高校特色檔案資源管理探析

侯英杰

摘要：本文以對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)檔案建設(shè)和管理為例，歸納高校特色檔案資源的含義，分析特色檔案資源的內(nèi)容、分類和意義，并結(jié)合學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況，對如何收集、管理和利用高校特色檔案，形成數(shù)字化資源體系進(jìn)行深層次的探討，為我國高校檔案館建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：特色檔案資源收集利用

《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出，高校檔案是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的，對學(xué)生、學(xué)校和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。目前各高校檔案收集的內(nèi)容基本相同，種類大體一致，基本包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類等十一大類。實(shí)際上每所學(xué)校在發(fā)展過程中，都具有自身的歷史特性，形成帶有自身文化、地域、行業(yè)特征的檔案材料。這些檔案材料具有與眾不同的特點(diǎn)，屬于高校特色檔案資源范疇，是高校檔案館發(fā)展的立館之本，也是檔案館提供服務(wù)利用的基礎(chǔ)性材料。

一、特色檔案資源的內(nèi)容和意義

（一）特色檔案的含義

高校特色檔案是指高等學(xué)校在從事教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理活動中形成的，具有學(xué)校獨(dú)特內(nèi)涵，反映學(xué)校辦學(xué)特色，具有考查利用價(jià)值的各種文件、圖表、聲像等歷史記錄。它能夠反映學(xué)校辦學(xué)理念、地方特色、行業(yè)特色、時(shí)代特征、人物特色、發(fā)展階段等。

以對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)（以下簡稱“經(jīng)貿(mào)大學(xué)”）為例，學(xué)校的辦學(xué)歷史與新中國外貿(mào)事業(yè)緊密相連。我國對外貿(mào)易的發(fā)展對學(xué)校的學(xué)科設(shè)置、專業(yè)發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，因而學(xué)校建校以來形成的各類檔案材料大多帶有國際貿(mào)易教育背景，它們反映了學(xué)校鮮明的國際化教育特征，顯示了其在外語、外貿(mào)等優(yōu)勢學(xué)科發(fā)展上的亮點(diǎn)和成果，這些檔案材料就屬于學(xué)校的特色檔案資源。

（二）特色檔案的主要內(nèi)容

反映學(xué)校特征的特色檔案資源內(nèi)容十分廣泛，主要包括以下幾種類型：

1.人物檔案：人物檔案主要包括學(xué)校的知名教授、校友和其他具有影響力的人物所形成的檔案材料，例如學(xué)校的學(xué)科創(chuàng)始人、學(xué)術(shù)帶頭人、杰出校友等在國內(nèi)外參加學(xué)術(shù)研究、社會事務(wù)等活動形成的文字、聲像及各種實(shí)物。

2.成果檔案：成果檔案主要是學(xué)校在教學(xué)、科研、評比、競賽等活動中的獲獎情況，包括照片、影像、證書、獎狀、獎杯等。這些檔案是體現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)、科研管理發(fā)展水平的重要標(biāo)志。

3.重大活動檔案：學(xué)校舉辦重大活動產(chǎn)生的檔案材料，如舉辦校慶、院慶、論壇、大型會議等形成的檔案材料。

4.歷史檔案：記錄學(xué)校發(fā)展過程的重要檔案，如反映學(xué)校籌備、成立、選址、更名、變遷、院系調(diào)整等內(nèi)容的文件、圖紙、照片等。

5.其他檔案：各級領(lǐng)導(dǎo)參觀視察學(xué)校過程中形成的照片、題詞、錄音、錄像；學(xué)校對外交流的報(bào)道、錄音、錄像、照片、禮品等。

（三）特色檔案的意義

高校特色檔案是在學(xué)校創(chuàng)建和發(fā)展中形成的、具有特色的歷史記錄，它作為高校發(fā)展軌跡的記憶載體，真實(shí)地記錄了學(xué)校的發(fā)展過程。

1.凝練學(xué)校特色

特色檔案能夠集中反映一所學(xué)校在管理水平、師資隊(duì)伍、教學(xué)質(zhì)量、科研水平、學(xué)生培養(yǎng)等方面的特征，具有高濃縮的特性，通過特色檔案可以直觀、便捷地了解一所學(xué)校的特色。

