淺論信息化環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)工作職能的轉(zhuǎn)變

林佩芬

【摘 要】在科技不斷進(jìn)度，經(jīng)濟(jì)全球化的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷成熟和發(fā)展。在計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件搭建的計(jì)算機(jī)平臺(tái)上，計(jì)算機(jī)辦公軟件，財(cái)務(wù)軟件和通訊軟件的開(kāi)發(fā)為企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)無(wú)紙化的管理模式創(chuàng)造了有利條件。在信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)字化信息技術(shù)的沖擊下，目前傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。本文結(jié)合在信息化環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)工作職能轉(zhuǎn)變的要求，具體介紹了浙江海利得新材料股份有限公司的具體為了滿足企業(yè)發(fā)展，推進(jìn)信息化的管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題和改善措施，以提高財(cái)務(wù)工作人員的素質(zhì)的提高和相關(guān)技能的提升，為公司的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】信息化環(huán)境；企業(yè)財(cái)務(wù)；工作職能；轉(zhuǎn)變

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)信息化的飛躍，不僅給企業(yè)帶來(lái)了挑戰(zhàn)，更對(duì)企業(yè)創(chuàng)造了機(jī)遇。在企業(yè)中，財(cái)務(wù)是一個(gè)十分重要的部門，財(cái)務(wù)職能的發(fā)揮與企業(yè)之間息息相關(guān)，密不可分。信息化時(shí)代的來(lái)臨，不斷地影響著企業(yè)的管理運(yùn)營(yíng)，也對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)產(chǎn)生了巨大的影響，尤其是辦公軟件ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，促使財(cái)務(wù)工作職能向著無(wú)紙化，高效率的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，而且還可以有效的通過(guò)ERP系統(tǒng)來(lái)實(shí)施企業(yè)的管理，促使公司朝著更加專業(yè)化，智能化和信息化的方向發(fā)展。

一、ERP的基本概念

ERP又名企業(yè)管理計(jì)劃，是一種先進(jìn)的企業(yè)管理模式，結(jié)合信息化技術(shù)的發(fā)展，提出信息化集成的最佳解決方案。在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，要想實(shí)現(xiàn)在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，就必須對(duì)相關(guān)的產(chǎn)業(yè)鏈進(jìn)行有效的管理和控制，ERP系統(tǒng)正好可以滿足這一需求，讓企業(yè)在有效管理自身的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)供應(yīng)鏈的控制，為企業(yè)發(fā)展增添優(yōu)勢(shì)。ERP是一款計(jì)算機(jī)軟件，更是一款有效的企業(yè)管理工具，是管理理念與信息化技術(shù)發(fā)展相結(jié)合的產(chǎn)物，只有有效的利用ERP系統(tǒng)，通過(guò)其來(lái)對(duì)企業(yè)各相關(guān)方面進(jìn)行有效的管理與控制，才能為企業(yè)發(fā)展增添助力，確保企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力不斷增強(qiáng)。

二、案列分析

如浙江海利得新材料股份有限公司2009年引進(jìn)ERP系統(tǒng)之后，通過(guò)五年多的時(shí)間運(yùn)行和不斷改進(jìn)，將公司的銷售收款、采購(gòu)付款、資金管理、物流運(yùn)輸、生產(chǎn)管理、質(zhì)量監(jiān)督、人事辦公等一系列管理流程潛入ERP系統(tǒng)運(yùn)行當(dāng)中。通過(guò)ERP系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作、審核、審批等相關(guān)流程，解決了一些在管理過(guò)程中的扯皮事務(wù)和三不管地帶，提升了公司內(nèi)部控制和管理效率，對(duì)公司的發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)性的意義。本文結(jié)合案例進(jìn)行一下總結(jié)和分析。

