探討事業(yè)單位檔案管理存在的問題

張巍

[摘 要]本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理存在的相應(yīng)問題進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討，以期為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案；檔案管理；問題；探討；對(duì)策

事業(yè)單位的檔案管理工作在事業(yè)單位運(yùn)行的過程中，起到了極其重要的作用，而如果說其檔案管理工程呈現(xiàn)出了較大的問題，那么對(duì)于事業(yè)單位本身的利益就可能造成較大的影響，這就必須要針對(duì)其中所存在的多個(gè)方面問題進(jìn)行強(qiáng)化。

一、事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題簡析

檔案管理的最終目的是為了給社會(huì)大眾提供相關(guān)的、有利用價(jià)值的檔案資料，從實(shí)質(zhì)上說，便是為社會(huì)提供實(shí)踐服務(wù)。因此，檔案管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，比如檔案信息的搜集、整理、保存等等，都是在為后續(xù)的利用工作奠定基礎(chǔ)。

1.事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度低

對(duì)事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理工作的重視程度低主要分為兩個(gè)方面的原因：一方面，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，甚至有的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的概念都還模糊不清，認(rèn)為其在具體的實(shí)施過程中，不能為事業(yè)單位創(chuàng)造客觀的、直接的經(jīng)濟(jì)或社會(huì)效益，因此在實(shí)施時(shí)往往只有三分鐘熱度，導(dǎo)致了檔案管理工作在事業(yè)單位的管理活動(dòng)中不能被長期堅(jiān)持，從而走向衰亡；另一方面的原因則是由于事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)自己所在工作的不重視，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)單位、部門的資料進(jìn)行保管，且這項(xiàng)工作又繁瑣又無用，既不是單位的核心工作，又不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，當(dāng)管理人員抱著這樣的心態(tài)進(jìn)行工作時(shí)，往往會(huì)造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，并且嚴(yán)重打擊檔案管理人員的工作熱情。

2.事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

就目前來說，我國的事業(yè)檔案管理工作，有相當(dāng)一部分管理人員自身所具有的專業(yè)技能不夠熟悉，甚至于部分環(huán)節(jié)還存在著一定的盲區(qū)，由于這方面因素所產(chǎn)生的職業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)所導(dǎo)致的資料遺失、受損，甚至于機(jī)密泄露的現(xiàn)象都時(shí)有發(fā)生。尤其是在我國近幾年來持續(xù)發(fā)展的過程中，事業(yè)單位開始對(duì)自身的人事制度進(jìn)行一定的創(chuàng)新、改革，這直接導(dǎo)致部分沒有經(jīng)過嚴(yán)格考核人員開始在事業(yè)單位檔案管理崗位上工作，再加上非專業(yè)的檔案管理人員本身對(duì)于操作流程的不熟悉，并且自身檔案管理意識(shí)較差，在某些是環(huán)節(jié)下甚至無法展開相應(yīng)的工作，直接對(duì)于整個(gè)事業(yè)檔案管理工作造成了較大的影響。

3.事業(yè)單位檔案管理無法及時(shí)更新到位

檔案管理工作內(nèi)容的更新，同樣在兩個(gè)方面存在著問題：第一，離職退休人員本身的檔案無法第一時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)的收集、整理，并且再進(jìn)行相應(yīng)的封存處理；第二，新出得到的檔案沒有及時(shí)的加入到數(shù)據(jù)庫之中。并且在人事工作的變動(dòng)期間，假如其檔案管理工作沒有第一時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)的交接，并且將相應(yīng)檔案更新到檔案庫致之中，那么大量的檔案便極有可能會(huì)在這一過程中由于周期過長而轉(zhuǎn)變成為了死檔、棄檔，這直接導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作所涉及到的工作量加劇，不僅不科學(xué)合理，也無法達(dá)到相應(yīng)的工作效率。

4.事業(yè)單位檔案管理的制度不健全

由于事業(yè)單位的檔案管理工作從本質(zhì)方面來說，實(shí)際上無法充分的為事業(yè)單位本身帶來直接的利益，并且檔案工作單位自身的開展也較為繁復(fù)，這導(dǎo)致部分事業(yè)單位本身不愿意在該項(xiàng)工作之中投入大量的資金和人力。在這樣的思想意識(shí)之下，也就使得事業(yè)單位無法對(duì)于規(guī)章制度進(jìn)行良好的完善，或者說在實(shí)際執(zhí)行過程中所呈現(xiàn)出的力度不夠充足，在上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理制度不重視的情況下，其相應(yīng)的員工也就在這一過程中出現(xiàn)了散漫的現(xiàn)象，整個(gè)事業(yè)單位本身在這期間所呈現(xiàn)出的情況也就是停滯不前的狀態(tài)。

5.事業(yè)單位檔案管理缺少高科技的管理模式

在實(shí)際的工作中，許多事業(yè)單位還沒有引進(jìn)高科設(shè)備來規(guī)范管理檔案的意識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)還無法廣泛應(yīng)用到檔案管理的過程中。許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質(zhì)檔案的整理。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的對(duì)策

1.提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)。

要使得事業(yè)檔案的管理人員自身能夠充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所具有的重要性，是整個(gè)檔案管理活動(dòng)展開過程中的一個(gè)重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是事業(yè)單位的人事管理關(guān)鍵。對(duì)于從事檔案工作表現(xiàn)出較高熱情以及認(rèn)真態(tài)度的人員，要進(jìn)行一定程度的表彰，最大限度的提升員工本身的榮譽(yù)感。此外，還需要在檔案管理人員進(jìn)行工作的過程中，定期對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能都能夠得到極大的提升，這對(duì)于檔案管理工作的發(fā)展來說起到了極其重要的作用。

2.及時(shí)更新事業(yè)單位的檔案。

事業(yè)單位本身，特別是在較大規(guī)模的事業(yè)單位之中，任何人員變動(dòng)現(xiàn)象，實(shí)際上所涉及到的檔案更新都是一項(xiàng)較為龐大的工作體系，檔案管理人員本身要對(duì)于各種檔案信息進(jìn)行完善，任何廢棄的檔案都不能夠直接丟棄，要進(jìn)行封存處理，以便未來的不時(shí)之需。

3.合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫。

合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的原因。只有當(dāng)科學(xué)化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會(huì)引起越來越人的重視，才會(huì)讓檔案管理人員有更高的榮譽(yù)感，才會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)愿意投入更大力度來發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。

三、結(jié)束語

綜上所述，在我國當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的過程中，事業(yè)單位本身對(duì)于各方面的信息需求也開始持續(xù)不斷的增長，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式從本質(zhì)上來說已經(jīng)無法在切實(shí)有效的滿足事業(yè)單位日益擴(kuò)大的需求以及逐漸發(fā)展的管理模式。所以，事業(yè)單位的檔案管理本身一定要持續(xù)不斷的進(jìn)行改革、創(chuàng)新、完善，跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步，與時(shí)俱進(jìn)。

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