2.傳承辦學(xué)理念

每所高等學(xué)校都有自己的辦學(xué)理念，它通過學(xué)校的教育教學(xué)活動得以體現(xiàn)，例如，學(xué)校的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、教學(xué)模式、發(fā)展規(guī)劃、行為準(zhǔn)則及考核機(jī)制等特色檔案材料都能夠反映學(xué)校的辦學(xué)理念?？梢姡厣珯n案資源在記錄學(xué)校發(fā)展歷程的基礎(chǔ)上，極大地體現(xiàn)了學(xué)校的治學(xué)精神，弘揚(yáng)學(xué)校的辦學(xué)理念。

3.彰顯校園文化

檔案是文化積累和傳承的手段，高校特色檔案包含了學(xué)校的發(fā)展歷程、辦學(xué)特色、科研成就等內(nèi)容，具有深厚的文化價(jià)值，能夠彰顯學(xué)校的文化底蘊(yùn)。因此特色檔案是高校歷史文化的重要載體，特色檔案資源的保存和流傳實(shí)質(zhì)上是高校文化的傳承和延續(xù)。

由此可見，特色檔案資源在高校檔案管理中具有十分重要的意義，檔案館應(yīng)該在落實(shí)常規(guī)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，按照“收集—整理—開發(fā)”三個層次逐漸開展特色檔案資源建設(shè)。

二、特色檔案資源的收集

開展特色檔案收集是高校特色檔案資源建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，也是豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要手段。特色檔案資源具有特殊性，需要突破傳統(tǒng)的檔案收集模式，創(chuàng)新收集思路，圍繞特色工作，開展檔案收集。特別是要以“三突破”為出發(fā)點(diǎn)，即突破時(shí)間限制（年限）、突破檔案門類限制、突破全宗單位限制，將日常收集和重點(diǎn)征集相結(jié)合，全方位開展特色檔案的收集工作。

（一）日常收集

檔案館要關(guān)注學(xué)校的重點(diǎn)，注意從教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)等方面加強(qiáng)特色檔案資源收集。

首先，在歸檔范圍上，要對特色檔案的收集進(jìn)行清晰的定位，圍繞學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置和教學(xué)、科研發(fā)展重點(diǎn)展開。此外各單位形成的檔案材料也各有特色，檔案館應(yīng)該根據(jù)歸檔單位的特點(diǎn)，有重點(diǎn)地開展收集工作。特別要注意根據(jù)行政部門、教學(xué)部門和教輔單位的工作性質(zhì)，逐一制定各部門的歸檔范圍，明確收集工作的重要時(shí)期和重點(diǎn)單位，不可千篇一律。

其次，在收集方法上，檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科的分布情況，加強(qiáng)與教務(wù)處、學(xué)科辦、科研處、人力資源處以及重點(diǎn)院系等單位的聯(lián)系，取得支持和配合。此外，還要關(guān)注學(xué)校職稱評審、導(dǎo)師遴選、課題評選等活動，加強(qiáng)相關(guān)檔案的收集。例如，可以取得科研處的支持，規(guī)定科研項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)時(shí)需先要到檔案館進(jìn)行課題材料的歸檔審核，才能快速完成申報(bào)結(jié)項(xiàng)，否則不予結(jié)項(xiàng)；或者通過人力資源處，將教師職稱評審的個人成果全部提交檔案館保存?zhèn)洳榈取?/p>

（二）檔案征集

從來源上看，特色檔案資源不僅存在于各部門的檔案中，而且還在很多個人手中保存著。大量散存在民間和個人手中的文件、資料、實(shí)物等，實(shí)際上是館藏特色檔案的重要來源和補(bǔ)充。目前來說，檔案征集工作包括以下幾種方式：endprint

1.專題性征集：圍繞學(xué)校的“三重”即重要人物、重點(diǎn)單位、重大事件，定期開展專題檔案征集活動。檔案館要特別注意及時(shí)跟蹤學(xué)校的重要活動，力爭提前介入，事先布置好檔案收集工作。

2.搶救性征集：對于一些即將消失的檔案材料，進(jìn)行搶救性征集。例如，舊教學(xué)樓拆遷時(shí)，檔案館要對其進(jìn)行考察，對具有史料價(jià)值的實(shí)物，例如老校牌等進(jìn)行收檔保護(hù)，防止重要檔案流失。

