服務(wù)檔案創(chuàng)新 助力園區(qū)發(fā)展

孫建偉

摘要：隨著北京市經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的不斷擴(kuò)大、發(fā)展，其區(qū)內(nèi)的企業(yè)、居民變得越來越多，開發(fā)區(qū)檔案室的主要職責(zé)亦不僅僅負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案管理，提供更好的檔案服務(wù)尤為重要。本文針對(duì)這些新需求，結(jié)合開發(fā)區(qū)的實(shí)際情況，以檔案服務(wù)創(chuàng)新為主線，探討解決上述問題的新路徑。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)創(chuàng)新

北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)，是北京市唯一同時(shí)享受國家級(jí)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)和國家高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)雙重優(yōu)惠政策的國家級(jí)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)。來自《北京晨報(bào)》2012年的相關(guān)報(bào)道稱，北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的電子信息、生物醫(yī)藥、裝備制造和汽車制造四大產(chǎn)業(yè)產(chǎn)值分別占北京市全市的50%、48%、22%和17%，規(guī)模以上工業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)值2272.6億元，占全市的16%；世界500強(qiáng)企業(yè)中的77家匯集于此。目前，北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)緊緊圍繞其作為城市發(fā)展新區(qū)功能定位的同時(shí)，更以貫徹習(xí)近平總書記在北京考察工作時(shí)的重要講話精神為契機(jī)，突出產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高端化、服務(wù)化、集聚化、融合化、低碳化，全面建設(shè)科技創(chuàng)新體系。在探索區(qū)域合作新模式，推動(dòng)京津冀一體化發(fā)展的過程中，機(jī)關(guān)、企業(yè)和社區(qū)對(duì)檔案服務(wù)的需求亦與日俱增。面對(duì)新形勢(shì)，北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的檔案工作按照《北京市開發(fā)區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》，以創(chuàng)新為動(dòng)力，以服務(wù)為主線，積極主動(dòng)做好為機(jī)關(guān)、企業(yè)和社區(qū)檔案的服務(wù)工作。

一、抓管理，增內(nèi)力，扎實(shí)做好機(jī)關(guān)檔案工作

建設(shè)科學(xué)的檔案資源體系。第一，大力豐富檔案資源。通過開展“愛區(qū)獻(xiàn)寶迎區(qū)慶”活動(dòng)，收集了開發(fā)區(qū)奠基石、開發(fā)區(qū)第一家企業(yè)的第一代產(chǎn)品；通過開展“清理檔案爭(zhēng)做貢獻(xiàn)”活動(dòng)，在一個(gè)月內(nèi)收集、征集檔案資料24745件；采用靈活多樣的方式，對(duì)重大活動(dòng)、重要事件，如“非典”、經(jīng)濟(jì)普查等堅(jiān)持“一事一收”。第二，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。為適應(yīng)近年來高技術(shù)制造業(yè)、戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)聚集區(qū)和智慧城市的發(fā)展要求，開發(fā)區(qū)檔案室一直在檔案資源“多元”上下功夫，適時(shí)收集新型媒體檔案材料，豐富室藏內(nèi)容。采用MP3數(shù)字格式代替模擬語音信號(hào)磁帶，采用JPEG數(shù)字格式代替紙質(zhì)保存照片，采用MPEG4格式代替視頻記錄磁帶，采用DOC格式與紙質(zhì)文件PDF格式同時(shí)存儲(chǔ)文書文件等。第三，合理劃分重點(diǎn)檔案室。根據(jù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，科學(xué)設(shè)立規(guī)劃、房土、社保等專業(yè)檔案室，明確各檔案室的任務(wù)及相互關(guān)系，完善檔案形成機(jī)制，優(yōu)化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)程序。近年來，隨著開發(fā)區(qū)入?yún)^(qū)企業(yè)數(shù)量的大幅增加，企業(yè)員工人數(shù)也得到了快速增長(zhǎng)，醫(yī)保、社保檔案數(shù)量以每年4萬卷左右的速度快速增長(zhǎng)。為了適應(yīng)變化的新形勢(shì)，滿足新要求，開發(fā)區(qū)建立了醫(yī)保、社保檔案中心，并于2013年通過了市級(jí)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。

