如何實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)控管理

吳蔚

一、什么是內(nèi)部控制

根據(jù)財(cái)政部2008年發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

二、如何實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)控

內(nèi)部控制的缺陷可能會(huì)造成企業(yè)重大損失甚至走向衰亡。典型的例子就是華夏證券公司的衰敗。該公司成立于1992年10月，由中國工行、農(nóng)行、中行、建行、人保五家金融機(jī)構(gòu)作為主要發(fā)起人，聯(lián)合其他41家大型企業(yè)共同組建。之后公司迅猛發(fā)展，曾一度擁有91家營業(yè)部和24家證券服務(wù)部，并成為第一家全國交易聯(lián)網(wǎng)券商。與此同時(shí)，公司尚未健全的內(nèi)部控制卻屢遭人破壞，導(dǎo)致了挪用客戶保證金、違規(guī)回購國債、賬外經(jīng) 營和投資、違規(guī)自營和坐莊、賬目作假和不清等內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的頻繁發(fā)生。而主管部門在對(duì)其拯救中未能對(duì)癥施治，內(nèi)亂外患之下，2008年4月，公司正式宣告破產(chǎn)?？梢?，內(nèi)控的失效后果非常嚴(yán)重。

那么，如何實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)控才能確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展？筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾點(diǎn)出發(fā)：

1.企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的完善

一般來說，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)立，包括縱向和橫向兩個(gè)方面。橫向劃分的結(jié)果是部門的設(shè)立，即部門化；縱向劃分的結(jié)果是形成不同的管理層次，確定各層次管理人員的職責(zé)權(quán)限。企業(yè)內(nèi)部控制的組織結(jié)構(gòu)是可以跟企業(yè)本身的組織結(jié)構(gòu)不一致的，企業(yè)建立和實(shí)施內(nèi)部控制是在現(xiàn)有機(jī)構(gòu)設(shè)置的基礎(chǔ)進(jìn)行，還是從內(nèi)部控制的視角重新進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，是可以權(quán)衡的。但筆者認(rèn)為，如果能在組織結(jié)構(gòu)中嵌入內(nèi)部控制的內(nèi)容，各級(jí)組織縱向?qū)哟味ㄎ幻鞔_，同時(shí)考慮橫向部門的溝通問題，把組織結(jié)構(gòu)作為實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，則能更好地實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)控。按內(nèi)控內(nèi)容設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)后，每一個(gè)縱向管理層對(duì)自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的內(nèi)控負(fù)責(zé)。每年從中層開始對(duì)本部門內(nèi)控的實(shí)施情況進(jìn)行簽字確認(rèn)，再到上層，直至企業(yè)最高層簽字確認(rèn)。這樣能更好地加強(qiáng)管理層的內(nèi)控意識(shí)，從行政的角度真正落實(shí)內(nèi)部控制的實(shí)施。

2.企業(yè)管理層的內(nèi)控意識(shí)

企業(yè)猶如一個(gè)家庭。管理層就像家長一樣，給員工指引著方向，同時(shí)他們的一言一行也會(huì)像家長影響孩子一樣，深深影響著員工的行為。作為企業(yè)管理層在企業(yè)內(nèi)部控制中要起到學(xué)習(xí)、帶領(lǐng)、督促和推廣的作用。企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境是不斷變化的，包括政治、市場甚至氣候、社會(huì)風(fēng)俗的變化。只有不斷的學(xué)習(xí)才能適應(yīng)環(huán)境的變化，才能有寬闊的眼界，才能明晰本企業(yè)的現(xiàn)狀與發(fā)展前景，給員工于明確的發(fā)展方向。同時(shí)，也只有以身作則，才能帶領(lǐng)員工在問題和矛盾中尋找到突破，才能調(diào)動(dòng)大家的積極性。由于內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)長期的全員參與的工作，公司管理層需要不斷向員工傳達(dá)和灌輸內(nèi)部控制理念，將其貫穿于公司文化的管理哲學(xué)、經(jīng)營理念中，形成上下一致的重視內(nèi)控氛圍，讓每一個(gè)員工了解內(nèi)控，才能自覺執(zhí)行內(nèi)控。我們的管理層還要善于發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)做出響應(yīng)，建立必需的監(jiān)督考核機(jī)制，加強(qiáng)員工的自我約束，只有這樣才能真正將內(nèi)控落到實(shí)處，而不是停留在文字報(bào)告上。

3.有效性制度及流程的設(shè)計(jì)

企業(yè)內(nèi)控制度要以所有者利益和控制目標(biāo)為基點(diǎn)，充分體現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和決策的控制，同時(shí)遵循信息化、系統(tǒng)化和成本效益原則并結(jié)合企業(yè)外界環(huán)境和自身特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)才具有可行性和有效性。

