淺談企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

張曉艷

[摘 要]如何使檔案信息資源得以準(zhǔn)確、及時、系統(tǒng)、迅速的開發(fā)和利用，更好的為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)服務(wù)，成為我們檔案工作者刻不容緩的一項重要工作。本文主要闡述企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用必要性及如何開發(fā)利用檔案信息資源。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；信息資源；開發(fā)利用

隨著由工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代向知識經(jīng)濟(jì)時代轉(zhuǎn)變，信息資源已成為社會的重要的經(jīng)濟(jì)資源，檔案信息資源是重要的組成部分。因此，如何使檔案信息資源得以準(zhǔn)確、及時、系統(tǒng)、迅速的開發(fā)和利用，更好的為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)服務(wù)，成為我們檔案工作者刻不容緩的一項重要工作。下面就企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用的必要性

開發(fā)利用檔案信息資源的最終目的，就是使檔案信息轉(zhuǎn)化為社會財富。隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，檔案信息的利用越來越頻繁，尤其在企業(yè)的經(jīng)營、管理、建設(shè)、發(fā)展、決策、史志編研等諸多方面都起到了重要作用，因此，大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，鼓勵檔案信息的廣泛利用，促進(jìn)檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是擺在檔案部門和檔案工作者面前重要任務(wù)和重要使命

1、開發(fā)利用檔案信息資源是充分發(fā)揮其作用和價值的重要手段

檔案信息資源在開發(fā)利用之前，其價值是潛在的，具有較為隱蔽的特點(diǎn)，還構(gòu)不成真正的信息資源，只有通過開發(fā)利用，才能使其潛在的價值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價值。才能發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。“秘而不宜、用之為寶、鎖之為廢”。只有合理的科學(xué)的開發(fā)企業(yè)檔案資源，特別是科技檔案資源，并將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，才能真正發(fā)揮檔案在企業(yè)市場經(jīng)營中的作用。為企業(yè)建設(shè)提供法律、憑證和參考。因此我們必須明確檔案信息資源開發(fā)利用對于檔案工作的極端重要性，要以檔案信息資源的開發(fā)利用為龍頭，快速實(shí)現(xiàn)檔案信息交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在企業(yè)乃至社會內(nèi)的充分共享，帶動和促進(jìn)企業(yè)檔案工作全面發(fā)展。

2、開發(fā)利用檔案信息資源是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的需要

長期的檔案工作實(shí)踐證明，只有開發(fā)利用檔案信息資源，使“死檔案”變成“活信息”提供給利用者廣泛地、反復(fù)地、多角度、全方位、連續(xù)不斷地利用，才能轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力，才能充分發(fā)揮憑證、參考、研究等方面的作用。才能增強(qiáng)人們對檔案意識，贏得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視和支持，為企業(yè)檔案工作創(chuàng)造良好的工作外部環(huán)境。才能解決企業(yè)檔案工作中的矛盾問題，才能滿足利用者的需求，成為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的催化劑。因此檔案信息資源開發(fā)利用是檔案事業(yè)生命與活力所在，是發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)的必備條件。

3、企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展需大力加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)活動中的真實(shí)記錄，承載著大量各種繁復(fù)的信息，檔案工作者將這些信息根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需要，通過分析、整理、歸納、加工、去粗取精，編輯成有價值的檔案信息，及時有效的提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工程建設(shè)人員、經(jīng)營管理人員進(jìn)行企業(yè)決策、參與競爭、工作參考，提高勞動效率，使企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)緊跟市場，避免盲目性，為企業(yè)直接或間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

二、如何做好新形勢下企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作

1、檔案基礎(chǔ)工作的良性循環(huán)是做好檔案信息資源開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)，是體現(xiàn)檔案作用和價值的重要手段

何謂檔案基礎(chǔ)工作的良性循環(huán)：即從檔案的合理征集與接收到檔案室，到檔案的科學(xué)整理與保管，檔案信息資源的綜合開發(fā)利用到更科學(xué)、更合理地征集和接收檔案進(jìn)檔案室。從上面情況來看，檔案的征集與接收是整個檔案工作的基礎(chǔ)，不進(jìn)行合理的征集和接收檔案，談檔案管理和檔案信息資源的開發(fā)則是無本之源。所以，做好檔案信息開發(fā)利用工作源頭是檔案基礎(chǔ)工作。

2、開發(fā)檔案信息資源要與近期效益相結(jié)合的原則

開發(fā)檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項事業(yè)服務(wù)是當(dāng)前檔案工作的中心任務(wù)。企業(yè)通過開發(fā)利用科技檔案使企業(yè)擴(kuò)大規(guī)模、增上項目、規(guī)范企業(yè)全面質(zhì)量管理，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)效益。開發(fā)檔案信息資源要堅持長期效益與短期效益相結(jié)合的原則，所謂長期效益就是從長遠(yuǎn)的觀點(diǎn)出發(fā)，用歷史的觀點(diǎn)、聯(lián)系的觀點(diǎn)看待檔案的價值，切忌一葉障目，不識泰山。

3、做好檔案信息資源開發(fā)利用措

一是豐富館（室）藏是檔案開發(fā)利用基礎(chǔ)，有了豐富的館藏，才有企業(yè)檔案開發(fā)利用的對象。由此企業(yè)必須建立合理的檔案歸檔制度并監(jiān)督執(zhí)行。同時根據(jù)企業(yè)檔案形成規(guī)律，建立靈活的收集方式。二是提高館（室）藏檔案的質(zhì)量，是企業(yè)檔案開發(fā)利用的前提。只有豐富的館藏檔案，不斷提高館藏檔案的質(zhì)量，才能確保企業(yè)檔案開發(fā)利用的高水平和高效益。檔案的高質(zhì)量就要在收集上下功夫，嚴(yán)把進(jìn)館（室）關(guān)，在整理鑒定保管過程中保證檔案質(zhì)量。三是熟悉館藏是檔案開發(fā)利用條件。熟悉館藏是檔案工作者的基本功，也是檔案開發(fā)利用的需要，只有熟悉檔案館藏才能在檔案開發(fā)利用中發(fā)揮主動權(quán)，才能根據(jù)企業(yè)的需求，深入、廣泛挖掘檔案資源，加大開發(fā)力度，才能為企業(yè)決策、經(jīng)營提供更有價值的信息。四是使用科學(xué)合理的方式，最大限度的滿足企業(yè)對檔案信息的需求。一方面，檔案部門可以利用現(xiàn)代化方式，根據(jù)需要編制檔案信息檢索工具，方便檔案利用者快捷查找所需信息；另一方面，檔案部門可以利用現(xiàn)代化的管理手段建立信息交流平臺，通過網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確傳遞信息，以便實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享、信息交流。

三、小結(jié)

企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作是企業(yè)工作的根本，開發(fā)利用企業(yè)檔案是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向，企業(yè)檔案工作者要有長遠(yuǎn)眼光，不僅要管好檔案，還要利用好檔案，使企業(yè)檔案信息開發(fā)利用提成為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展新的增長點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳智為、鄧紹興、劉越男著《檔案管理學(xué)》中國人民大學(xué)出版社1996版第三版

[2]陳艷玲《黑龍江檔案》2013第2期