辦公室秘書對檔案管理工作問題的探討

賈雪燕

[摘 要]針對辦公室秘書對檔案管理工作問題，介紹了秘書與檔案管理中的問題，主要是檔案的標準與規(guī)范、公文設(shè)計與附件要求、檔案的規(guī)范程序與文種利用，提出了對檔案管理的處理措施，包括原稿與編號、秘書對檔案的處理措施、秘書對檔案管理的管理意識、秘書對檔案管理的質(zhì)量標準、組織機構(gòu)、嚴格的公文辦理程序和公文檔案管理要運用先進的設(shè)備技術(shù)。

[關(guān)鍵詞]辦公室秘書；檔案管理；工作問題研究；研究探討

辦公室秘書的工作和檔案管理聯(lián)系十分密切，秘書工作與檔案管理工作有相輔相成、密不可分的關(guān)系?，F(xiàn)代的秘書工作和檔案管理最關(guān)鍵的問題是公文。公文是秘書工作的重要產(chǎn)品，檔案資料是從公文中獲得的，檔案管理的前身就是公文。因此，公文質(zhì)量的高低對于檔案管理的質(zhì)量有十分重要的影響。一個高質(zhì)量的檔案管理，需要嚴格的對公文進行處理。所以，做好秘書工作是確保檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，其之間雖然緊密相連，但是還具有各自的獨立性。

1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

伴隨著科學技術(shù)的發(fā)展，特別是計算機技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理日益朝“一體化”的方向發(fā)展，實現(xiàn)了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從秘書工作和檔案管理的角度出發(fā)，公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，需要通過運用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的生成一體化、利用一體化、規(guī)范一體化以及管理一體化，實現(xiàn)秘書工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，秘書工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了秘書工作與檔案管理的距離。因此，通過對目前秘書000工作與檔案管理存在的關(guān)鍵問題，也就是公文的格式與處理方法等方面存在著一些不足。

1.1紙質(zhì)檔案的標準與裝訂規(guī)范問題

我國相關(guān)的規(guī)范標準對公文的規(guī)定為：公文所運用的紙張定量在60g/m2～80g/m2范圍內(nèi)的膠版狀態(tài)的印刷紙或者復(fù)印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側(cè)裝訂，不能出現(xiàn)漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現(xiàn)象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關(guān)注克度的要求，進而容易造成紙具有質(zhì)量差、耐折度低的特點，最終導致公文的紙張保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現(xiàn)掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現(xiàn)象，進而導致公文不具有美觀性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。

1.2公文版記設(shè)計與附件要求規(guī)范問題

公文版記的規(guī)范有利于促進“文檔一體化”，實現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，秘書往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內(nèi)容，卻沒有表明抄送和抄發(fā)單位；由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫案卷標題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。在我國的相關(guān)規(guī)范標準中，對于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是在目前的公文制發(fā)過程中，還存在著部分單位企業(yè)沒有對其進行正確處理的現(xiàn)象，例如，部分公文的附件字樣標志不恰當，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。另外，在對附件進行單獨裝置時，沒有對正文的字號、排列序號進行正確的標識，這對于公文的規(guī)范立卷、規(guī)范歸檔，進行檔案管理具有一定的阻礙影響。

1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題

我國的相關(guān)規(guī)范規(guī)定的公文檔案有13類，但是在實際的工作過程中，秘書人員容易將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”等意思相近的詞混淆。其中，混淆率最高的兩個文種是“請示”與“報告”，在應(yīng)該使用“請示”的情況下，使用了“報告”；在應(yīng)該使用“報告”的情況下，使用了“請示”，嚴重者還出現(xiàn)將這兩個文種互相結(jié)合的現(xiàn)象，例如“請示報告”。一系列的文種錯誤，不僅給公文的受理機關(guān)造成了不便，而且還對公文文件的歸檔管理帶來了影響。公文辦理程序是一個具有嚴密性特點的體系，但是在日常工作中，越級行文、簽發(fā)，公文的有校對無復(fù)核以及沒有登記就進行印發(fā)的現(xiàn)象卻屢屢存在，不可避免，就會給公文的檔案管理工作留下一定的隱患。

1.4公文原稿與規(guī)范編號問題

對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環(huán)節(jié)。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規(guī)范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經(jīng)過領(lǐng)導批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復(fù)印，就對其進行存檔，在短期時間內(nèi)字跡容易變模糊，進而給公文的質(zhì)量造成影響。

2.秘書工作中對檔案管理的處理措施

以上針對秘書工作的檔案管理關(guān)鍵問題進行分析，為了有效的避免這些問題，需要采取以下幾個方面的措施進行解決：

2.1秘書對檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識

為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要對檔案管理工作樹立質(zhì)量管理意識。在對待檔案工作的每個環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員都要樹立在檔案管理上，檔案的管理質(zhì)量窯器必須是第一的思想觀念，對自身的檔案管理工作崗位、責任和義務(wù)要進行明確。

2.2秘書對檔案管理要制定規(guī)范的質(zhì)量標準

在我國的相關(guān)法律規(guī)范中，例如《檔案法》、《辦法》等規(guī)范，對于我國的機關(guān)公文進行處理時，需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。要求秘書000工作人員要認真的學習，并熟練掌握。

2.3公文檔案管理要建立組織機構(gòu)

實現(xiàn)公文的全過程管理，要通過理順管理體制，健全組織機構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊伍等方式來加強管理。秘書000工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。

2.4公文檔案管理要制定嚴格的公文辦理程序

通過建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據(jù)嚴格的標準規(guī)范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執(zhí)行公文的行文規(guī)則，要對審核簽發(fā)制度進行嚴格規(guī)范，例如公文在印制前所辦理的審核手續(xù)是否規(guī)范、附件和格式是否齊全、規(guī)范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質(zhì)、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規(guī)范以及裝訂要求等方面進行嚴格的把握。

2.5公文檔案管理要運用先進的設(shè)備技術(shù)

目前我國已經(jīng)進入了信息化時代，先進的科學技術(shù)的得到了越來越廣泛的應(yīng)用。以往的公文文件設(shè)備和檔案管理工具已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術(shù)，使檔案管理實現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進設(shè)備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓，使其能夠熟練、規(guī)范的操作設(shè)備。

3.結(jié)束語

通過對目前我國的秘書工作和檔案管理問題進行分析，為了搞好檔案工作，在文中提出了搞好檔案工作應(yīng)解決的對策和方法，其目的，旨在促進辦公室秘書工作的良好發(fā)展，通過辦公室秘書，將編制委員會的檔案管理工作。以科學性和規(guī)范性的方向發(fā)展，使檔案工作，在市場經(jīng)濟中，為人才流動做好服務(wù)，為檔案管理規(guī)范化做出貢獻。

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