干部人事檔案管理問(wèn)題及改革措施探討

李丹娜

摘 要：在目前新形勢(shì)下，我國(guó)干部人事檔案工作發(fā)生了較大的變化，隨著人事制度改革的不斷深入進(jìn)行，干部人事檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。如何更準(zhǔn)確、更全面的記錄好干部人事檔案，使人事檔案不僅作為了解和選拔干部的基礎(chǔ)，同時(shí)也使其更好的為社會(huì)服務(wù)，這是當(dāng)前干部人事檔案管理工作中面臨的重要的課題。本文對(duì)干部人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并對(duì)干部人事檔案改革的意義進(jìn)行了說(shuō)明，同時(shí)對(duì)干部人事檔案改革的具體措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：干部 人事檔案 管理 改革措施

中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）02（b）-0239-02

在干部人事管理工作當(dāng)中，干部人事檔案工作是其中十分重要的一部分，不僅要對(duì)干部個(gè)人資料進(jìn)行收集、整理和保管，同時(shí)還要對(duì)檔案提供利用，是組織人事等部門在進(jìn)行培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中所形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、思想、作風(fēng)、業(yè)務(wù)、工作、業(yè)績(jī)、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料，可以作為選拔和任用人才的重要依據(jù)，是對(duì)工作人員進(jìn)行審核的重要憑證。通過(guò)全面、準(zhǔn)確的對(duì)干部人事檔案進(jìn)行記錄，可以形成一份充實(shí)完整的人事檔案，有效的體現(xiàn)出干部的成長(zhǎng)經(jīng)歷。盡管在目前的工作中，人事檔案的工作與組織人事部門及個(gè)人有著密切的關(guān)系，但人事檔案的重要作用還沒(méi)有使人們真正的認(rèn)識(shí)到，在實(shí)現(xiàn)管理工作中還容易忽視，管理中各種問(wèn)題不斷突顯出現(xiàn)，使干部人事檔案的管理水平受到了較大的制約。

1 干部人事檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 干部人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案工作的管理都處于管理中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，所以干部人事檔案工作無(wú)論在人員配備、資金投入還是管理設(shè)備上都存在著嚴(yán)重的不足，使干部人事檔案管理工作存在著嚴(yán)重的滯后情況，這也導(dǎo)致長(zhǎng)年以來(lái)，我國(guó)在干部人事檔案管理上的工作基本處于停滯不前的狀態(tài)。同時(shí)人們對(duì)人事檔案的重視性也存在著缺乏認(rèn)識(shí)的狀況，這就導(dǎo)致一些流動(dòng)性較大的人員，存在著無(wú)檔、檔案不全、及人檔分離的情況，由于檔案不能及時(shí)進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致檔案丟失及資料不全等情況時(shí)常發(fā)生，因此在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理中，常常存在著檔案內(nèi)資料不全的情況。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高

目前我國(guó)人事制度改革的力度不斷加強(qiáng)，隨著改革的不斷深入進(jìn)行，對(duì)干部人事檔案管理工作提出了更高的要求，而且干部人事檔案工作涉及的環(huán)節(jié)較多，這就需要具有專業(yè)化知識(shí)的人員及資金的支持，但在當(dāng)前我國(guó)的干部人事檔案管理工作中，不僅缺乏專業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)也因?yàn)槿狈Ρ匾闹匾?，從而?dǎo)致投入上的不足，在很大程度上影響了我國(guó)人事檔案管理水平的提升。

1.3 材料收集的機(jī)制不夠健全，渠道不夠暢通

檔案管理工作是一個(gè)需要長(zhǎng)期性及連續(xù)性的工作，因?yàn)楦刹咳耸聶n案在管理過(guò)程中需要對(duì)干部個(gè)人各個(gè)時(shí)期及不同方面的材料進(jìn)行收集、整理及保管，因此為了收集的全面性和及時(shí)性，需要建立有效的材料收集網(wǎng)絡(luò)，但在當(dāng)前的情況下，還沒(méi)有一個(gè)健全的材料收集網(wǎng)絡(luò)和收集渠道，這就導(dǎo)致材料在收集上存在著不暢通的情況，導(dǎo)致檔案收集的全面性和質(zhì)量性都有所下降。

1.4 收集材料不規(guī)范，不真實(shí)

檔案的收集工作需要檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)和審查，因?yàn)樵诂F(xiàn)在干部人事檔案管理工作中普遍存在著紙張大小不一、材料前后不一致、真?zhèn)坞y辯等情況，這就給檔案在使用過(guò)程中會(huì)受到較大的影響，使檔案的真實(shí)性、法律性和質(zhì)量受到較大的影響。

1.5 管理手段還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化，開發(fā)利用率低

目前干部人事檔案管理工作很大程度上還處于原始的手工操作階段，信息化建設(shè)工作沒(méi)有得到全面的開展，即使進(jìn)行了相關(guān)的建設(shè)工作，但卻都存在著設(shè)備配備不足、軟件開發(fā)不符合社會(huì)發(fā)展要求等情況。因此導(dǎo)致實(shí)際干部從事檔案管理信息化工作還處于簡(jiǎn)單的打擊和檢索狀態(tài)，使軟件的為上級(jí)提供決策的功能，由于組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力等眾多問(wèn)題的存在，使之處于虛設(shè)狀態(tài)，使檔案的開發(fā)利用和編研工作都受到了較大的影響。

