干部人事檔案信息化管理中的問題及措施

包太敏

[摘 要]針對干部人事檔案信息化管理中的問題及措施，介紹了干部人事檔案信息化管理中的問題，主要有信息化管理與硬件設(shè)施和軟件環(huán)境、檔案信息化管理的安全性和檔案信息化管理與管理人員素質(zhì)，探討了檔案信息化管理的措施，主要提出了檔案信息化管理需要的設(shè)備措施、做好檔案信息的安全防范工作和干部人事檔案與管理人員的綜合素質(zhì)的措施。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化管理；措施問題；制約因素

改革開放以后，隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，干部人事檔案信息化，隨著高科技的發(fā)展已得到較大的發(fā)展。但是，在這樣的高科技時代，仍有大部分地區(qū)仍然對干部人事檔案信息化漠然處置，使現(xiàn)行的干部人事檔案仍是紙質(zhì)檔案，顯然這種管理模式、方法明顯滯后于時代發(fā)展的步伐，已經(jīng)非常不適應(yīng)干部人事制度改革的需要，同時也影響著干部工作效率的提高。隨著信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理干部信息成為發(fā)展大勢，將大大提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，使人事檔案存放更加規(guī)范、系統(tǒng)、長久、安全，查詢檔案方便、快捷，因此，加快建立以人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化為突破口的檔案管理方式改革，是各級組織人事部門刻不容緩的重要任務(wù)。

一、干部人事檔案信息化管理中的問題

現(xiàn)行的干部人事檔案管理工作，仍然是傳統(tǒng)的管理模式，這主要源于干部人事檔案信息化管理中還存在一些問題，這些問題制約著干部人事檔案信息化管理得發(fā)展，主要的問題分析如下。

（一）信息化管理與硬件設(shè)施和軟件環(huán)境的問題

必要的硬件設(shè)施包括計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、復(fù)印機(jī)以及光盤、專用移動存儲設(shè)備等等，由于這些設(shè)備都需要較大的經(jīng)費投入作保障，而且設(shè)備的后期維護(hù)成本也較高，資金缺乏往往會導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作勢必受到影響。

軟件環(huán)境包括文件標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、實用易用通用的管理系統(tǒng)軟件等。沒有通用的文件形成標(biāo)準(zhǔn)，勢必會給后期電子文檔的形成帶來諸多困難，沒有統(tǒng)一的管理軟件，也勢必會使檔案無法實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，從而失去信息化管理的意義。

（二）檔案信息化管理的安全性問題

檔案信息的利用是建檔的目的，檔案信息共享是檔案信息化建設(shè)的一個基本目標(biāo)。在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險不斷增加，防火墻技術(shù)、VPN（虛擬專用網(wǎng)）技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備份等的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能帶來安全威脅。

由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，而且檔案信息在泄露后又可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。因此，檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。

（三）檔案信息化管理與檔案管理人員素質(zhì)問題

信息化環(huán)境下的干部人事檔案管理者，除必須具備傳統(tǒng)方式檔案管理者應(yīng)具備的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力外，信息化手段的大量實用，更要求他們必須具備一定的硬件設(shè)備操作能力、電子文件的處理能力、應(yīng)用軟件的使用能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用維護(hù)能力和安全防護(hù)能力等等，這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既諳熟檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項工作，但是，由于傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限，這就使得現(xiàn)有工作人員接受培訓(xùn)機(jī)會少，優(yōu)秀人才又難以被吸納進(jìn)來，直接導(dǎo)致檔案隊伍綜合素質(zhì)不高，嚴(yán)重制約了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。

二、干部人事檔案信息化管理的措施

要做好干部人事檔案信息化管理工作，必須采取相應(yīng)的措施，才能作好干部人事檔案信息化管理工作的推進(jìn)，具體的措施如下。

（一）檔案信息化管理需要的設(shè)備措施

首先，檔案管理部門要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。主管領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化的建設(shè)工作，要盡量的提供比較充裕的資金，加大硬件的投入。當(dāng)然也不是越多越好，還要遵循的原則就是，對于硬件的要求，既要滿足工作需要，又要節(jié)約成本。在使用中，要指派專人對檔案信息化管理的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，這樣就可以保證設(shè)備的正常工作。其次，對于上級主管部門，尤其是省級或省級以上干部人事檔案主管部門，一定要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的建設(shè)，在對檔案電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個環(huán)節(jié)，都要實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理模式，這樣就可以確保同一類型的檔案具有一致性，使不同部門和人員生成的所有電子文檔保持一致性，這樣就可以方便的對干部人事檔案實行信息化管理。第三，要開發(fā)建設(shè)開放、自動、安全、可靠、高效、共享的管理平臺。

本著共建共享原則，分工協(xié)作，大力建設(shè)各級各類干部人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，研究開發(fā)高性能檔案信息查詢系統(tǒng)，使其適應(yīng)新形勢下的檔案信息在線搜索與查詢的需要，提高檔案資源的利用效率與利用效益，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率的社會需要。

（二）做好檔案信息的安全防范工作

干部人事檔案信息化管理具有優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的特點，但存在的安全問題也不容忽視，必須加強(qiáng)防范。安全問題可來自于錄入、傳輸、調(diào)用、存儲等各個環(huán)節(jié)，因此除建立完善的安全管理制度外，還應(yīng)從技術(shù)上加強(qiáng)防范。要通過加密技術(shù)防止第三者從截獲的文件中解出源文件；通過權(quán)限控制對訪問檔案數(shù)據(jù)庫的用戶進(jìn)行身份驗證，防止無關(guān)人員隨意進(jìn)入；要根據(jù)訪問人身份，確定對檔案資料的訪問權(quán)限；要通過監(jiān)控技術(shù)（防火墻），阻止對檔案信息資源的非法訪問，也可以阻止非訪問者的侵入，防止檔案的權(quán)限內(nèi)容從數(shù)據(jù)庫非法輸出，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯；還可以通過防寫技術(shù)來保護(hù)檔案的安全性，這樣就可以有效防止黑客的侵入，使黑客不能更改電子文檔的內(nèi)容，保持干部人事檔案的原始性和真實性。此外，為了保證干部人事檔案的安全性，還應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)對各類安全技術(shù)的研究與利用，同時要注重做好對干部人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的備份工作，提高干部人事檔案的對計算機(jī)病毒的防范能力，阻止對干部人事檔案系統(tǒng)的攻擊和對信息的惡意修改。

（三）干部人事檔案與管理人員的綜合素質(zhì)

干部人事檔案的信息化管理，勢必使計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息的采集、組織、加工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)用于信息查詢、分析等利用環(huán)節(jié)。這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機(jī)時代的檔案管理工作。每一位檔案管理人員必須通過崗位練兵、自主學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、信息加工處理技術(shù)和簡單的硬件維護(hù)技術(shù)。各級檔案管理單位要在實踐中鍛煉、完善隊伍，培養(yǎng)造就一大批復(fù)合型應(yīng)用人才，為檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展與完善奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

干部人事檔案信息化管理是高科技時期的需要，也是干部隊伍管理的需要，因此，要加速干部人事檔案信息化管理的發(fā)展和提高，盡快的使干部人事檔案信息化管理，在人事部門得到廣泛的應(yīng)用，使干部人事檔案信息化管理工作，為在新的高科技時代的人才交流和應(yīng)用發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張巖.干部人事檔案信息化管理的制約因素及對策[J].神州2011-09-15193

[2]卜禹華.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放2011-09-25

[3]王璇淺談事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理[J].山東檔案.2011-08-15