關(guān)于更好的管理電子公文的思考

宋本玉

[摘 要]隨著電子政務(wù)的推進(jìn)，新產(chǎn)生的公文都以電子方式進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索。這些電子公文是政府和企事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，也是上傳下達(dá)，制定規(guī)則的重要形式。本文就電子公文的重要性以及管理做了一點(diǎn)闡述。

[關(guān)鍵詞]電子公文；管理；重要性

無論哪個(gè)國家還是機(jī)構(gòu)，由傳統(tǒng)的公文處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為電子公文處理系統(tǒng)的變革過程中都會(huì)有一些問題產(chǎn)生，因?yàn)殡娮邮挛锾幚韼淼牟粌H僅是技術(shù)的改變，而且是組織文化與管理的躍遷。除傳統(tǒng)文件管理觀念的慣性導(dǎo)致以上問題外，更重要的是文件管理策略與管理措施沒有隨之做出相應(yīng)的改變，使電子公文的信息管理與歸檔管理脫節(jié)所致。

電子公文流程之所以較以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流程發(fā)生了很多變化，其中最大的改變?cè)谟陔娮庸目梢酝耆ㄟ^網(wǎng)絡(luò)傳輸，從而突破時(shí)間與地獄的限制，實(shí)現(xiàn)發(fā)文、收文、歸檔、移交等行政事務(wù)辦理的一體化。若要真正利用信息技術(shù)提高工作效率，就必須要正視和研究電子公文流程的變化。

一、電子公文促使了辦公無紙化辦公

1、優(yōu)化了處理流程，為辦公人員在催辦和查詢方面提供了便利

根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際公文運(yùn)轉(zhuǎn)情況，電子公文需要制定規(guī)范的與紙質(zhì)公文的公文處理簽和完整公文工作流程的規(guī)范。除涉密公文外，任何部門、任何個(gè)人只要發(fā)起公文，都按照統(tǒng)一流程操作。

正是由于電子公文流程實(shí)現(xiàn)的是信息管理，其有區(qū)別傳統(tǒng)流程的最大特點(diǎn)是及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息共享。傳統(tǒng)公文流程中，公文業(yè)務(wù)處理流程與文件管理流程相對(duì)疏離，公文流轉(zhuǎn)過程中信息經(jīng)常被重復(fù)記錄，記錄下來的各類信息又難以直接為管理活動(dòng)所有。而電子公文流程中，公文業(yè)務(wù)處理流程與文件管理流程是集成的、直線的，信息無需反復(fù)輸入，可以實(shí)現(xiàn)全程共享。各種法規(guī)、規(guī)章、決定、條例等公文可及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)布，供公眾查詢?cè)L問，使得政令推行迅速及時(shí)，公文的作用和效果得以立顯。

2、降低了行政成本

在紙質(zhì)公文處理的過程中，一份公文往往需要經(jīng)過多次的修改才能成稿，特別是一些重要的公文，修改的次數(shù)更多而且都需要紙質(zhì)打印。但是電子公文可以在電腦上直接修改，提高工作效率。過去紙質(zhì)公文多采取郵寄的方式，不僅容易丟失、時(shí)間長而且花費(fèi)大量的郵資，如有緊急公文，還需送達(dá)或者上門直接取件，而用電子公文便可以不受地域和時(shí)間的影響，避免了不必要的人力、物力、財(cái)力消耗。

二、電子公文在實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題及原因

1、觀念上的問題

一方面部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)電子公文應(yīng)用的重視不夠，認(rèn)為公文處理電子化就是用電腦打印文件，而沒有上升到無紙辦公自動(dòng)化的高度；而有相當(dāng)一部分教職工習(xí)慣紙質(zhì)公文，缺乏對(duì)電子公文的認(rèn)同感和安全感，甚至出現(xiàn)了在一個(gè)單位內(nèi)部各部門使用電子公文處理系統(tǒng)的狀況存在較大差異，有些部門甚至沒有紙質(zhì)公文無法辦公。另一方面存在電子公文“緩一緩”思想的不在少數(shù)。實(shí)現(xiàn)公文電子化要投入相當(dāng)一筆資金經(jīng)費(fèi)先實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，當(dāng)前我國相當(dāng)一部分機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)都有困難，因此其內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的水平滯后。

2、技術(shù)問題最關(guān)鍵

（1）、硬件的配置不能滿足電子公文處理系統(tǒng)的要求。

（2）、軟件設(shè)計(jì)存在功能和安全、操作便利上的缺陷。

（3）、人員的技術(shù)水平不到位。

3、規(guī)范化問題

由于目前沒有一套公認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)的電子公文處理系統(tǒng)，使得電子公文處理系統(tǒng)參差不齊，這就造成了有多個(gè)電子公文系統(tǒng)并存的現(xiàn)狀。由于在技術(shù)力量、資金投入等方面不一，客觀上造成了該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)功能、使用方便、后期維護(hù)等方面，存在較大差異。

三、解決問題的途徑

1、加大投入力度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)化水平

電子公文處理系統(tǒng)是一個(gè)高度自動(dòng)化、高度集成化的信息管理系統(tǒng)，它的使用涉及到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，工作人員公文業(yè)務(wù)能力、電腦操作技能等。只有在資金支持、人員安排與培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件設(shè)計(jì)等各方面給予足夠地支持，才能盡快在實(shí)現(xiàn)信息工作網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，從根本上實(shí)現(xiàn)公文電子化、辦公無紙化。

2、加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，解決各種技術(shù)問題

（1）首先是硬件的配置要能跟上，購買的電腦其硬件設(shè)備要能滿足電子公文應(yīng)用軟件系統(tǒng)運(yùn)行的要求。其二設(shè)計(jì)或購買及使用具有自身特色、適合自身需要的軟件。該應(yīng)用軟件應(yīng)該涵蓋公文處理的全過程，而且公文辦理過程所產(chǎn)生的相關(guān)信息，應(yīng)該符合檔案管理的要求。

3、保證電子公文的安全性

針對(duì)內(nèi)部的管理不善，導(dǎo)致電子公文數(shù)據(jù)被非法編輯、復(fù)制、傳播、丟失等。我們可以通過嚴(yán)格管理、嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限操作制度、全程操作日志記錄等辦法來解決?？梢岳肞DF格式的文件可以進(jìn)行加密管理，只看下載打印觀看，但不能修改和復(fù)制其中內(nèi)容上做文章。

4、加強(qiáng)對(duì)電子公文的管理

電子公文和紙質(zhì)公文具有同樣的權(quán)威性和法律性，然而電子公文的生成、傳輸、歸檔等過程卻和紙質(zhì)公文有很大的不同。電子公文的管理是一個(gè)全過程的系統(tǒng)管理，既包括網(wǎng)絡(luò)軟硬件管理人員對(duì)電子公文的管理，也包括電子公文使用人員對(duì)電子公文的管理；既包括電子公文的生成管理，也包括電子公文的傳輸和歸檔的管理。電子公文的管理是一個(gè)全過程的系統(tǒng)管理，是一個(gè)操作流程的規(guī)范化管理。

電子公文在實(shí)際工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀還需繼續(xù)完善。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子公文在各部門應(yīng)用的比重將越來越大，只要我們高度重視電子公文的作用，在現(xiàn)實(shí)中不斷解決存在的問題，就一定能使電子公文發(fā)揮重要作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李莉電子公文系統(tǒng)對(duì)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公及改變工作習(xí)慣的作用和影響《管理世界》2012年10期

[2]劉家真電子政務(wù)背景下的公文管理《圖書情報(bào)知識(shí)》2007年3月