2 干部人事檔案改革的意義

2.1 干部人事檔案改革是實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)的要求

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，處于激烈的競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，而一切競(jìng)爭(zhēng)的根源歸根結(jié)底都是人才的凈，所以利用干部人事檔案進(jìn)行人才的管理，是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝的關(guān)鍵。而且國(guó)家也把建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)作為加強(qiáng)人才工作的基礎(chǔ)。這一切都說(shuō)明人事檔案工作的重要性，也充分體現(xiàn)了進(jìn)行人事檔案改革的迫切性和必然性。

2.2 干部人事檔案改革是干部人事工作自身的需要

干部人事檔案是一個(gè)長(zhǎng)期性和連續(xù)性的工作，可以說(shuō)是隨著有歷史的發(fā)展，使檔案的內(nèi)容得以不斷充實(shí)和完善，最后形成了具有自身特點(diǎn)的發(fā)展規(guī)律。當(dāng)前我們處于一個(gè)特殊的歷史發(fā)展時(shí)期，社會(huì)的不斷發(fā)展及變革需要從檔案中進(jìn)行完整的體現(xiàn)，這也給當(dāng)前干部人事檔案管理工作帶來(lái)了一些新的問(wèn)題，所以需要改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行改革，從而使其能夠與時(shí)俱進(jìn)，積極適應(yīng)社會(huì)改革發(fā)展的要求，從而滿足當(dāng)前社會(huì)干部人事管理工作的需要。

3 干部人事檔案改革的措施

3.1 提高人事檔案材料的質(zhì)量

首先，要從思想和行動(dòng)上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。同時(shí)，還應(yīng)建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對(duì)工作進(jìn)行量化與考核。促進(jìn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。也可以通過(guò)建立競(jìng)爭(zhēng)淘汰機(jī)制，來(lái)增加檔案工作人員的責(zé)任心和危機(jī)感。其次，要及時(shí)補(bǔ)充具有個(gè)性的人事檔案材料。人事檔案的內(nèi)容要與人事檔案主體多元化、社會(huì)職能多元化相適應(yīng)。

3.2 加強(qiáng)檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠

建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”“上門收集”等方式，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭(zhēng)檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)于內(nèi)容不實(shí)的材料堅(jiān)決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實(shí)、收集齊全、歸檔及時(shí)。endprint

3.3 加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)

規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料；進(jìn)一步落實(shí)人事檔案的相關(guān)管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理。

3.4 完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益

傳統(tǒng)人事檔案管理強(qiáng)調(diào)人事檔案的保密性。在越來(lái)越強(qiáng)調(diào)誠(chéng)信的現(xiàn)代法治社會(huì)里，為適應(yīng)人才工作的開放性，應(yīng)當(dāng)揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國(guó)家和社會(huì)公共利益的少數(shù)的人事檔案外，大部分人的人事檔案應(yīng)當(dāng)在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動(dòng)性的實(shí)際出發(fā)，同時(shí)兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。

3.5 不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

在現(xiàn)代的社會(huì)發(fā)展下，人事檔案發(fā)生了較大的變化，這就對(duì)人事檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要充分的運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，在人事檔案管理工作中需要復(fù)合性的管理人才，因此檔案管理工作部門需要加快檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，努力提升人員的整體素質(zhì)，從而打造出一支具有高技能和高素質(zhì)的復(fù)合性人才的檔案管理隊(duì)伍。為我國(guó)人事檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，也是推動(dòng)檔案管理工作得以快速發(fā)展的關(guān)鍵。

3.6 利用新技術(shù)、新設(shè)備提高人事檔案現(xiàn)代化管理水平

首先，開發(fā)研制既有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)口徑，又切合本系統(tǒng)、本單位干部管理實(shí)際的軟件，將干部履歷、自傳、鑒定考核資料、學(xué)歷職稱、政歷審查資料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分記錄、任免記錄等全部錄入計(jì)算機(jī)。完善檔案輔助管理軟件系統(tǒng)，提高查詢統(tǒng)計(jì)、目錄打印機(jī)數(shù)據(jù)交換的效率。

其次，利用相關(guān)管理軟件，提供相關(guān)干部年齡、學(xué)歷、職稱等參考價(jià)值的信息及統(tǒng)計(jì)資料，對(duì)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、考核結(jié)果等及時(shí)進(jìn)行有深度、有預(yù)測(cè)性的分析和調(diào)查報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，充分開發(fā)人力資源。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案是檔案中的重要一種，這是專門性的檔案，可以真實(shí)、動(dòng)態(tài)的反映人員的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，是進(jìn)行選拔和作用人才的重要依據(jù)。人事檔案管理工作具有非常重要的意義，不僅需要管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，同時(shí)還要始終保持著檔案管理工作的活力和生命力，從而有效的推動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展。由于我國(guó)社會(huì)發(fā)生了天翻覆地的變化，所以長(zhǎng)期實(shí)行的人事檔案管理制度已越來(lái)越無(wú)法與當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展要求相適應(yīng)，對(duì)其進(jìn)行改革是歷史發(fā)展的必然要求。所以為了更好的提高人事檔案的使用價(jià)值，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求，加快人事檔案制度的改革步伐是具有現(xiàn)實(shí)意義的重要事情。

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