淺談合并高職院校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

彭淑蘭

[摘 要]自本世紀(jì)初開始的近十年，中國數(shù)百所高校走向合并。合并后的高職院校干部人事檔案管理至今仍存在著一些問題，作者結(jié)合自己的崗位工作實(shí)際，針對這些問題，提出了全面加強(qiáng)合并高校人事檔案管理工作的一些做法和建議。

[關(guān)鍵詞]合并；高職院校；干部事人檔案；現(xiàn)狀；對策

自本世紀(jì)初開始的近十年，中國數(shù)百所高校走向合并。干部人事檔案在學(xué)校的干部晉升、職稱評定、工資改革等方面發(fā)揮了重要作用，同時(shí)也存在諸多問題。特別是有些合并高職院校，合并時(shí)間短，大多是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校合并而來，原來的學(xué)校對干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長期以來不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案意識淡薄

長期以來，相當(dāng)一部分人對高職院校人事檔案工作認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，與教學(xué)和科研沒什么關(guān)系，也不能為學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動或提拔時(shí)的查檔工作就行。部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，很少有領(lǐng)導(dǎo)過問，使人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

（二）檔案存放分散

受校區(qū)分散的制約，高校合并中有的是相鄰學(xué)校的合并，有的是距離較遠(yuǎn)的數(shù)校合并，客觀上導(dǎo)致了合并后人事檔案的分散性。我們學(xué)校是由四所學(xué)校合并而來，校區(qū)跨瀏陽、長沙、望城兩市一縣，合并后的前兩年，人事檔案分散在幾個(gè)不同的校區(qū)存放。管檔員因?yàn)楣ぷ鞯男枰３２坏貌槐甲哂趲讉€(gè)校區(qū)之間。

（三）管理設(shè)施較差

合并后的高職院校檔案館大多基礎(chǔ)設(shè)施差，庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。檔案的收集、整理、歸類等工作還主要依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化程度低。

（四）管理制度不規(guī)范

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位。有的學(xué)校沒有明確制定管理人員的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實(shí)。比如由于管理規(guī)范不一，導(dǎo)致歸檔材料規(guī)格不一，我們學(xué)校合并前材料規(guī)格就有三種。檔案材料收集過程中紙張大小不一，沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。

（五）材料收集較難

高職院校合并后，機(jī)構(gòu)、院系領(lǐng)導(dǎo)班子和教職工都做了適當(dāng)調(diào)整，有些需歸檔的材料難以收集齊全，認(rèn)為以往的資料沒有多少用處，隨便丟棄；或?qū)⒁恍┱滟F資料留在個(gè)人手中，不按正常手續(xù)移交，給檔案收集工作帶來一定的難度。如教職工的年度考核表，以為沒什么用，合并時(shí)隨便丟棄，等通知?dú)w檔時(shí)，有的不完整，有的根本找不到。我們學(xué)校南校區(qū)就是這樣，2002-2005四個(gè)年度的教職工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教職工參加學(xué)歷和其他短期培訓(xùn)后，認(rèn)為有了畢業(yè)證或結(jié)業(yè)證就能證明自己達(dá)到了某種學(xué)歷或參加了某種培訓(xùn)，而將培訓(xùn)過程中的學(xué)籍和成績材料仍放在培訓(xùn)單位或自己保管，造成檔案材料中學(xué)歷學(xué)籍資料、培訓(xùn)資料不完整。還比如，有的專業(yè)技術(shù)人員職稱評審后，認(rèn)為只要取得了資格證，加了工資就行，而真正反映他職務(wù)晉升的材料，如《專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)評審表》等卻沒有歸檔，給學(xué)校平時(shí)查閱及以后的職務(wù)晉升帶來很大難度。

二、解決合并高職院校干部人事檔案管理問題的對策

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持

干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；還要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，要讓他們享受同等的升遷機(jī)會，這樣可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。

（二）檔案集中統(tǒng)一管理

高職院校合并后由于人員情況不熟悉，因此查閱、利用檔案較為頻繁，特別是涉及領(lǐng)導(dǎo)干部任免、職稱評定、工資制度改革時(shí)，需要大量查閱教職工的檔案材料，因此合并后應(yīng)盡量將分散在各校區(qū)的檔案集中統(tǒng)一管理。只有這樣，才能更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案為學(xué)校工作服務(wù)的功能。我們學(xué)校在合并后的第三年實(shí)現(xiàn)了三個(gè)校區(qū)的人事檔案集中統(tǒng)一到主校區(qū)管理。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的檔案館，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。

（四）完善檔案管理制度

明確檔案管理部門的職責(zé)范圍，規(guī)范管檔人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)行業(yè)指導(dǎo)和管理，規(guī)范統(tǒng)一紙質(zhì)檔案規(guī)格和要求。規(guī)模較大的高職院校還可以根據(jù)單位具體情況以及短期、中期、長期發(fā)展目標(biāo)，合理制定考核制度，并確保各項(xiàng)制度全面落實(shí)。

（五）提高管檔人員技能和素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管檔人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。應(yīng)加大對管檔人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)的力度，鼓勵(lì)支持管檔人員參加學(xué)歷教育、技術(shù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等方式，有計(jì)劃、有針對性地對管檔人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的自身素質(zhì)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，更好地為社會和公眾服務(wù)。

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