有效性制度及流程的設(shè)計(jì)包括兩個(gè)方面。

一是內(nèi)容的設(shè)計(jì)。在制度內(nèi)容設(shè)計(jì)前，先將本企業(yè)涉及的風(fēng)險(xiǎn)全部列出分類，再對(duì)本企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類、梳理、整合，確保沒有風(fēng)險(xiǎn)遺漏同時(shí)盡量避免重復(fù)控制。二是表達(dá)方式的設(shè)計(jì)。筆者認(rèn)為，內(nèi)控制度的表達(dá)方式主要有四種，即大綱條文、流程圖、矩陣圖和包含文字描述的控制表格。我們可以把企業(yè)內(nèi)部控制度分為二個(gè)層次，即管理制度和分業(yè)務(wù)模塊的操作流程。

為確保內(nèi)控制度及流程的有效性，在完成設(shè)計(jì)后，要有一個(gè)或多個(gè)熟悉業(yè)務(wù)的人對(duì)有效性再進(jìn)行評(píng)估，以確保所有風(fēng)險(xiǎn)都得到有效控制。當(dāng)然，我們的業(yè)務(wù)和經(jīng)營環(huán)境是動(dòng)態(tài)的，因此需要每年對(duì)我們的制度特別是操作流程按實(shí)際情況由專人進(jìn)行完善和再評(píng)估。

4.有效性運(yùn)行的控制

為了檢查制度及流程定義的關(guān)鍵控制點(diǎn)在各個(gè)不同時(shí)點(diǎn)是否得以按既定設(shè)計(jì)一貫執(zhí)行，我們需要對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行測試。運(yùn)行有效性測試可以由專人進(jìn)行抽樣測試。所抽取樣本量應(yīng)根據(jù)該項(xiàng)業(yè)務(wù)年度發(fā)生的頻率。發(fā)生頻率多的， 樣本量就多，發(fā)生少的，樣本量則少。如發(fā)現(xiàn)有不當(dāng)行為，應(yīng)報(bào)告該關(guān)鍵控制點(diǎn)負(fù)責(zé)人，同時(shí)分析原因得出相應(yīng)對(duì)策。如果是執(zhí)行人缺少業(yè)務(wù)能力，可以考慮加強(qiáng)培訓(xùn)或崗位輪換。如果是控制點(diǎn)在實(shí)際操作中難以做到，可以考慮修改制度和流程的設(shè)計(jì)。

5.信息及溝通渠道的優(yōu)化

現(xiàn)代企業(yè)，離不開信息溝通。因此，一個(gè)好的信息系統(tǒng)對(duì)內(nèi)控的實(shí)施意義重大。信息化的本質(zhì)就是流程的體現(xiàn)。企業(yè)在設(shè)計(jì)流程的時(shí)候就要考慮在信息系統(tǒng)實(shí)行的可能性。如果把信息化視為一種生產(chǎn)過程，這個(gè)過程的第一道工藝就應(yīng)該是流程設(shè)計(jì)。不合理的流程體現(xiàn)在信息系統(tǒng)中，也就失去了信息化的真正意義，同時(shí)也發(fā)揮不了對(duì)流程的監(jiān)督作用。一個(gè)好的信息系統(tǒng)， 能為內(nèi)控提供各崗位各部門履行職責(zé)分析所需的可靠數(shù)據(jù)，能對(duì)各崗位各部門的權(quán)限進(jìn)行有效設(shè)置，能生成簡單清晰便于使用的報(bào)告，同時(shí)也能為企業(yè)內(nèi)外部溝通提供良好暢通的渠道和途徑。如果信息系統(tǒng)跟內(nèi)控流程脫節(jié)，處于“孤島化”狀態(tài)，內(nèi)控的實(shí)施也會(huì)大打折扣。

總之，加強(qiáng)內(nèi)部控制是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。一個(gè)完善的企業(yè)組織架構(gòu)內(nèi)，在一個(gè)高度重視內(nèi)部控制的管理層帶領(lǐng)下，通過對(duì)本企業(yè)業(yè)務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)的全面分析，設(shè)計(jì)出本企業(yè)適用的制度及流程，配備在與流程高度契合的信息系統(tǒng)內(nèi)，對(duì)執(zhí)行內(nèi)部控制情況進(jìn)行定期監(jiān)督與評(píng)價(jià)，就能保護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)資源的安全、完整，有效防范和發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部和外部的欺詐行為和不足之處，充分發(fā)揮內(nèi)部控制防范風(fēng)險(xiǎn)的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]華夏證券公司的免疫缺陷綜合癥：內(nèi)部控制嚴(yán)重失效.中國財(cái)政雜志社，財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)