三、計(jì)算機(jī)軟件ERP系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的影響

1.對(duì)會(huì)計(jì)核算職能的影響

公司引入ERP系統(tǒng)后，有好多業(yè)務(wù)操作、審核、審批管理流程嵌入到了系統(tǒng)中，同時(shí)一些基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)輸入工作分散到生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)等各個(gè)業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員操作完成。在計(jì)算機(jī)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境中，財(cái)務(wù)工作人員要拋棄原本的作業(yè)模式，利用信息化帶來(lái)的技術(shù)便利，來(lái)轉(zhuǎn)變職能，調(diào)整管理模式，將原本比較分散的會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)交互的財(cái)務(wù)管理。通過(guò)ERP的系統(tǒng)管理，企業(yè)中處于不同地域的財(cái)務(wù)人員可以同時(shí)進(jìn)行平臺(tái)操作利用ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)模塊，進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核算，不僅可以提高了工作效率，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸，極大的優(yōu)化了財(cái)務(wù)管理流程，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效率的提升。在ERP系統(tǒng)中，可以清楚的知曉客戶和市場(chǎng)需求的變化，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部資源，進(jìn)行合理的調(diào)配，在滿足出貨的同時(shí)，又可以有效的控制物料，從而降低企業(yè)庫(kù)存的壓力和風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)是一個(gè)完整的管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)可以將市場(chǎng)需求的變化直接通過(guò)系統(tǒng)導(dǎo)入財(cái)務(wù)模塊，并生產(chǎn)各種會(huì)計(jì)憑證。ERP系統(tǒng)分為多個(gè)子模塊，不同的會(huì)計(jì)人員通過(guò)數(shù)據(jù)錄入，最終全部匯總到總賬模塊之中，不僅提高了效率，還可以有效的控制數(shù)據(jù)的重復(fù)和人為的改動(dòng)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.對(duì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的影響

ERP系統(tǒng)是一個(gè)信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸，促使財(cái)務(wù)部門結(jié)構(gòu)趨向扁平化發(fā)展。使原本的部門界限逐漸淡化，財(cái)務(wù)的工作內(nèi)容和工作范疇變的更加豐富多樣。作為ERP系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)單位，信息中心負(fù)責(zé)相關(guān)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)資料電子檔案的備份任務(wù)，預(yù)防系統(tǒng)故障時(shí)的有效恢復(fù)。而相關(guān)的客戶和市場(chǎng)的需求變化由業(yè)務(wù)部門輸入系統(tǒng)，完成與財(cái)務(wù)的對(duì)接，共同來(lái)完成成本效益的核算，這樣就極大的減少了財(cái)務(wù)任務(wù)的工作量，提高了工作效率。公司屬于出口型的生產(chǎn)企業(yè)，出口的比重占70%以上，出口銷售過(guò)程中發(fā)生的物流費(fèi)用比較大，有出口內(nèi)陸運(yùn)費(fèi)、港口費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)、海運(yùn)費(fèi)、國(guó)外DDP費(fèi)用等等，年物流費(fèi)用達(dá)1000多萬(wàn)元。在引入ERP以前，對(duì)這部分物流費(fèi)用的核算，只能進(jìn)行比較籠統(tǒng)的分類核算，無(wú)法實(shí)現(xiàn)細(xì)化的成本核算與財(cái)務(wù)分析； ERP系統(tǒng)上線后，我們將銷售下單—倉(cāng)庫(kù)備貨—物流運(yùn)輸—發(fā)票核銷—財(cái)務(wù)付款流程有效的關(guān)聯(lián)起來(lái)，使物流運(yùn)費(fèi)核算到每一訂單、每一產(chǎn)品，同時(shí)通過(guò)各港口、航線的物流費(fèi)用比較，有效降低物流成本費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)了物流費(fèi)用成本核算與財(cái)務(wù)分析的精細(xì)化管理，為銷售接單與公司經(jīng)營(yíng)管理提供合理的決策數(shù)據(jù)，同時(shí)也有效的實(shí)現(xiàn)了公司物流費(fèi)用審核與控制。財(cái)務(wù)部門在信息化環(huán)境下，工作職能結(jié)合系統(tǒng)平臺(tái)的管理，實(shí)現(xiàn)由單純的記賬、報(bào)賬等核算型向提供分析和建議的管理型職能轉(zhuǎn)變。