3.口述檔案：主要指以研究利用為目的，對個人進(jìn)行有計(jì)劃的采訪所形成的記錄，主要采用錄音或?qū)︿浺舻闹鹱钟涗浶问健?/p>

高等教育的發(fā)展，容易受到政治、經(jīng)濟(jì)等環(huán)境因素的影響，特別是文化大革命對近代高等教育具有一定的破壞作用，這些情況會導(dǎo)致學(xué)校的很多文字、圖片等珍貴史料受到損壞。與此同時(shí)，很多高校都經(jīng)歷了拆遷并轉(zhuǎn)等歷史過程，檔案史料存在受損、遺失等情況。此外，很多高校建校初期條件簡陋，檔案意識薄弱，很多重大活動沒能留下完整的記錄。以上情況都會導(dǎo)致高校檔案材料的缺失，形成歷史空白等。通過采訪見證人，把他們的親身經(jīng)歷記錄下來，建立口述檔案，能夠彌補(bǔ)這些歷史空白。因此，口述檔案是彌補(bǔ)館藏空白的重要方法和實(shí)踐手段，經(jīng)貿(mào)大學(xué)檔案館就針對部分館藏空白進(jìn)行了口述歷史的采訪工作，通過對當(dāng)事者的采訪補(bǔ)充了學(xué)校預(yù)科辦學(xué)等缺失檔案。

檔案館應(yīng)該設(shè)立征集辦公室專門長期地開展征集工作，同時(shí)要加強(qiáng)與各院系、管理部門的協(xié)同合作，爭取其他部門的支持，例如，離退休人員工作處、校友會等，不斷拓展檔案收集的渠道。加之知識產(chǎn)權(quán)和商品意識不斷增強(qiáng)，無償捐贈檔案很難實(shí)現(xiàn)部分珍貴檔案材料的收集，因此可以考慮通過采取有償征購等形式彌補(bǔ)特色檔案資源的不足，比如經(jīng)貿(mào)大學(xué)檔案館在實(shí)物征集過程中，就通過舊貨市場、舊書網(wǎng)等購買到了很多歷史孤本，這些都成為了檔案館的珍貴藏品和校史館的重要展品。

三、特色檔案資源管理

（一）分類著錄

目前高校檔案館中的館藏主要以黨政文書為主，普遍按照黨群、行政、教學(xué)等進(jìn)行分類，內(nèi)容單一，缺乏特色。開展特色檔案資源建設(shè)后，要在原有檔案類目的基礎(chǔ)上，通過“去粗取精”、“由表及里”的過程，充分挖掘檔案潛在的信息價(jià)值。以經(jīng)貿(mào)大學(xué)為例，根據(jù)學(xué)校的主題可進(jìn)行專題性區(qū)分，將原有的檔案材料按照“學(xué)生培養(yǎng)”、“人才強(qiáng)?！?、“校友風(fēng)采”、“校園文化”等專題進(jìn)行分類標(biāo)注，然后進(jìn)行相關(guān)專題的提取，形成專題檔案。這些專題檔案經(jīng)過優(yōu)化整合方能形成特色檔案資源。它們不僅反映了學(xué)校的多元化成果，而且還有助于豐富館藏內(nèi)容、改善館藏結(jié)構(gòu)。

（二）編制索引

編制索引等各種檢索工具，是提高特色檔案資源開發(fā)利用水平的重要條件。在高校檔案館的館藏檔案中，特色檔案的分布往往是分散的，比如教學(xué)評估檔案就分散在教務(wù)處、科研處、學(xué)生處等多個部門中。為了維護(hù)其歷史聯(lián)系，不能隨意進(jìn)行拆分，因此可以在整理原有檔案的基礎(chǔ)上，通過將具有相互關(guān)聯(lián)的檔案進(jìn)行標(biāo)引，建立專題檢索的方式來保持特色檔案的有機(jī)聯(lián)系。例如，對重點(diǎn)學(xué)院、重要學(xué)科成立、發(fā)展的相關(guān)文件、照片、實(shí)物進(jìn)行標(biāo)注，形成專題索引，便于今后開展校史專題研究。