健全完善的檔案管理體系。一是建立健全制度體系。根據(jù)開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和機(jī)關(guān)工作的實(shí)際，制訂了《北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案工作管理暫行辦法》，以及《檔案歸檔制度》、《文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《檔案保管制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案借閱制度》等一系列規(guī)章制度。此外，針對(duì)開發(fā)區(qū)可能發(fā)生的突發(fā)事件情況，制訂了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處理預(yù)案》；為加強(qiáng)對(duì)開發(fā)區(qū)各專業(yè)檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，專門制定了《檔案監(jiān)督檢查工作試行辦法》。二是配備先進(jìn)的檔案設(shè)備。為保證檔案得到妥善保管，檔案庫房配備了完備的監(jiān)控、消防、溫濕度控制等設(shè)施設(shè)備。為做好檔案數(shù)字化工作，配備了掃描儀、繪圖儀、光盤刻錄等終端設(shè)備。三是建立統(tǒng)一的培訓(xùn)機(jī)制。開發(fā)區(qū)規(guī)定，所有新入職的檔案人員必須經(jīng)過崗前培訓(xùn)，考核合格后方可正式上崗。在崗人員每年都須參加在崗培訓(xùn)。

建立方便的檔案利用體系。根據(jù)開發(fā)區(qū)檔案利用規(guī)律，制定了以方便快捷、安全高效為特點(diǎn)的開發(fā)區(qū)《檔案借閱管理辦法》。同時(shí)還建立了有兩臺(tái)服務(wù)器構(gòu)成的檔案計(jì)算機(jī)查閱系統(tǒng)，有效提高了查詢的準(zhǔn)確性，加快了查詢速度，提高了查詢效率。檔案的提供利用，發(fā)揮了很好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，在奔馳項(xiàng)目入?yún)^(qū)前，為北京奔馳-戴姆勒·克萊斯勒汽車有限公司德國總部提供一期工程設(shè)計(jì)圖紙40多張，為廠房總體設(shè)計(jì)贏得了時(shí)間；為拆遷農(nóng)民提供拆遷檔案300多件，為落實(shí)各項(xiàng)政策提供了依據(jù)，消除了上訪因素，化解了社會(huì)矛盾。

二、重服務(wù)，勤溝通，精心指導(dǎo)企業(yè)檔案建設(shè)

走出去，深入企業(yè)，了解企業(yè)檔案工作需求。借助企業(yè)協(xié)會(huì)了解企業(yè)狀況，熟悉企業(yè)檔案工作人員，與企業(yè)協(xié)會(huì)聯(lián)合發(fā)放檔案工作調(diào)查問卷，深入企業(yè)了解掌握檔案工作難點(diǎn)問題，有針對(duì)性地進(jìn)行協(xié)調(diào)指導(dǎo)。2014年共向入?yún)^(qū)企業(yè)如康明斯發(fā)動(dòng)機(jī)、泰德制藥等公司發(fā)放企業(yè)檔案工作情況調(diào)查表500多份；實(shí)地調(diào)研奔馳、云基地等不同性質(zhì)的企業(yè)近百家，初步掌握了不同類型企業(yè)的檔案信息服務(wù)、培訓(xùn)指導(dǎo)、溝通協(xié)調(diào)等方面的需求。

服務(wù)企業(yè)，全面提供服務(wù)保障。對(duì)于開發(fā)區(qū)內(nèi)有檔案建設(shè)需求的企業(yè)，主動(dòng)邀請(qǐng)他們到開發(fā)區(qū)檔案室參觀交流，與他們共享檔案信息資源，共謀建設(shè)發(fā)展之道。首先提供檔案信息服務(wù)。開發(fā)區(qū)管委會(huì)是北京市檔案學(xué)會(huì)會(huì)員單位，長(zhǎng)期與中關(guān)村管委會(huì)、大興區(qū)檔案局保持著良好的合作關(guān)系，擁有豐富的檔案信息資源。只要企業(yè)有需求，就傾其所能，為企業(yè)服務(wù)。其次做好檔案法規(guī)政策保障。根據(jù)企業(yè)需求及時(shí)提供檔案法律法規(guī)文件、宣傳材料等。再次積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。對(duì)于北京市檔案行政管理部門制發(fā)的政策文件，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給有需求的企業(yè)。組織企業(yè)檔案人員參加市檔案局網(wǎng)上在線學(xué)習(xí)。最后搭建交流平臺(tái)。組織企業(yè)檔案人員參觀北京市檔案館，走訪中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，與企業(yè)合作舉辦檔案展覽活動(dòng)。此外還建立檔案工作互動(dòng)機(jī)制，建立開發(fā)區(qū)入?yún)^(qū)企業(yè)檔案人員數(shù)據(jù)庫，定期召開檔案工作研討會(huì)，交流經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。

