最大的“十一五”重點(diǎn)水利建設(shè)工程。總投資 15.9 億，由國家投資7.5億元，銀行貸款為6.6億元（含建設(shè)期利息），兵師自籌資金1.8億元。工期長達(dá)5年。該工程的建設(shè)關(guān)系到八師石河子市長遠(yuǎn)的發(fā)展?？纤雇咛亟ㄔO(shè)管理局充分認(rèn)識工程檔案工作的重要意義，從工程立項到至今建管局對檔案工作作了的充分的安排，時至今日，工程文件應(yīng)歸檔的已全部歸檔，并進(jìn)行了規(guī)范整理。本文謹(jǐn)以肯斯瓦特水利樞紐工程為例，談?wù)勚卮笏姽こ虣n案的特點(diǎn)與管理。

1. 肯斯瓦特水電工程檔案的特點(diǎn)

1.1 檔案形成周期長。

肯斯瓦特工程建設(shè)周期較長，歷時5年，為了使該工程檔案達(dá)到準(zhǔn)確、齊全的要求。

1.2 檔案數(shù)量大，種類多。

該工程是集防洪、灌溉和發(fā)電為一體的綜合水電工程不同于一般基建工程，它是由許多單項工程的綜合，工程龐大。因此，整個工程建設(shè)中所形成的科技檔案的種類就不象一般工程那樣單一，數(shù)量上亦遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于一般工程。既有主體工程，如大壩施工等工程，又有附屬工程，如導(dǎo)流洞、1號橋、上下游圍堰等工程。既有土建工程，如廠房的施工。又有機(jī)械設(shè)備安裝工程，如機(jī)電設(shè)備安裝工程等。參加工程的單位也是眾多的。由于各施工單位的任務(wù)和專業(yè)性質(zhì)不同，使得形成的檔案種類繁多，數(shù)量浩大。而且整套科技檔案的構(gòu)成也相當(dāng)復(fù)雜，有水工基建檔案，機(jī)械設(shè)備檔案，地質(zhì)勘測檔案，工程試驗檔案，工程設(shè)計檔案以及水文、氣象、合同、協(xié)議檔案等。

1.3 檔案載體形式多樣。

該工程檔案的又一明顯特點(diǎn)是，載體形式多樣。除了有普通紙張作為載體材料外，還有制成原圖的繪圖紙，制成照片以及錄音、聲像的磁性材料，獲得獎項目的獎杯、錦旗實物檔案等。

2. 肯斯瓦特水電工程檔案管理

2.1 做好項目實施前的檔案準(zhǔn)備工作。

（1）建管局領(lǐng)導(dǎo)對該工程檔案管理工作高度重視，為使檔案工作有序開展，根據(jù)肯斯瓦特工程建設(shè)周期較長的特點(diǎn)，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并由局長主管、副局長分管檔案工作，并成立了專門的檔案室，制訂了一系列檔案管理制度及工作流程，將檔案工作納入工程建設(shè)的全過程。

（2）配備了專兼職檔案管理人員。檔案室設(shè)置了三名專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)對各科室及參建單位資料收集的指導(dǎo)工作；建管局各科室又配備了兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室及對口施工單位資料的收集、審核工作。

（3）該工程建設(shè)采取了投標(biāo)承包的辦法，而中標(biāo)單位在工程總承包后，往往又將某些單項工程再外包，在這種情況下，和施工方的承包合同中簽訂了有關(guān)檔案的收集、積累、整理以及歸檔時間、份數(shù)、質(zhì)量要求等內(nèi)容，以免出現(xiàn)施工單位只顧工程進(jìn)度，而忽視技術(shù)文件材料形成和歸檔的不良現(xiàn)象。并留合同款的5%作為工程資料款。我局嚴(yán)格要求施工單位在工程建設(shè)中配備了工地專職資料員，我局檔案人員經(jīng)常與施工方資料員保持聯(lián)系，在業(yè)務(wù)上給予指導(dǎo)，起到了很好的作用。作為檔案室人員，還根據(jù)該工程工期長，檔案成套性強(qiáng)這一特點(diǎn)，經(jīng)常深入工地進(jìn)行指導(dǎo)、檢查。

2.2 深入工地追蹤收集。

根據(jù)工程進(jìn)度和實際情況，采取分階段歸檔案的辦法。如每一單項工程竣工或中間交工驗收時，由檔案人員參加驗收并接收檔案，確保該工程檔案的齊全完整。工程周期短的單位工程。如：在辦公、宿舍樓建筑工程的土建、水暖、電器照明等單位工程進(jìn)行中，檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時掌握工程信息、并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高。還有就是采取分階段收集的方法進(jìn)行資料的收集。這種方法適用于形成檔案材料慢，工程周期長的單項工程。如：在跨年度的導(dǎo)流洞工程、辦公和宿舍樓工程等單項工程進(jìn)行中，建管局始終保持與兼職檔案員及施工、監(jiān)理單位的聯(lián)系，及時掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。

2.3 檔案管理范圍明確，突出重點(diǎn)。

該局針對工程建設(shè)中形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員較多稍有疏忽就可能遺漏。加上施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)一完成，臨時機(jī)構(gòu)解散而檔案材料也隨之消失。建管局為了保證檔案資料收集齊全、完整，改變了等人將檔案送上門的做法。檔案管理人員首先是了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。同時，諸如，主體工程和附屬工程應(yīng)以主體工程大壩為主；生產(chǎn)設(shè)施和生活設(shè)施，以生產(chǎn)設(shè)施為重點(diǎn)；隱蔽工程和地上工程以隱蔽工程為重點(diǎn)。

2.4 進(jìn)一步提高項目檔案管理人員的素質(zhì)。

加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員水平。石河子檔案館對肯斯瓦特工程高度重視，指派建管局專職檔案人員參加兵團(tuán)檔案局進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并舉辦了師市重大建設(shè)項目檔案管理的培訓(xùn)班，肯斯瓦特工程各施工、監(jiān)理等單位都參加了培訓(xùn)，通過多次培訓(xùn)，極大地提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

2.5 設(shè)備齊全，存放有序。

我局該檔案門根據(jù)各種載體、形式、分別采取不同的保管方式，存入相應(yīng)的資料庫。例如對于聲像及錄音資料存放專門購置必要防磁柜，對于照片檔案專門購買專用的存放照片檔案的影集，根據(jù)《照片檔案管理的現(xiàn)行辦法》，把照片檔案分成永久和定期兩種，同時對于照片、圖紙、攝像等資料通過數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)傳入計算機(jī)，并刻成對應(yīng)的電子光盤。建管局配置了必要的設(shè)備，如防磁柜、影集、掃描儀、計算機(jī)、檔案柜等，確保各種資料保管的安全，確保各種資料保管的安全。

3. 結(jié)術(shù)語

總之，相比一般的檔案管理，水電工程項目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程，因此，是對工程項目的一個更加直接有效的控制，因此，在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善建設(shè)工程檔案管理工作，為建設(shè)社會主義和諧社會做出切實的努力。endprint