（三）信息化管理

特色檔案在見證歷史、傳承文化方面具有重要價(jià)值，是學(xué)校檔案中比較珍貴的部分，具有唯一性，需要加以保護(hù)，因而這些檔案的利用會受到一定限制。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案資源的共享成為可能，通過利用信息技術(shù)對傳統(tǒng)的圖文、音像進(jìn)行數(shù)字化加工，形成電子資源數(shù)據(jù)庫，這樣既可以方便查閱和利用，又保護(hù)了檔案原件。因此，開展特色檔案資源的信息化建設(shè)，逐步形成特色檔案資源庫，是促進(jìn)特色檔案信息資源的開發(fā)和利用的前提條件。

檔案館開展特色檔案信息化建設(shè)主要通過以下幾個步驟進(jìn)行：首先，及時(shí)對歸檔的特色檔案資源進(jìn)行數(shù)字化加工；其次，根據(jù)重要性對特色歷史檔案逐步開展數(shù)字化加工；最后，建立管理系統(tǒng)，逐步形成特色檔案資源庫，實(shí)現(xiàn)特色檔案的信息化管理。

四、特色檔案資源的開發(fā)利用

為了發(fā)揮特色檔案資源的作用和價(jià)值，檔案館應(yīng)注意對特色檔案資源進(jìn)行開發(fā)，逐步形成以資料匯編、成果展示、建設(shè)校史館和校史研究為主的全方位利用格局。

（一）資料匯編

多年來，檔案部門的編研成果通常采用文件匯編的形式，內(nèi)容以紅頭文件居多，形式和內(nèi)容相對單一。檔案館應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作思路，圍繞學(xué)校工作亮點(diǎn)開展特色檔案資源材料匯編，為學(xué)校提供具有參考價(jià)值和使用價(jià)值的文件資料。例如，針對教學(xué)評估、黨建評估等專項(xiàng)工作，進(jìn)行專題檔案資料整理，形成檔案專卷。

（二）展示辦學(xué)成果

檔案館應(yīng)該在積極挖掘特色檔案資源的基礎(chǔ)上，通過開辦論壇、講座、專題展覽等活動展示學(xué)校的特色檔案。這樣既可以宣傳學(xué)校的辦學(xué)歷史、教學(xué)特色、科研成果等，還可以展現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)成果，擴(kuò)大學(xué)校在社會上的影響力，促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

特色檔案資源形成一定規(guī)模后，還可以建立校史館全方位的展現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)成果。校史館通過展示學(xué)校具有特色的文書、成果、實(shí)物、圖片等，以直觀、生動的形式再現(xiàn)學(xué)校的歷史和特色，具有宣傳和教育的作用。很多著名高校的校史館都成了當(dāng)?shù)氐膼蹏髁x教育基地，可見校史館是特色檔案發(fā)揮作用和優(yōu)勢的重要途徑。

（三）校史研究

開展校史研究是特色檔案資源發(fā)揮作用的重要方式。特色檔案資源是隨著學(xué)校的發(fā)展不斷積累起來的，它真實(shí)地反映了學(xué)校發(fā)展的特色。因此在進(jìn)行校史研究時(shí)，特色檔案資源就成了最基礎(chǔ)的素材。很多歷史悠久的高校在特色檔案資源積累到一定程度后，都開始編輯出版自身的校史研究成果，例如，上海交通大學(xué)就出版了《上海交通大學(xué)校史研究專著系列》，其中包括《交大老教授》、《從船舶到海洋工程》、《數(shù)學(xué)系八十年》等內(nèi)容；北京大學(xué)出版了《北京大學(xué)史料》和《北京大學(xué)圖史》；中國政法大學(xué)出版了《甲子華章——中國政法大學(xué)校史》；清華大學(xué)出版了《一路走來——親歷清華思想政治理論課改革30年》等?？梢哉f，特色檔案資源越豐富，校史研究和編撰就越具有便利性。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲.檔案管理概要[M].北京：中國勞動出版社，1990.

[2]何薇.高校特色檔案數(shù)據(jù)倉庫建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展研究[J].蘭臺世界，2013 （3）.

[3]李寶玲.地方特色檔案建設(shè)的含義和特點(diǎn)[J].檔案管理，2006（6）.

[4]陶嵐.芻議高校特色檔案的建設(shè)管理[J].科技傳播，2010（7）.

[5]王利偉.口述檔案與校史研究[J].山西檔案，2010（3）.

作者單位：對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)endprint