對新時期檔案管理工作的思考

王劍

[摘 要]在社會迅猛發(fā)展和高度信息化的時期，檔案部門管理工作在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著極為重要的作用，逐漸被人們所了解和重視。隨著社會主義市場經(jīng)濟的初步建立，及以計算機技術(shù)、高密度存儲技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)飛速發(fā)展和廣泛應用，使檔案事業(yè)面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。作為檔案管理部門，如何抓住新時期的發(fā)展機會，迎接困難和挑戰(zhàn)、把檔案工作提高到新的水平，是檔案管理部門必須面對和解決的問題。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；工作模式；機遇；挑戰(zhàn)

一、檔案管理模式的現(xiàn)狀

1.國外檔案管理體系現(xiàn)狀

國外企業(yè)檔案管理的重點，主要是在檔案管理模式尤其是企業(yè)檔案館的設(shè)立和運行上。歐美國家的企業(yè)檔案完全屬于企業(yè)所有，企業(yè)檔案部門的檔案事務不受國家級檔案機構(gòu)的干涉，企業(yè)也有權(quán)完全按照自身的實際情況來安排其檔案管理工作。國外的企業(yè)檔案管理自主性強，隨意性大、個體特色突出，沒有統(tǒng)一的管理體系和標準，各個企業(yè)根據(jù)實際情況自行設(shè)立、變更檔案部門，配備管理人員，制定企業(yè)文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。因此，檔案理論界對企業(yè)檔案管理的研究不多，本文將以美國為對象來簡略介紹其企業(yè)檔案管理實踐與研究情況。

美國企業(yè)除了自己保存檔案以外，還會選擇交由公共性的保存機構(gòu)代為保存，如高等院?；驓v史協(xié)會。早在1916年，哈佛大學就首創(chuàng)了系統(tǒng)地保存企業(yè)文件的先例，并得到華盛頓大學、加州大學.科內(nèi)爾大學的競相效仿。80年代后.有的企業(yè)為了節(jié)省開支而不得不停辦檔案館，又不愿銷毀檔案，于是將檔案轉(zhuǎn)送給高等院?；驓v史協(xié)會。

受經(jīng)濟發(fā)展的影響，80年代的美國企業(yè)出現(xiàn)了兼并、重組或機構(gòu)精簡的現(xiàn)象。一些歷史悠久的企業(yè)檔案館及文件管理部門在這一時期已不復存在，如1943年成立的菲爾斯東輪胎橡膠公司檔案館。有的企業(yè)檔案館也不再由專業(yè)的檔案人員管理，而是由本公司的公關(guān)人員、文件管理人員或圖書館員來代理，如IBM公司、海灣石油公司、教育測試服務中心等。

2.國內(nèi)檔案管理體系現(xiàn)狀

我國檔案工作作為國家檔案事業(yè)的一個組成部分，在國家檔案局的領(lǐng)導下，自上而下的組建了規(guī)模龐大的檔案室（館、網(wǎng)）。

我國現(xiàn)行企業(yè)檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環(huán)境下，從國有工業(yè)企業(yè)檔案管理模式演化來的。隨著經(jīng)濟體制和企業(yè)改革的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化（如信息技術(shù)的廣泛應用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等）這種舊有的管理體制開始發(fā)生細微變化。

大多數(shù)學者主張檔案行政管理部門應該賦予企業(yè)自主設(shè)立的權(quán)利，避免那種不顧新時期檔案管理體制、模式的建構(gòu)行業(yè)特點、自身情況而實行的“一刀切”式管理模式。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟異軍突起，非公經(jīng)濟企業(yè)檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。

二、新時期企業(yè)管理工作的探究

1.市場化模式研究

市場化是世界行政改革共同趨勢，是我國各項改革的大方向，是檔案管理工作的趨勢，是我國企業(yè)檔案管理體制的改革方向。市場化就是把原由政府承擔的檔案管理事業(yè)交由市場調(diào)節(jié)。檔案資源作為企業(yè)自己的信息資源和管理不可缺少基礎(chǔ)，企業(yè)必須依據(jù)企業(yè)自身市場化競爭體制改善企業(yè)檔案管理體制。對于企業(yè)檔案管理工作來說，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等一系列的活動，就是檔案工作的市場，市場就在本企業(yè)之中。企業(yè)的需求就是市場，檔案信息開發(fā)工程要不斷提高、不斷更新，才能滿足日益增長的信息需求。檔案工作者的一切活動都要緊緊圍繞企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)，這樣檔案工作就有了方向，有了目標，擁有了市場。

2.社會化模式研究

檔案管理工作的社會化有兩個維度：一是企業(yè)檔案管理工作受社會組織的監(jiān)督與影響；二是企業(yè)檔案管理工作充分利用社會資源。

從長遠趨勢來看，企業(yè)檔案自主管理是不可逆轉(zhuǎn)的方向，但僅僅依靠政府行政管理顯然是只有一只手在發(fā)揮作用，特別是在我國服務型政府轉(zhuǎn)化后，政府的行政管理能力將減弱。

從國外企業(yè)檔案管理環(huán)境來看，傳統(tǒng)“一刀切”的企業(yè)檔案管理模式顯然不適合企業(yè)強調(diào)效率的管理模式，那么那些處于“非現(xiàn)行”和“半現(xiàn)行”的企業(yè)文件和檔案的保管顯然將浪費企業(yè)更多的成本，并且很多企業(yè)也沒有能力（缺乏專業(yè)人員專業(yè)手段）和精力去管理企業(yè)檔案，但這些檔案作為企業(yè)資源又不能隨意處置，這就需要社會提供專業(yè)化的檔案中介機構(gòu)為企業(yè)檔案管理工作服務，企業(yè)檔案業(yè)務外包形式也逐漸出現(xiàn)。

如北京、遼寧、浙江、上海、深圳等省市的檔一案中介機構(gòu)，從無到有，逐漸發(fā)展壯大。這是檔案工作逐步走向?qū)I(yè)化、職業(yè)化和社會化大生產(chǎn)的需要，將是今后企業(yè)檔案管理的一個新的需求方向。

三、結(jié)語

實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，這是社會發(fā)展的必然趨勢。檔案管理部門必須積極探索適應現(xiàn)代企業(yè)的檔案工作新思路、新方法，否則將無法適應新時期的挑戰(zhàn)。而且要及時抓住新時期帶來的機遇，加速拓展檔案管理的范圍，開發(fā)檔案信息的利用價值，確立起檔案的重要地位。

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