四、對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督、審核職能的影響

1.對(duì)監(jiān)督職能的影響

在ERP系統(tǒng)引進(jìn)的半年內(nèi)，發(fā)現(xiàn)每個(gè)月的收款計(jì)劃與實(shí)際收款誤差漸漸加大，經(jīng)過(guò)3個(gè)月的ERP系統(tǒng)追蹤分析確認(rèn)，是由于銷售業(yè)務(wù)人員在填制銷售收款天數(shù)時(shí)出錯(cuò)導(dǎo)致。在信息化環(huán)境下，ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，促使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作范疇涵蓋了企業(yè)中的各個(gè)部門，融入到企業(yè)運(yùn)行中的各個(gè)環(huán)節(jié)。要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的全程參與，為企業(yè)做好財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)與管理，就必須將財(cái)務(wù)的監(jiān)督職能由原來(lái)的事中、事后活動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑翱刂?、事中監(jiān)督、事后處理分析。依托信息化技術(shù)平臺(tái)，結(jié)合傳統(tǒng)的人工處理方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的有效管理運(yùn)營(yíng)。在ERP系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中，相關(guān)數(shù)據(jù)錄入由各個(gè)部門內(nèi)相關(guān)操作人員完成，如何確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性成為財(cái)務(wù)監(jiān)督中的一大難題，因此，在信息化環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)督職能急需重新設(shè)定，來(lái)改變目前的依靠人員自律來(lái)保證數(shù)據(jù)真實(shí)性和準(zhǔn)確性的現(xiàn)狀，為財(cái)務(wù)工作的嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確奠定基礎(chǔ)。

2.對(duì)監(jiān)督方式和方法影響

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效的促進(jìn)企業(yè)信息化的整合，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督體系的建設(shè)，但是依托網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)的ERP系統(tǒng)功能相對(duì)復(fù)雜，模塊分類較多，專業(yè)性很強(qiáng)，要實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的完全掌握和熟練運(yùn)用，需要財(cái)務(wù)人員不斷地提高自身能力，實(shí)現(xiàn)由原本的人為操作向系統(tǒng)化程序操作的轉(zhuǎn)變。ERP系統(tǒng)中設(shè)置了相應(yīng)級(jí)別的授權(quán)，以實(shí)現(xiàn)監(jiān)督審核的作用，沒(méi)有相應(yīng)的簽核確認(rèn)，承辦事項(xiàng)就會(huì)停留在系統(tǒng)中無(wú)法繼續(xù)向前進(jìn)行。在ERP系統(tǒng)的推動(dòng)下，企業(yè)將總賬會(huì)計(jì)的相關(guān)職能分?jǐn)偨o了各個(gè)相關(guān)模塊，這就要求財(cái)務(wù)人員更新目前的監(jiān)督手段，來(lái)適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，但ERP系統(tǒng)各個(gè)模塊的設(shè)置是根據(jù)各部門的工作性質(zhì)而定，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，這就為財(cái)務(wù)的監(jiān)督職能提出了巨大的挑戰(zhàn)。所以，財(cái)務(wù)部門要實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的有效監(jiān)督，就要轉(zhuǎn)變工作模式，順應(yīng)信息化發(fā)展的要求，不斷提升自身技能來(lái)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

五、財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變和優(yōu)化

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，將公司管理和內(nèi)部控制嵌入到ERP系統(tǒng)的管理當(dāng)中，財(cái)務(wù)部門要通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)事件、資料和數(shù)據(jù)的監(jiān)督管理、內(nèi)部控制和管理分析，就要通過(guò)財(cái)務(wù)人員工作職能的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化來(lái)實(shí)現(xiàn)，要確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，就要做到以下幾點(diǎn)：第一，完善企業(yè)流程，對(duì)財(cái)務(wù)核算職能進(jìn)行優(yōu)化；第二，對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)的熟練掌握和有效利用；第三，提出明確的責(zé)任劃分，確保監(jiān)督職能的落實(shí)；第四，設(shè)置系統(tǒng)審核確認(rèn)，對(duì)監(jiān)督方式和方法進(jìn)行優(yōu)化。

六、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)通過(guò)對(duì)信息化軟件ERP系統(tǒng)的引入，提高了財(cái)務(wù)的工作效率。ERP系統(tǒng)的日常操作、每道環(huán)節(jié)的合理設(shè)置都很重要，而且還要做好監(jiān)督檢查和日常維護(hù)工作，才能確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和公司經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理和決策服務(wù)。

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