探析企業(yè)合同管理及其風(fēng)險(xiǎn)防范

安娜

摘 要：隨著中國(guó)與國(guó)際經(jīng)濟(jì)來(lái)往不斷的加大，國(guó)際的行為準(zhǔn)則是規(guī)范企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，在此發(fā)展中合同管理是企業(yè)與國(guó)際往來(lái)共榮發(fā)展的重要紐帶。企業(yè)合同管理制度是企業(yè)合同管理運(yùn)行中的行為規(guī)范，合同管理制度的健全是合同管理的關(guān)鍵。只有制定出一套適合合同管理的完善的合同管理制度才能將合同管理這項(xiàng)任務(wù)有序的實(shí)施。合同是經(jīng)濟(jì)來(lái)源的保證，也是產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛的根源。假如簽訂的合同不規(guī)范、內(nèi)容不合理、履行的制度不完善的，容易產(chǎn)生很大的風(fēng)險(xiǎn)。從筆者對(duì)合同管理的經(jīng)驗(yàn)來(lái)探究企業(yè)在合同管理中的一些具體內(nèi)容以及在管理中出現(xiàn)的合同管理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；企業(yè)合同管理；合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范

企業(yè)合同管理是指企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中為了自身利益不受損害，和經(jīng)濟(jì)雙方簽訂的書(shū)面協(xié)議，企業(yè)合同關(guān)系到企業(yè)的成敗。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。在契約經(jīng)濟(jì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)體現(xiàn)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和成熟，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的。一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的好壞除了和經(jīng)營(yíng)水平有直接關(guān)系以外，和合同管理水平也有一定的關(guān)系。在簽訂過(guò)程中，要對(duì)合同簽訂前的管理高度重視，更要對(duì)合同簽訂后的管理加強(qiáng)應(yīng)對(duì)。合同不論是在哪個(gè)企業(yè)的對(duì)外經(jīng)濟(jì)中都是非常重要的，這關(guān)系到企業(yè)的利益流入。合同是一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中獲得利潤(rùn)的重要法寶，在簽訂合同到獲利這個(gè)過(guò)程中也不免產(chǎn)生糾紛，造成合同帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)合同管理

（一）建立合同管理機(jī)構(gòu)和制度

由于合同管理是非常正式而且內(nèi)容要求很高的一項(xiàng)工作，必須交給專(zhuān)業(yè)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員來(lái)完成這項(xiàng)工作，不能臨時(shí)代管、不能監(jiān)管。在制定合同管理機(jī)構(gòu)和制度上，要對(duì)該項(xiàng)目的管理者進(jìn)行合同的交底工作，讓企業(yè)工作人員學(xué)習(xí)制定的合同文件，讓有關(guān)人員認(rèn)真了解合同的主要內(nèi)容、管理程序等一些重要的內(nèi)容，讓工作人員對(duì)合同管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。要把工作中的“約定作業(yè)”改成為“合同作業(yè)”。在工作中使用的合同不是標(biāo)準(zhǔn)合同的，不能簽訂合同，一定要用標(biāo)準(zhǔn)文本合同進(jìn)行簽約，這一點(diǎn)尤為重要。

（二）規(guī)范處理合同中條件的改變

1，合同中提供的資料是企業(yè)單位編制確定文件的重要依據(jù)，比如，施工單位合同中提供的條件和資料就是施工單位投標(biāo)文件、確定投標(biāo)方案等的重要的依據(jù)；2，根據(jù)項(xiàng)目階段、設(shè)計(jì)和外部環(huán)境的不斷變化等一些原因，合同中的資料和條件就會(huì)有一定程度的變化，一些條件的變化導(dǎo)致合同內(nèi)容的變化，這也是避免不了的，比如，在施工單位設(shè)計(jì)不同、環(huán)境的變化導(dǎo)致在施工的過(guò)程中合同的一些內(nèi)容發(fā)生變化，這不是人為阻止就可以避免的。因此要根據(jù)合同規(guī)定的公平、科學(xué)的方法進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的處理，這是合同管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)；

（三）變更和索賠

在一些企業(yè)工程中，出現(xiàn)工程的變更和索賠的事情，這是工程在實(shí)施的過(guò)程中不能避免的，這是不按人的意志為轉(zhuǎn)移的。這是合同管理的核心任務(wù)，合同管理人員在對(duì)待這種情況的時(shí)候，要積極做出正確的措施。規(guī)范變更和索賠都是在維護(hù)合同雙方的利益，這也是讓工程按質(zhì)按量完成的關(guān)鍵所在。企業(yè)和提供勞務(wù)的雙方必須在合同內(nèi)容規(guī)定的條件下，相互制約，明確權(quán)利和責(zé)任，如果不安合同的約束，合同將沒(méi)有執(zhí)行效力，造成的后果是責(zé)任和權(quán)利不明確，導(dǎo)致項(xiàng)目中的具體內(nèi)容無(wú)法有效實(shí)施進(jìn)行。

（四）各方的工程程序關(guān)系

合同明確規(guī)定按照程序進(jìn)行合同管理，在按照程序進(jìn)行各方面工作的過(guò)程中，雙方也是在各自履行各自權(quán)利的過(guò)程。由此可見(jiàn)，在項(xiàng)目的過(guò)程中明確規(guī)范各自的工作程序是合同履行的重要保證。合同的規(guī)定報(bào)批各類(lèi)的文件，需要報(bào)批的項(xiàng)目必須經(jīng)過(guò)報(bào)批后才能正規(guī)、有效的實(shí)施。