沉下去，組織企業(yè)，突出檔案宣傳。借助國際檔案日宣傳活動(dòng)中，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)、社區(qū)的積極性，發(fā)揮主導(dǎo)作用。許多高新企業(yè)充分利用高科技顯示設(shè)備數(shù)量多、種類全的優(yōu)勢(shì)，采用多媒體、高清、3D等最新顯示方式播放檔案宣傳片；社區(qū)居委會(huì)也根據(jù)自身退休干部資源豐富的特點(diǎn)，采取組織秧歌隊(duì)造勢(shì)、開展檔案知識(shí)有獎(jiǎng)問答、張貼檔案宣傳掛圖、發(fā)放檔案宣傳冊(cè)等方式進(jìn)行宣傳。兩年來，京東方等開發(fā)區(qū)企業(yè)約20萬企業(yè)員工、38個(gè)社區(qū)約10萬居民參加了檔案宣傳活動(dòng)。豐富多彩的檔案宣傳活動(dòng)，拉近了檔案和群眾的距離，為檔案法規(guī)知識(shí)普及和檔案工作深入開展奠定了良好的群眾基礎(chǔ)。

三、促融合，共發(fā)展，探索社區(qū)檔案工作新方向

在開發(fā)區(qū)、大興區(qū)一體化發(fā)展的過程中，檔案工作的交流也愈加密切。社區(qū)檔案工作是開發(fā)區(qū)檔案指導(dǎo)工作的短板，卻是大興區(qū)檔案局的強(qiáng)項(xiàng)，若以傳統(tǒng)方式，行政區(qū)檔案局很少指導(dǎo)開發(fā)區(qū)的檔案工作。為填補(bǔ)社區(qū)檔案工作的空白，滿足社區(qū)居民檔案建設(shè)的需求，我們打破常規(guī)，主動(dòng)邀請(qǐng)大興區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門共同到社區(qū)指導(dǎo)工作。提前提供社區(qū)檔案建設(shè)基本情況、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、建設(shè)要求。在聯(lián)合指導(dǎo)工作過程中，注重服務(wù)保障，及時(shí)解決工作中遇到的問題。通過合作，開拓了開發(fā)區(qū)檔案工作新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了三方共贏。

主動(dòng)服務(wù)是推動(dòng)開發(fā)區(qū)檔案工作持續(xù)發(fā)展的必然要求。隨著開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量提出了全新的要求，被動(dòng)等待已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新的形勢(shì)。只有走出去，主動(dòng)了解情況，積極跟進(jìn)服務(wù)，才能協(xié)調(diào)指導(dǎo)好企業(yè)檔案建設(shè)。通過主動(dòng)服務(wù)，我們了解了企業(yè)的困難；通過主動(dòng)服務(wù)，我們找到了解決企業(yè)檔案建設(shè)難點(diǎn)的抓手；通過主動(dòng)服務(wù)，我們把握了新時(shí)期檔案工作的規(guī)律，提高了業(yè)務(wù)水平；通過主動(dòng)服務(wù)，我們解決了區(qū)域發(fā)展中的許多檔案問題。

開拓創(chuàng)新是促進(jìn)開發(fā)區(qū)檔案工作不斷前進(jìn)的永恒動(dòng)力。按照習(xí)近平總書記對(duì)首都“四個(gè)中心”功能定位和發(fā)展“高、精、尖”產(chǎn)業(yè)方向要求，開發(fā)區(qū)區(qū)域定位也從北京的二產(chǎn)主陣地轉(zhuǎn)為高技術(shù)制造業(yè)和戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)聚集區(qū)。開發(fā)區(qū)檔案工作也面臨著指導(dǎo)企業(yè)和社區(qū)檔案建設(shè)需求旺盛等新機(jī)遇新挑戰(zhàn)。如何把握新機(jī)遇，迎接新挑戰(zhàn)，唯有大膽創(chuàng)新，大膽嘗試，在探索中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中成長(zhǎng)。一是創(chuàng)新思維方式。在和大興區(qū)檔案局的合作中，立足工作需求，大膽解放思想，突破傳統(tǒng)束縛，克服本位主義，最終找到了聯(lián)合指導(dǎo)、三方滿意的有效途徑。二是創(chuàng)新工作方法，根據(jù)發(fā)展需求，及時(shí)設(shè)置幾個(gè)專業(yè)檔案室，相對(duì)獨(dú)立管理，既方便了群眾，又發(fā)揮其最大效能。

作者單位：北京市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會(huì)endprint