（五）爭(zhēng)端解決方案的合同管理

在正規(guī)的合同約束下，逐一正確理解合同中的每一項(xiàng)條款內(nèi)容，首先要明確爭(zhēng)端的原因所在，由有爭(zhēng)端的雙方尋找一個(gè)合理的解決辦法，如果雙方對(duì)解決辦法都能接受，就按照雙方達(dá)成的解決辦法進(jìn)行落實(shí)爭(zhēng)端。在解決爭(zhēng)端的時(shí)候，第一步要做的是應(yīng)該協(xié)商解決，協(xié)商解決省時(shí)，對(duì)雙方的利益都有好處，也可以保證合同能順利的進(jìn)行下去。第二步就是調(diào)節(jié)方法，在調(diào)節(jié)不成的情況下，最后才能采用訴訟的辦法提起上訴。不管是用哪一種方法解決爭(zhēng)端，都要根據(jù)合同的規(guī)定去解決爭(zhēng)端，維護(hù)各方的利益不受損害，保證合同的繼續(xù)執(zhí)行。

二、合同管理風(fēng)險(xiǎn)防范

（一）對(duì)合同當(dāng)事人的資本、信譽(yù)審查中的防范

雙方在簽合同之前要對(duì)合同當(dāng)事人的簽約資格、信譽(yù)等進(jìn)行仔細(xì)的審查。資信審查要從下面幾個(gè)方面進(jìn)行：1，我們可以從對(duì)方所提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照來(lái)審查，營(yíng)業(yè)執(zhí)照真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)的信息一些；2，也可以在授權(quán)委托書(shū)審查中防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，企業(yè)在和客戶簽合同的時(shí)候一般不是法人代表，不管是誰(shuí)簽合同都要出具由企業(yè)法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書(shū)原件；3，資產(chǎn)負(fù)債情況。從資產(chǎn)負(fù)債表也可以大概了解企業(yè)的實(shí)力，盡量選擇有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的企業(yè)進(jìn)行簽約。這些都可以作為企業(yè)審查的依據(jù)。

（二）對(duì)合同文本審查防范

在簽合同時(shí)，合同的文本用哪一雙方的任何一方法律都允許，雙方都希望用自己企業(yè)的，因?yàn)樽约浩髽I(yè)起草的合同里的內(nèi)容比較熟悉，對(duì)本企業(yè)有利；一些企業(yè)在起草合同文本的時(shí)候故意在文本的格式或者事項(xiàng)上做手腳，簽約者稍微不注意就簽下了對(duì)自己不利的合同，國(guó)家對(duì)這種以欺騙性做文本格式的行為做出了明確的規(guī)定，在我國(guó)《合同法》中明確了具體的事項(xiàng)：提供格式條款的一方應(yīng)當(dāng)遵循公平原則確定當(dāng)事人之間的權(quán)利和義務(wù)。在違約條款中，違約金應(yīng)該根據(jù)實(shí)際投入進(jìn)行約定，違約金對(duì)解決爭(zhēng)端有很大的幫助，可以使糾在違約金的約束下順利得到解決。

（三）合同的授權(quán)和簽章手續(xù)的防范

授權(quán)委托書(shū)格式是由合同綜合管理部門(mén)制定的，在授權(quán)委托書(shū)中要有最基本供對(duì)方參考的信息，法定代表人或者負(fù)責(zé)人要在授權(quán)書(shū)上簽字。企業(yè)的法定代表人有把多個(gè)同類(lèi)的合同授權(quán)于同一個(gè)人簽訂的權(quán)利，被授權(quán)的人必須把這一類(lèi)合同在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽約完畢，不能超過(guò)授權(quán)人在授權(quán)書(shū)上填寫(xiě)的日期。在簽約合同的時(shí)候一定要統(tǒng)一加蓋合同專(zhuān)用章，企業(yè)只認(rèn)可蓋有合同專(zhuān)用章的合同，這樣的好處是，防止一些人員利用一些部門(mén)的章對(duì)外簽訂合同。

（四）對(duì)合同履行監(jiān)督的防范

合同管理部門(mén)要監(jiān)督合同履行的狀況，監(jiān)督有兩種有效的方式：重點(diǎn)檢查和抽查，這兩種方式。按規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行檢查的主要內(nèi)容包括：1，觀察對(duì)方是否按合同約束內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行；2，對(duì)方在執(zhí)行合同的過(guò)程中，合同內(nèi)容是否有變更的情況，如果有變更，立即讓對(duì)方執(zhí)行變更簽約手續(xù)；3，監(jiān)督對(duì)方是否有違約的情況，雙方任何一方違約都導(dǎo)致了合同違約的情況，在對(duì)方違約的過(guò)程中，當(dāng)事方的通知、文書(shū)等都具有法律效力。

三、結(jié)束語(yǔ)

由此可以看出，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)方面在不斷完善的同時(shí)都在圍繞一個(gè)管理核心，那就是企業(yè)中的合同管理。企業(yè)在管理合同的過(guò)程中，把合同權(quán)利和義務(wù)分配到各個(gè)部門(mén)，由各個(gè)部門(mén)去履行本部門(mén)的權(quán)利和義務(wù)，這樣履行的責(zé)任才能真正落到實(shí)處。企業(yè)要加強(qiáng)合同管理，好處是，可以讓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和市場(chǎng)結(jié)合，滿足市場(chǎng)需求的同時(shí)提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)的能力。合同管理可以很好的保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益不被損害，提高經(jīng)濟(jì)效益。合同管理體現(xiàn)了企業(yè)的信譽(yù)，為企業(yè)的形象奠定市場(chǎng)。合同管理工作量很大，工作管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)與合同管理有密切聯(lián)系的相關(guān)內(nèi)容，把企業(yè)中合同管理風(fēng)險(xiǎn)幾率降到最低，為企業(yè)正常的管理努力，維護(hù)好企業(yè)的利益。

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